Améliorer la performance du processus contractuel de son entreprise est un enjeu auquel sont confrontés de nombreux acteurs aux objectifs très variés : commerciaux, juristes, acheteurs, etc.
Tous ont intérêt à ce que la contractualisation, matérialisant l’acte de vente de leurs produits ou services, se déroule dans les meilleures conditions et le plus rapidement possible.
Si vous êtes actuellement dans une démarche d’optimisation de votre processus contractuel, vous avez certainement entendu parler des logiciels de gestion de contrat ou “contract management software”.
Nous vous proposons dans cet article de vous présenter cette catégorie de solutions technologiques et leur apport dans la gestion quotidienne de tous vos contrats.
Un logiciel pour améliorer la performance de votre processus contractuel
Selon les recherches menées par l’organisation indépendante [World Commerce & Contracting] , une bonne gestion de ses contrats peut permettre à une entreprise d’économiser en moyenne jusqu’à 9 % de son chiffre d’affaires.
L’optimisation de la gestion des contrats est donc un levier de croissance souvent négligé par les entreprises permettant d’agir directement sur le revenu.
Les pertes liées à une mauvaise gestion des contrats peuvent se manifester de plusieurs manières, comme par exemple, le non-renouvellement d’un contrat ou l’incapacité à élargir le périmètre du contrat initial avec de nouveaux services ou produits vendus, ou bien encore être la conséquence de retards d’exécution, de litiges, etc.
Vous l’aurez compris, plusieurs thématiques peuvent faire l’objet d’optimisations en matière de gestion des contrats et c’est précisément ce à quoi peut contribuer un logiciel de gestion de contrats.
Mais comment savoir si votre organisation a réellement besoin d’un tel logiciel ?
Très simplement, si vous répondez positivement à l’une des affirmations ci-dessous, il y a fort à parier qu’un logiciel de gestion de contrats vous permettra d’optimiser au maximum le revenu lié à vos contrats :
- La gestion de vos contrats est chronophage pour vos équipes RH, juridiques, commerciales ou administratives.
- Vous avez parfois le sentiment d’être dépassé(e) ou pris par le temps afin de traiter tous les sujets liés à vos contrats.
- Vous parvenez difficilement à retrouver tous les contrats signés au sein de votre organisation.
- Il vous est difficile d’évaluer rapidement les dispositions importantes de vos contrats pour en informer vos interlocuteurs.
- Vous avez du mal à suivre dans le temps vos engagements contractuels et il vous arrive de manquer certaines dates importantes (renouvellement, préavis, etc.)
Vous vous reconnaissez dans une ou plusieurs de ces affirmations ? Alors, la suite de l’article devrait vous intéresser.
Un logiciel de gestion de contrats est un outil accessible depuis votre navigateur web (Chrome, Edge, Firefox, Safari, etc.) qui vous permet d’optimiser l’ensemble du cycle contractuel, de la création d’un contrat jusqu’à sa fin de vie, en passant par sa négociation, sa signature et son exécution.
Il permet aux entreprises de reprendre le contrôle total de tous les contrats qui sont créés en leur donnant une très grande visibilité sur l’activité contractuelle.
Un logiciel de gestion de contrats permet notamment de répondre aux objectifs suivants :
- réduire le temps lié à la création des contrats et donc réduire le risque d’abandon du processus contractuel
- centraliser les échanges et conserver une piste d’audit de toutes les actions entreprises sur le contrat
- centraliser tous les contrats signés électroniquement ou manuscritement
- réduire le temps passé à chercher une information dans un ou plusieurs contrats
- monitorer simplement l’activité contractuelle de l’entreprise grâce à des rapports statistiques automatisés
- être alerté de tous les événements contractuels à ne pas manquer
Un logiciel utile pour tous les acteurs manipulant les contrats
Un contrat se construit à plusieurs. Les commerciaux, opérationnels, ou acheteurs détiennent souvent des informations clés pour l’élaboration du contrat : les modalités financières, le planning de paiement et de livraison des prestations ou produits, etc.
Les juristes détiennent eux aussi la connaissance et le savoir pour rédiger certaines parties cruciales du contrat : clause de responsabilité, gestion des litiges, pénalités acceptables, encadrement de la propriété intellectuelle, confidentialité, etc.
La direction des systèmes d’information ou bien le référent technique de l’entreprise pourra aussi intervenir sur le contrat pour préciser, par exemple, les niveaux de services fournis par son équipe en cas de fourniture de logiciels.
Le rassemblement de tous ces acteurs aux profils variés pour construire un contrat de manière commune et rapide ne va pas sans poser quelques challenges.
Les logiciels de gestion de contrat vont donc répondre à ce besoin de centralisation des actions de chaque type d’interlocuteur et de collaboration.
En effet, les juristes pourront mettre à disposition des modèles de contrat auprès de tous les acteurs autorisées à lancer la création d’un contrat. Ces modèles seront modifiables dynamiquement en répondant à quelques questions simples. En d’autres termes, les modèles de contrat sont toujours à jour et les modifications à apporter sont formulées sous forme de questions simples aux différents interlocuteurs.
Le temps économisé par les juristes à répondre aux questions des opérationnels leur dégage du temps supplémentaire à consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée.
Les commerciaux, acheteurs, et autres opérationnels sont, eux, sollicités au bon moment pour intégrer les informations clés dont ils disposent au contrat. Ils peuvent suivre à la fois l’avancement du processus de négociation avec le cocontractant et l’avancement du processus de validation interne préalable à l’envoi en signature du contrat.
Une fois le contrat signé, tous les acteurs peuvent programmer des rappels sur les dates importantes du contrat et consulter une fiche récapitulative pour trouver rapidement une information clé.
Bien entendu, un logiciel de gestion de contrats permet aussi de limiter l’accès à certains dossiers ou contrats sensibles à un groupe de personnes spécifiques, afin de garantir la confidentialité de certaines informations.
Le logiciel de gestion de contrats est donc un véritable outil de travail collaboratif permettant à tous les acteurs de l’entreprise devant participer à l’élaboration du contrat de travailler plus efficacement.
Dans certains cas très particuliers, le logiciel de gestion de contrats permet aussi de répondre à des processus contractuels spéciaux comme la création simultanée et automatisée de plusieurs dizaines ou centaines de contrats grâce au publipostage.
Conclusion :
En conclusion, un logiciel de gestion de contrats permet d’optimiser tout ou partie des étapes du cycle de vie d’un contrat selon les besoins spécifiques à votre organisation.
Vous pensez que le processus de création d’un contrat au sein de votre entreprise est laborieux ? Les fonctionnalités d’automatisation de la création de contrats à partir de modèles dynamiques vous seront particulièrement utiles.
Vos difficultés en matière de gestion des contrats proviennent davantage du suivi de vos échéances importantes ? Les fonctionnalités de programmation de rappels automatisés et de notifications des acteurs concernés seront alors vos meilleurs alliés.
Si vous avez encore des doutes sur l’utilité d’un tel logiciel de gestion de contrats dans votre cas particulier, n’hésitez pas à nous écrire à contact@seraphin.legal (ou en cliquant directement sur le bouton ci-dessous) afin que notre équipe puisse vous aider à mieux définir vos besoins et vous indiquer si oui ou non cette solution technologique est pertinente pour vous.
