Qu’est ce qu’une fiche contrat ?
Une fiche contrat est un document succinct consolidant les informations fondamentales et nécessaires à la compréhension du contrat.
Elle a vocation à centraliser l’essentiel des informations utiles pour avoir une vue globale et prendre en main le contrat.
En fonction des processus de gestion contractuelle et de la nature des informations, les fiches contrats peuvent être créées et enrichies manuellement ou automatiquement suite à la rédaction de votre document.
Les fiches contrats permettent notamment d’avoir un premier niveau d’information lorsque vous effectuez une recherche au sein de votre contrathèque.
Avantages de la fiche contrat
Nous échangeons quotidiennement avec de nombreux juristes d’entreprises, contract managers ou encore opérationnels qui nous font souvent remonter leurs problématiques contractuelles. Voici quelques exemples de problématiques rencontrées et des solutions rendues possibles grâce aux fiches contrats pour gagner en clarté et enrichir votre contrathèque.
Problème n°1: Saisie manuelle des fiches contrats
Hypothèse : L’opérationnel crée le contrat à partir d’une contrathèque mais ne remplit pas la fiche contrat.
Lorsque la création de contrats se fait à partir de modèles Word ou Excel statiques mis à disposition pour les équipes opérationnels, certaines équipes juridiques peinent souvent à récupérer les fiches contrats.
En effet, que ce soit par manque de temps, d’organisation ou par oubli, cet octroi d’indépendance via une contrathèque peut aussi conduire à une perte de visibilité et d’information.
Bon à savoir : Une mauvaise pratique consiste effectivement à ce que chaque opérationnel conserve sa version d’un contrat enregistrée en local sur son PC
- Les données contractuelles ne sont pas centralisées ce qui ne permet pas aux équipes finances, juridiques ou autres d’avoir accès aux données contractuelles pour piloter le contrat
- Réutiliser le même modèle plusieurs mois plus tard constitue un risque juridique et financier car le modèle peut se révéler être obsolète.
Solution : Génération de document automatisée via à un logiciel de gestion de contrats. Les informations contenues dans votre fiche contrat sont collectées automatiquement à partir de votre formulaire de génération de documents.
Problème n°2 : Absence d’archivage centralisé et informations éparpillées
Hypothèse : Les informations contractuelles sont dispersées et perdues dans différents fichiers.
Par cette pratique, les informations peuvent se perdre au fil des départs ou des mobilités internes surtout lorsque ces fichiers sont enregistrés en local. En effet, 71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leurs contrats.
Solutions : Archivage de l’intégralité des données contractuelles dans un espace dédié
| Grâce à un logiciel de contract management : Votre contrat et la fiche associée sont centralisés et archivés automatiquement dans un espace dédié. Tous les documents sont accessibles grâce à un moteur de recherche vous permettant de retrouver vos documents à partir des données de votre contrat (parties, objets, date d’échéance etc…) |
| Grâce à une personne dédiée : Déléguer cette tâche à une personne en interne. Que ce soit un(e) juriste dédié, un(e) assistant(e) juridique ou un(e) legal knowledge manager dédié à la collecte, la création et la centralisation des fiches contrats ou toutes autres documents contractuels. |
Problème n°3 : Structuration hétérogène des fiches contrats
Hypothèse : Les informations sont peu lisibles et organisées différemment en fonction des collaborateurs.
En effet, la structuration des connaissances est un processus qui implique le respect de certaines normes bénéfiques qui comportent de nombreux avantages. Les points de repères apportent de la clarté et permettent un gain de temps. N’hésitez pas à vous lancer dans la création de modèles de fiches contrats structurées de manière similaire.
Solution :
| Grâce à un logiciel de contract management : Sans créer de modèles de fiches contrats, les informations contractuelles clefs (objet, parties, montant, durée etc…) constituent des blocs que vous pouvez ajouter en un clic à la suite de la création de votre document. |
| En l’absence d’outil : Vous pouvez créer des modèles de fiches contrats contenant les mêmes informations et la même structuration. Il est d’ailleurs possible de distinguer les modèles en fonction de la typologie de contrats ou encore de type d’activités. Votre contrathèque sera alors composée pour chaque typologie de contrats d’un modèle de document et de la fiche contrat adaptée. |
Exemple d’une fiche contrat automatisée
