1. Definir el objetivo y los requisitos de la automatización de los procesos contractuales
Evidentemente, es la fase más importante. Definirá el marco de su proyecto. ¿Cuáles son las necesidades contractuales actuales de su empresa? ¿Cuál es el objetivo de su proyecto? Algunos ejemplos
- Centralizar los datos contractuales
- Normalización de los procesos contractuales
- Desarrollar y gestionar la seguridad jurídica
También puede preguntarse cuáles son los beneficios esperados:
- Ahorra tiempo a los equipos operativos durante la redacción
- Reducción del tiempo dedicado por los equipos jurídicos a comprobar los contratos
- Mayor autonomía para el personal operativo no jurista
- Mayor capacidad de respuesta de sus departamentos
- Reducción del tiempo de tramitación de los litigios
Una vez definido su proyecto de automatización, es esencial realizar una auditoría de los procesos contractuales existentes en su empresa.
2. Audite a los departamentos de su empresa sobre los procesos contractuales en vigor
El objetivo de esta etapa es reunirse con sus empleados y revisar con ellos, departamento por departamento, los contratos que utilizan habitual y repetidamente.
Ya sea el departamento de Ventas con los contratos de servicios o productos, el departamento de RRHH con los contratos de trabajo y sus modificaciones, el departamento Financiero con los contratos de proveedores de servicios o suministradores, o los departamentos de Gestión o Grandes Cuentas que gestionan las asociaciones con otras empresas, etc., los contratos son realmente el meollo de la cuestión en su empresa.
Este resumen le proporcionará una lista completa de los contratos utilizados.
El objetivo es poder identificar los llamados contratos "repetidos". Se trata de contratos que responden a un caso de uso específico y cambian poco. Por ejemplo, un contrato de suscripción a uno de sus servicios.
Cuando los enumere, no olvide analizar el proceso de cada contrato:
- ¿Qué departamento redacta el contrato?
- ¿Qué responsable o departamento valida el contrato antes de su firma?
- ¿Quién firma el contrato internamente: un directivo, el director, el jefe de departamento?
- ¿Quién firma el contrato externamente: un cliente, un prestador de servicios, un proveedor, un socio?
- ¿Cómo se envía el contrato a la parte externa?
- ¿Cómo se envían los originales firmados a todas las partes?
- ¿Cómo se guardan los contratos firmados?
También quiere mejorar lo que ya existe. Ahora es el momento de preguntarse qué pruebas desea conservar para cada etapa, en particular la prueba de que el contrato se firmó y se envió. En caso de litigio, haber previsto esta cuestión puede resultar muy beneficioso.
3. Priorizar los procesos contractuales que deben automatizarse
Se enumeran los contratos, se analizan los procesos y se identifican las mejoras. Ahora puede priorizar los procesos contractuales que desea automatizar.
Para ello, puede plantearse la cuestión del beneficio inmediato. Aunque la importancia de automatizar los contratos es la misma sea cual sea la finalidad, en esta fase pensaremos en los beneficios a corto, medio y largo plazo.
Por ejemplo, automatizar un contrato utilizado a diario por el departamento de Ventas será más beneficioso a corto plazo que automatizar el proceso para un contrato de RRHH.
4. Encuentre a su proveedor de servicios para automatizar sus procesos contractuales repetitivos
Ya puede buscar el mejor proveedor de servicios para que le ayude con su proyecto de automatización de contratos.
También en este caso, una serie de preguntas guiarán su reflexión:
- ¿Ofrece este proveedor de servicios características para satisfacer todas sus necesidades? ?
- ¿Cumple la solución propuesta la legislación vigente, en particular el eiDAS y el RGPD?
- ¿Cuál es la la calidad del apoyo ofrecido ? ¿Dispondrá de un interlocutor específico? ¿Dispone el proveedor de servicios de suficientes recursos jurídicos internos? ¿Tiene previsto formar a su personal?
- ¿Qué evolución proponen a corto, medio y largo plazo?
- ¿Tiene el proveedor de servicios su propio equipo de I+D encargado de mejorar la aplicación?
Esta etapa puede parecer bastante sencilla, pero en realidad es esencial e implica conversaciones periódicas con su proveedor de servicios. Tómate tu tiempo para hablar antes de tomar una decisión.
5. Automatización de contratos de pruebas
Una vez que haya seleccionado a su proveedor de servicios, puede empezar a implantar y automatizar sus procesos contractuales.
En esta fase, lo mejor es pensar bien las cosas. Le recomendamos que pruebe la automatización de un contrato inicial. Esto le permitirá validar una serie de nuevas funciones con el equipo operativo:
- El proceso contractual
- La solicitud
- El contrato generó
A continuación, una vez que se haya familiarizado con la aplicación, podrá desplegar los nuevos contratos automatizados servicio por servicio.
Pero el proyecto no acaba ahí. De hecho, la gestión del cambio implica a las personas. Así que formando a sus equipos y comunicándose con ellos regularmente, puede asegurarse de que la transición digital se percibe bien y de que su personal operativo se siente respaldado.
MyLegiTech es una LegalTech de nueva generación. Para nosotros, no puede haber transición digital sin personas. Por eso nuestra nuestra solución se basa en 4 grandes pilares :
- La aplicación: el corazón de su proceso contractual automatizado
- Hardware: completa la experiencia del usuario y mejora la seguridad de sus contratos
- Las personas: la clave del éxito de su proyecto y el centro de nuestro apoyo
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