Les juristes n’ont jamais vraiment eu d’outils logiciels pour les assister dans leur quotidien, si ce n’est la suite Office ou Google avec les éditeurs de texte classiques (Word, Gdoc), les tableurs (Excel, Gsheet) et les outils de présentation (Powerpoint et Gslides).
Alors même que certains départements au sein de l’entreprise ont déjà fait leur transition digitale depuis de nombreuses années.
Les commerciaux et le marketing sont par exemple assistés par les logiciels de CRM (customer relationship management), de prise de rendez-vous en ligne, d’envoi automatisé d’emails. La finance est assistée par les logiciels d’ERP (Enterprise resource planning) et de comptabilité.
Il faut dire que les juristes, souvent considérés comme une fonction support au sein de l’entreprise, passent parfois au second plan des plans de transition digitale de l’entreprise. Alors même que les contrats qu’ils produisent sont le coeur de l’activité et doivent faire l’objet d’un soin tout particulier pour éviter les déconvenues de tout type : commerciales, financières, juridiques.
Une autre explication à cette faible digitalisation de la direction juridique est que les ressources humaines y sont souvent limitées ce qui ne permet pas aux juristes de consacrer le temps nécessaire à l’optimisation de leur activité. Ces derniers sont extrêmement sollicités par tous les départements de l’entreprise et doivent agir avec réactivité ce qui les empêche parfois de prendre le recul nécessaire à la création d’un plan d’optimisation de leur activité.
Aujourd’hui, cette tendance est en train de changer grâce à de nouvelles technologies développées spécifiquement pour aider les juristes à travailler plus efficacement. Parmi ces technologies, deux sont particulièrement en vogue : l’intelligence artificielle, et les logiciels dits “no-code”.
Bien que de plus en plus présentes dans le quotidien des juristes, ces deux technologies font parfois l’objet de confusion. Nous vous proposons dans cet article de faire un point sur les objectifs remplis par ces deux technologies dans l’optimisation du travail des juristes, et de comparer leurs avantages et inconvénients.
Un objectif commun : l’optimisation du cycle contractuel
L’un des bénéfices évidents des technologies mises à disposition des juristes aujourd’hui est de leur permettre d’optimiser toutes les phases du cycle de vie du contrat.
Au moment de la création du contrat, la technologie permet aux juristes de :
- centraliser une base de modèles de contrats partagée entre tous les juristes
- donner de l’autonomie, s’ils le souhaitent, à leurs opérationnels pour qu’ils créent des contrats à partir de modèles automatisés
- collecter les données des contrats dans des formulaires dynamiques afin de pouvoir les exploiter par la suite dans un moteur de recherche par exemple ou pour créer un reporting avancé de l’activité contractuelle
Après la création du contrat, vient la phase de négociation, au cours de laquelle les parties au contrat souhaitent réviser ou commenter le contrat. A ce moment là, la technologie permet aux juristes de :
- centraliser les échanges des différentes parties pour éviter de disperser les discussions dans plusieurs outils (boites mails, commentaires et révisions dans le document Word, etc.)
- travailler en simultané à plusieurs sur le contrat (comme sur Word online ou Google Docs)
- ou bien travailler de manière séquencée pour faire respecter des parcours d’approbation du contrat
A la fin de la négociation arrive le moment de la signature. Aujourd’hui, un nombre important d’entreprises se sont équipées de logiciels de signature électronique afin de réduire la durée de cette phase au minimum et ne plus dépendre des délais postaux ou des erreurs éventuelles pouvant nécessiter de reprendre tout le process de signature à zéro.
Ensuite, une fois le document signé, l’objectif des juristes mais aussi des autres personnes manipulant les contrats au sein de l’entreprise est de pouvoir exploiter pleinement toute la donnée des contrats. Par exemple, programmer des rappels sur les dates importantes, faire une recherche précise de tous les contrats créés sur une plage de date particulière et contenant une clause spécifique, ou bien générer un rapport en quelques clics sur l’activité contractuelle du mois écoulé.
Les outils “no-code” au service de la création des contrats
Derrière l’anglicisme “no-code” se cache une nouvelle famille de technologies dont l’objectif est de permettre à l’utilisateur qui l’exploite d’être totalement autonome dans son utilisation.
Par opposition aux logiciels “traditionnels” d’il y a quelques années qui nécessitaient systématiquement l’aide d’un ingénieur informatique pour pouvoir procéder à des adaptations parfois nécessaires, les logiciels “no-code” offrent une liberté totale de paramétrage à leurs utilisateurs sans compétences particulières en informatique requises.
Prenons un exemple simple chez les juristes. Aujourd’hui les logiciels no-code comme Seraphin permettent à un juriste de transformer seul son modèle de contrat Word statique en un contrat remplissable dynamiquement via un formulaire. Il s’agit là d’une petite révolution qui supprime toute dépendance du juriste à la disponibilité et au bon vouloir de l’équipe en charge du support chez l’éditeur du logiciel auquel il souscrit.
Autre exemple : les logiciels “no-code” permettent aux juristes de créer en autonomie et de manière automatisée une fiche récapitulative de tous les contrats produits par l’entreprise via des formulaires dynamiques. En effet, la donnée contractuelle étant collectée à la source dans des formulaires dynamiques à la création du contrat, elle est directement exploitable pour nourrir une fiche récapitulative, contrairement à un pdf scanné dont le contenu ne pourra pas être exploité par un moteur de recherche. Ces fiches récapitulatives pourront servir à programmer des rappels sur les échéances importantes ou bien permettre d’effectuer des recherches plus simplement dans sa base de contrats en fonction de filtres avancés.
Vous l’avez compris, les outils “no-code”, particulièrement répandus au sein des équipes marketing, commerciales et financières, sont désormais aussi accessibles aux juristes, ce qui devrait décupler leur capacité à optimiser la performance de leurs processus internes.
L’intelligence artificielle : une option parmi d’autres de l’arsenal du juriste
Pour les juristes, l’intelligence artificielle est la technologie capable d’analyser un document, par exemple un contrat, et d’en extraire les données essentielles (montants, dates, identité des parties, présence de certaines clauses, etc.).
Cette technologie est particulièrement utile pour analyser un stock volumineux de contrats passés afin d’en extraire les données essentielles et permettre à un utilisateur de pouvoir faire une recherche avancée parmi les contrats de sa base documentaire en fonction de filtres spécifiques à la matière contractuelle.
Par exemple, reprenons l’exemple mentionné plus haut de la recherche de tous les contrats créés sur une plage de date particulière et contenant une clause spécifique.
L’intelligence artificielle sera capable d’analyser un contrat au format pdf, y compris un contrat scanné, afin d’en extraire des informations essentielles comme la présence d’une clause spécifique. La finalité d’une telle analyse sera de permettre aux juristes, notamment, de chercher parmi la masse de tous leurs contrats, ceux qui contiennent la clause en question, et cela en quelques secondes.
L’intelligence artificielle est donc une technologie qui peut s’avérer particulièrement utile dans la situation où vous souhaitez analyser un stock de contrats passés suffisamment volumineux pour que l’algorithme d’analyse puisse être entrainé et fournir des résultats probants.
Moins vous avez de contrats dans votre base, plus l’intelligence artificielle aura du mal à fournir une analyse pertinente des données figurant dans vos contrats.
Toutefois, ceci n’est pas une fatalité pour les entreprises souhaitant bénéficier de la puissance d’un moteur de recherche avancé pour naviguer au sein de leur base contractuelle. Deux autres options sont envisageables pour traiter votre stock de contrats passés :
- importer les documents de suivi de vos contrats au format Excel dans un logiciel de gestion de contrats
- créer des fiches récapitulatives de vos contrats manuellement dans le logiciel de gestion de contrats
La première option sera utile pour les juristes ayant organisé leur suivi contractuel dans un tableau Excel (ou Gsheet). Si vous suivez vos échéances, ainsi que les informations importantes de vos contrats dans ce type de tableaux, alors vous pourrez importer simplement toutes ces données dans un logiciel de gestion de contrats, sans avoir à recourir à l’analyse d’une intelligence artificielle. Toutes les données de vos contrats sont déjà classés dans ces tableaux Excel, utiliser l’intelligence artificielle dans ce cas de figure n’a donc aucune utilité.
La deuxième option, constituer des fiches récapitulatives de vos contrats manuellement, est évidemment la plus fastidieuse, mais certainement la plus rapide et la moins coûteuse si votre stock de contrats passés est peu volumineux et très hétérogène, c’est-à-dire constitué de nombreuses typologies de contrats différentes. En effet, l’hétérogénéité de votre base de contrats passés rendra plus difficile son analyse par une intelligence artificielle.
Intelligence artificielle vs No-code : le match
Finalement entre technologies “no-code” et intelligence artificielle, que doivent privilégier les juristes pour mieux performer dans leur activité ?
Selon nous, les deux technologies sont complémentaires et sont à utiliser dans des situations différentes.
L’intelligence artificielle sera une alliée efficace pour construire les fiches récapitulatives de vos contrats passés si vous n’avez pas déjà constitué ces fiches sur un tableur Excel par exemple ou dans un précédent logiciel de gestion de contrats. Un inconvénient est que son coût peut parfois s’avérer élevé en fonction de la nature du stock de contrats à analyser (volume, hétérogénéité, nombre d’informations à extraire, etc.). L’intelligence artificielle sera, en revanche, moins performante que le no-code pour l’analyse de vos contrats futurs.
En effet, le “no-code” vous permettra de constituer des fiches récapitulatives précises de vos contrats futurs, en vous donnant un contrôle total sur le paramétrage du logiciel. Vous décidez des informations à extraire du contrat en autonomie. Le “no-code” vous permet aussi de créer des contrats à partir de trames dynamiques. Son rôle va donc beaucoup plus loin que la simple constitution d’une fiche récapitulative de vos contrats.
Rappelons que l’objectif final de la constitution d’une fiche de synthèse de vos contrats est de vous permettre de programmer des rappels sur les dates importantes mais aussi d’effectuer des recherches précises dans votre base de contrats via un moteur de recherche avancé.
Selon votre cas d’usage, il est donc possible que vous n’ayez pas besoin d’intelligence artificielle ou au contraire que vous n’ayez pas besoin de la technologie “no-code”.
Vous souhaitez obtenir un avis sur les technologies adaptées à votre entreprise ? Notre équipe vous conseille gratuitement.
