Legal Knowledge Management – La première étape de la constitution d’une base de connaissances consiste très souvent à établir la cartographie des connaissances sein de son département.
En fonction de vos objectifs et des spécificités de votre entreprise, la méthodologie utilisée ne sera pas la même. Il existe d’ailleurs différentes méthodes pour effectuer cette cartographie.
Parmi les méthodes les plus utilisées, on retrouve le Knowledge Source Map, orienté autour de vos domaines d’expertise, alors que la méthode du Knowledge Application Map dépend des besoins spécifiques de votre entreprise à un instant donné.
On vous explique ces deux méthodes et les différentes étapes à suivre pour débuter une cartographie de vos connaissances juridiques !
Legal Knowledge Management : la méthode du Knowledge Source Map
| Méthodologie : Il s’agit d’une cartographie basée sur les domaines d’expertise de votre direction juridique. |
Ce processus consiste à appréhender les connaissances juridiques d’une organisation en passant par les étapes suivantes : repérage, localisation et enfin caractérisation de l’information.
| Etape 1 : Repérage -> Établir un schéma de l’organisation de votre entreprise |
Si vous optez pour la méthode du Knowledge Source Map, la première étape consiste à établir un schéma de l’organisation de votre entreprise :
✅ Par type d’activités
✅ Par type de départements
✅ Par type de métiers
✅ Par type d’orientations stratégiques
Bon à savoir : Whimsical vous permettra de réaliser une version visuelle et dématérialisée de votre cartographie.
| Etape 2 : Localisation -> Repérer les processus sensibles au sein de votre entreprise |
Les processus sensibles sont ceux dont les enjeux sont collectivement reconnus, il s’agit notamment des activités critiques de votre entreprise.
Pour caractériser ces processus sensibles, demandez-vous quelles sont les connaissances dont la perte sera dommageable pour l’entreprise.
Faisceau d’indices :
✅ Les processus liés à l’avantage concurrentiel de l’entreprise
✅ Les processus nécessaires à la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise
✅ Les processus contenant des données sensibles et extrêmement confidentielles
Ces processus sont très souvent formalisés à l’écrit.
Si vous n’avez pas de document pré-établi recensant les processus pour certaines opérations, prenez le temps de le rédiger. Cela vous permettra de mieux les analyser.
| Etape 3 : Caractérisation -> Répertorier les connaissances qui permettent de résoudre ces problématiques sensibles |
Une fois les processus stratégiques repérés, il est temps de répertorier les connaissances qui permettent de résoudre ces problématiques.
Legal Knowledge Management : la méthode du Knowledge Application Map
| Méthodologie : Il s’agit d’une cartographie basée sur des besoins spécifiques |
Le Knowledge Application Map est une méthode basée sur l’identification des connaissances cruciales pour résoudre des problèmes en fonction d’un objectif donné.
Cette méthode consiste à auditer les besoins de vos clients internes pour ensuite classer les connaissances en quatre ensembles, en fonction de leur nécessité :
➡️ Les connaissances vitales, considérées comme indispensables ; ce sont les informations dont vos équipes ne peuvent se passer pour la réussite des objectifs fixés
➡️ Les connaissances devant être acquises rapidement permettant de résoudre des problèmes récurrents
➡️ Les connaissances saisonnières ne constituent pas des freins récurrents à la réalisation des objectifs fixés.
➡️ Les connaissances insignifiantes, elles ne nécessitent pas de collecte
| Le conseil de Pierre Chevalier, Directeur Juridique de la Caisse des Dépôts, pour les entreprises implantées sur plusieurs territoires
Le service juridique de la Caisse des Dépôts a souhaité mettre en place un processus d’audit des besoins pour répondre aux besoins de ses clients internes.
Etape 1 : Mise en place d’une équipe commando pour recueillir les besoins et réfléchir aux moyens d’y répondre. Composition de l’équipe : ✅ Un responsable juridique ✅ Deux chefs de projet ✅ Deux juristes
Etape 2 : Nomination d’un juriste référent par zone géographique pour piloter la relation-client et la remontée des besoins.
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Une fois la collecte des besoins effectuée, vous pourrez compléter votre tableau de classification des connaissances qui vous servira également de feuille de route pour prioriser vos actions.
| Type de connaissance | Priorité 1 | Priorité 2 | Priorité 3 | Priorité 4 |
| Vitale | ✅ | |||
| Devant être acquise rapidement pour résoudre des problèmes récurrents | ✅ | |||
| Saisonnière ne constituant pas de freins récurrents à la réalisation des objectifs | ✅ | ✅ | ||
| Insignifiante, dont la collecte n’est pas nécessaire |
