Vous avez l’impression de perdre beaucoup de temps à rechercher et organiser vos contrats ?
Vous avez pour projet de vous doter d’une contrathèque pour permettre à vos équipes un accès simplifié et efficace aux documents juridiques de votre entreprise ?
Contrathèque, logiciel de gestion de contrats, bibliothèque de contrats : ce sont des termes que vous rencontrez régulièrement lorsqu’on parle de dématérialisation des contrats.
Que vous soyez utilisateur de Seraphin.legal, en pleine exploration pour rechercher le logiciel de gestion de contrats idéal ou tout simplement curieux ou curieuse, on espère que cette définition vous aidera à y voir plus clair.
Qu’est-ce qu’une contrathèque ?
Il s’agit d’une solution, un outil qui permet de mutualiser les modèles de contrats au sein d’une organisation et d’archiver et donc centraliser l’ensemble des contrats signés dans un seul et même endroit. C’est une véritable base de données contractuelle !
Comme un Drive, un Sharepoint ou Dropbox, il vous permet de rassembler les documents juridiques reçus et signés par votre entreprise. Mais contrairement à ces différents outils cités, une contrathèque a été pensée et conçue spécifiquement pour les contrats. On vous expliquera les avantages que cela implique un peu plus bas dans cet article.
A quel besoin répond une contrathèque ?
Avant de penser la contrathèque comme fonctionnalité, il est essentiel de se demander à quel besoin répond ce type d’outil.
La contrathèque répond à un besoin de centralisation et mutualisation des ressources contractuelles.
- Centraliser l’ensemble des contrats signés et en cours dans un seul et même endroit
- Mutualiser l’ensemble des modèles de contrats pour donner de l’autonomie aux équipes non juridiques et uniformiser la politique contractuelle de l’entreprise.
Centraliser les archives contractuelles
71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leurs contrats selon une étude menée par le Journal du Contract Management. Avec une contrathèque, l’ensemble des documents juridiques à savoir contrats, clauses, historique des négociations sont accessibles grâce à une simple recherche.
L’analyse des pratiques existantes en matière de gestion de contrats au sein des entreprises permet de mettre en avant de nombreuses difficultés :
- Une gestion des archives contractuelles non uniforme
- Une difficulté à extraire des données demandées en fonction de critères très ciblés (objet du contrat, pays d’exécution du contrat, cocontractant, clauses, montant etc…)
- Une dispersion des données contractuelles dans différents outils ou différents serveurs
- Une difficulté à retrouver les contrats orignaux signés électroniquement via différents comptes
- Un manque de visibilité sur les échanges contractuels pré et post signature du contrat lorsqu’il s’agit de documenter un contentieux
Pourtant, les archives contractuelles sont extrêmement essentielles. Vous le savez, un contrat pose les règles du jeu et fait figure de référence dans les relations que vous entretenez avec votre cocontractant. Un contrat n’est pas un bout de papier qu’on range dans le tiroir mais une mine d’informations stratégiques.
Emmanuel Tannay, Contract Manager au sein de Schneider Electric nous en rappelait l’importance dans un épisode de Paroles de Juristes.
« Je prends le bout de papier et j’essaie d’en faire ressortir le maximum d’informations utiles. Le bout de papier n’est pas que les 20 à 70 de conditions contractuelles pures. Ce sont aussi les annexes. Les annexes HSE, les annexes relatives aux change orders, les annexes sur la décompositions des prix : tout types d’annexes. Il faut prendre ces annexes et essayer d’en faire ressortir les éléments les plus importants pour expliquer à l’équipe projet quels sont les règles du jeu dans le cadre de l’exécution de ce projet. Après tout est travail d’influence pour essayer tant bien que mal pour essayer de les faire rester dans ce cadre ! »
Mutualiser les modèles de contrats avec un accès en libre service
Plus de 60% des responsables commerciaux en entreprise estiment que les inefficacités en matière de contrats ralentissent la comptabilisation des revenus voire même que ces blocages opérationnels entrainent une perte d’opportunités pour 50% d’entre eux. Il s’agit d’un sujet qui cristallise le plus de tensions au sein de certaines entreprises.
D’ailleurs, d’un côté comme de l’autre, les frustrations et les craintes sont légitimes.
C’est pourquoi nous avons fait le choix du no-code sur Seraphin.legal. Allié à l’expertise contractuelle des juristes, le no-code est sans aucune hésitation, une des avancées les plus utiles et prometteuses pour éviter les conséquences financières d’une mauvaise gestion des contrats.
Une contrathèque dynamique vous permettra de mettre à disposition vos contrats en libre service. Les équipes sont autonomes dans la création de leurs contrats sans aucun risque de modifications inopportunes. Seuls les champs paramétrés seront personnalisables et toutes ces données seront réexploitées pour vous permettre d’effectuer des analyses.
L’enjeu est double :
- Permettre l’autonomisation des équipes afin de rendre la contractualisation plus rapide sans perdre en sécurité juridique
- Exploiter les données issues de vos contrats et stockées dans votre contrathèque pour vos analyses contractuelles
Voici par exemple le cauchemar que peut empêcher une contrathèque comme Seraphin.legal
Quels sont les avantages d’une contrathèque ?
Une telle solution permet d’accéder aux documents juridiques partout dans le monde. L’accumulation des contrats peut vite poser un problème à une direction juridique mais également à toutes les personnes de l’entreprise qui veulent accéder rapidement à une information présente dans un contrat : les financiers, les commerciaux …
Avec une contrathèque, il est possible d’accéder très simplement à une information qui vous intéresse. Opter pour un tel outil, c’est accéder à l’exhaustivité des contrats quand vous le souhaitez. Avec Seraphin.legal, vous pouvez par exemple centraliser et retrouver simplement vos contrats grâce à un moteur de recherche puissant.
Quelles sont les fonctionnalités d’une contrathèque ?
Elle regroupe un ensemble de fonctionnalités vouées à créer une bibliothèque de contrats performante pour centraliser et mutualiser les ressources contractuelles de votre entreprise.
Pour y voir plus clair, on vous a décortiqué une contrathèque avec une description des différents éléments qui la constituent et les captures d’écran d’interfaces associées
Une bibliothèque de documents type Drive, Sharepoint permet de centraliser les documents
Système de tag permettant de donner une visibilité sur le statut du contrat (en négociation, en signature, signé)
Moteur de recherche avec un système de filtres permettant d’effectuer une requête précise sur l’ensemble des données contractuelles
Générateur de contrats permettant de créer à partir d’un modèle pré-automatisé
Fiches récapitulatives permettant de synthétiser les informations les plus importantes : objet du contrat, parties au contrat, durée du contrat, montant du contrat, clause RGPD etc..
Fiche d’informations sur le contrat
Fil d’activité du contrat permettant d’enregistrer chronologiquement chacune des actions effectuées par un contributeur
Le workflow du contrat de la création jusqu’à l’exécution du contrat
Quelle différence entre un logiciel contrathèque et un logiciel de gestion de contrats ?
Certaines personnes vous parlent de logiciel contrathèque ?
Mais quelle différence entre un logiciel contrathèque et un logiciel de gestion des contrats me diriez-vous ?!
Et bien aucune, encore une fois.
Le logiciel contrathèque n’est en réalité qu’une brique d’un logiciel de gestion des contrats. En effet, une solution, un outil qui intègre une contrathèque propose aussi des fonctionnalités qui permettent de créer, négocier et signer les contrats en ligne de manière sécurisée.
Pour correspondre à la réalité de votre pratique, un logiciel de gestion des contrats doit couvrir l’ensemble du cycle de vie du contrat : de la création jusqu’à l’exécution et le suivi du contrat.
Pour rappel voici quelques exemples de fonctionnalités recommandées par le World Commerce & Contracting :
- Bibliothèque de contrats centralisée et un processus structuré pour créer vos contrats ou réutiliser vos modèles existants
- Workflow de vérification et validation des contrats paramétrables
- Fonctionnalités de gestion des obligations
- Indicateurs de performance pour évaluer et piloter la performance du processus contractuel
Cette thématique vous intéresse ? Pour aller plus loin voici quelques contenus qui pourraient vous intéresser :
- Comment enrichir une contrathèque grâce aux fiches contrats ?
- Centraliser et mutualiser vos ressources contractuelles à partir d’une contrathèque
- Logiciel de gestion de contrats : définition et avantages
