1- Defina su estrategia de transición digital
El primer paso es definir la estrategia digital para su departamento y, sobre todo, para su empresa.
Hay dos formas principales de conseguirlo:
- Establecer objetivos SMART
Estos son los retos de su proyecto. Son específicos de su empresa y le permitirán medir el éxito de su transición digital y definir áreas de mejora. Como indica el acrónimo SMART, sus objetivos deben ser Específicos, Mensurables, Alcanzables, Realistas y Limitados en el tiempo.
Algunos ejemplos de objetivos:- Reducir el papel
- Mejorar los procesos
- Ahorre tiempo (y dinero)
- Facilitar el trabajo diario de los equipos
- Mejorar la seguridad jurídica de su empresa
- Reducir el riesgo de litigios
- Mejorar la imagen de marca de la empresa
- Inscriba el proyecto en una política de mejora de la organización de sus equipos administrativos y comerciales.
Su proyecto debe concebirse en un entorno más amplio que su departamento, debe encontrar su lugar en el conjunto de la organización y convertirse en un elemento unificador para sus equipos.
2- Audite sus procesos y defina sus necesidades
Una vez definida y enmarcada su estrategia digital, puede pasar a la segunda etapa: auditar lo que ya existe. Esta etapa es esencial, porque detallar los procesos le dará una visión precisa de los problemas y sus necesidades.
- Haga balance de su situación y organización actuales y, en particular, de su estrategia jurídica actual: sus puntos fuertes y débiles.
- Identificar problemas organizativos y/o de proceso en la redacciónla firma, el envío de o incluso almacenamiento contratos...
- Identifique los obstáculos a su gestión
- Cuantificar las necesidades de cada departamento:
- número de personas afectadas,
- su papel en la organización,
- su participación en el proyecto...
- Hacer balance del entorno informático y digital actual
- Medir el coste de la organización actual para definir indicadores clave de rendimiento (KPI) para el resto del proyecto.
3- Comparar soluciones
Ahora que ha definido su estrategia y sus retos y ha realizado su auditoría, puede ponerse en contacto con los distintos agentes del mercado y comparar las soluciones digitales. Esta comparación le permitirá elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades.
- Identificar a todos los proveedores de servicios capaces de responder a los problemas detectados por la auditoría.
- Evaluar las distintas soluciones en función de una serie de criterios como :
- Satisfacer las necesidades identificadas en el punto 2 (redacción, firma, envío y almacenamiento de contratos y documentos jurídicos).
- Calidad del servicio
- La adaptabilidad de la solución
- El grado de innovación de la solución, pero también de la empresa y el lugar que concede a la innovación
- Posicionamiento de precios
- Apoyo humano para su transición digital
4- Despliegue de la solución digital
Cuarta etapa: el proyecto está a punto de concluir. Ya puede desplegar la solución digital que ha elegido. 3 acciones a realizar aquí:
- Planificar la integración técnica de la solución en su entorno actual
- Organice la formación de su personal con una organización certificada
- Establecer enlaces internos para promover la gestión del cambio a largo plazo.
5- Promover la digitalización interna
No se detenga en la fase 4. Al fin y al cabo, el proyecto no termina una vez que se ha puesto en marcha. La gestión del cambio es un proceso a largo plazo. Hay que mantener en marcha el proyecto de transición digital:
- Vigilar regularmente
- Analizar los resultados mediante el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la eficacia de la nueva organización y realizar los ajustes necesarios.
- Planifique la formación continua de su personal
- Apoyar la gestión del cambio mediante la comunicación interna periódica
- Implique a sus empleados en el seguimiento: hágales partícipes y pídales opiniones con regularidad.
