Pour la rédaction de vos contrats, vous utilisez un outil de traitement de texte comme Word ?
Vous stockez jusqu’à présent les contrats de votre entreprise dans des ordinateurs, des serveurs internes, des clés USB et même plus risqué dans quelques armoires de bureau ?
Compte tenu de cette organisation et alors que les contrats sont les piliers de votre entreprise, vous ne savez pas toujours si vous respectez vos obligations contractuelles.
Vous souhaitez que cette situation change ?
La signature de contrats pour trouver de nouveaux fournisseurs, vendre des produits ou services, obtenir des marchés, ou encore recruter de nouveaux salariés, fait partie du quotidien de votre entreprise mais il faut bien avouer que cela est devenu de plus en plus complexe pour vos équipes de gérer manuellement toujours plus de contrats en respectant des délais parfois serrés .
Il est urgent de vous doter d’un logiciel de gestion des contrats ou logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM).
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des contrats ?
Un logiciel de gestion des contrats est un logiciel en Saas qui fournit des fonctionnalités sur l’ensemble du cycle contractuel (génération automatisée de contrats, rédaction collaborative, workflows, signature électronique via API…).
Avec un logiciel de gestion de gestion des contrats, vous pouvez ainsi suivre l’ensemble du cycle contractuel de votre entreprise de la création du contrat à son expiration en passant par sa négociation, sa signature, son exécution et son éventuel renouvellement.
Par ailleurs, avec un logiciel de gestion des contrats, vous pouvez automatiser plusieurs tâches telles que la création de fiches récapitulatives de vos contrats ou encore leur archivage qui s’effectuera de manière dématérialisée.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des contrats ?
Les contrats sont des documents vivants qui doivent être gérés de leur création à leur expiration.
Libérer du temps aux équipes juridiques : Un logiciel de gestion des contrats permet la création de contrats à partir des modèles de contrats de votre entreprise ou depuis les modèles de vos co-contractants.
Il va s’agir de mettre à disposition des opérationnels de votre entreprise des templates qui vont pouvoir être utilisés pour lancer la contractualisation et ainsi libérer du temps aux équipes juridiques.
Proposer une expérience contractuelle fluide et collaborative : Les échanges sont centralisés dans l’outil, plus besoin de recourir aux emails pour échanger.
L’étape de « négociation » du contrat est facilitée grâce à un logiciel de gestion des contrats en permettant directement la discussion entre les parties, elles peuvent ainsi commenter et réaliser des modifications sur le contrat.
Chacune des modifications au contrat peut être suivie par plusieurs utilisateurs externe ou interne à l’entreprise, le tout de manière simultané à l’image d’un google doc.
Simplifier et fiabiliser les procédures de validation interne : L’étape de l’approbation du contrat est simplifiée, il est en effet possible de faire valider le document par plusieurs personnes grâce à un workflow interne.
La signature du contrat : Il peut s’agir d’une signature manuscrite ou d’une signature électronique.
Ces outils de signature électronique sont aujourd’hui très répandus dans les entreprises.
Avec un logiciel de gestion des contrats, il n’y a pas besoin de quitter le logiciel pour procéder à la signature.
Le logiciel se branche à votre solution de signature électronique via leur API comme par exemple Yousign ou Docusign et les parties au contrat peuvent directement le signer depuis l’interface du logiciel de gestion des contrats.
Optimiser le suivi des échéances contractuelles : Il est ainsi indispensable de surveiller les contrats pour s’assurer de leur bonne exécution et suivre de près les engagements qui y sont indiqués.
Grâce à un logiciel de gestion des contrats, vous pouvez suivre précisément les dates, les échéances qui figurent au contrat. De là, vous pourrez programmer des rappels depuis votre interface pour effectuer notamment des renouvellements.
Exploiter toutes les données qui figurent au contrat : Avec un logiciel de gestion des contrats, vous pourrez exploiter toutes les données figurant à l’intérieur de vos contrats grâce à un moteur de recherche avancé.
Il permet également un pilotage précis de votre activité contractuelle grâce à des indicateurs fiables.
Quelles sont les différentes fonctionnalités proposées par un logiciel de gestion des contrats ?
Un logiciel de gestion des contrats comme Seraphin.legal vous permet les actions suivantes :
- Proposer une expérience de création de contrats guidée et automatisée ;
- Négocier à plusieurs en simultanée ou de manière séquencée ;
- Signer en ligne grâce à votre outil préféré (Docusign, Yousign, LexPersona, etc.) ;
- Suivre avec précision vos échéances contractuelles (préavis, renouvellement, etc.) ;
- Archiver tous vos contrats de manière centralisée ;
- Exploiter toutes les données figurant à l’intérieur de vos contrats grâce à un moteur de recherche avancé et des rapports statistiques sur l’activité contractuelle.
En résumé, vos équipes et vous-même pourrez suivre vos contrats tout au long de leur vie : rédaction, négociation, signature, exécution, modifications, renouvellement ou expiration.
Vous souhaitez obtenir plus d’informations sur notre logiciel de gestion des contrats ? Pour cela, n’hésitez-pas à nous contacter !
