La contrathèque digitale est devenu un outil primordial en entreprise.
La contrathèque n’est pas uniquement juridique. Elle est utilisée par l’ensemble des parties prenantes de la contractualisation en entreprise.
- Qu’est-ce qu’une contrathèque digitale ?
- Quelle différence entre une contrathèque excel et un logiciel contrathèque ?
- Quels sont ses avantages ?
On vous explique pourquoi il est essentiel d’utiliser une contrathèque digitale au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une contrathèque digitale ?
Une contrathèque digitale, aussi appelé aussi appelée contratech ou logiciel contrathèque, est une bibliothèque de contrats numérisée. En premier lieu et sans surprise, la contrathèque vient remplacer les rayonnages et boites d’archives contenant les copies papiers mais aussi les logiciels d’archivage non adaptés.
Un bon outil contrathèque doit vous permettre de réaliser les actions suivantes :
- Accéder en libre service aux modèles de contrats automatisés
- Archiver les contrats en cours de négociation, de signature, d’exécution et/ou terminés
- Récupérer et archiver automatiquement la version signée de vos contrats sur votre solution de signature électronique
- Enregistrer le fil d’activité du contrat et les informations du contrat
- Générer automatiquement une fiche contrat (one pager) comportant les informations essentielles du contrat
- Récupérer votre stock de contrats existants et en extraire des fiches contrats
Bon à savoir : Comme tout outil de stockage, les contrathèques numériques peuvent faire l’objet d’une facturation au volume.
Chez Seraphin.legal, nous avons fait le choix de ne pas adopter ce mode de facturation. Votre objectif est de conclure autant de contrats qu’il faut pour faire croître votre entreprise. Le nôtre est de vous proposer une expérience contractuelle fluide pour simplifier la conclusion de vos contrats.
Quelle différence entre une contrathèque excel et un logiciel contrathèque ?
Contrathèque excel
Excel et Google Sheet sont souvent les premiers outils utilisés pour le suivi des contrats en entreprise. Il peut s’agir soit d’une contrathèque excel dynamique ou statique.
Lorsqu’elle est statique, elle contient une série de colonne à remplir manuellement. Ces colonnes représentent les informations suivies dans le contrat ainsi qu’un lien vers le fichier source du contrat.
Dans ce cas de figure, les informations sont saisies manuellement dans la contrathèque excel une fois le contrat signé.
Lorsqu’elle est dynamique, elle est synchronisée l’ensemble des outils utilisés sur le cycle de vie des contrats et mise à jour automatiquement. Dans ce cas de figure, la saisie de la contrathèque excel déclenche la création du contrat.
[su_note note_color= »#E4F1FE » radius= »7″] Exemple de connexions :
◾ Word ou Gdoc pour générer le contrat automatiquement à partir d’Excel.
◾ Docusign pour indiquer l’état et la date de signature du contrat.
◾ Drive ou Sharepoint pour archiver automatiquement le contrat et insérer un lien menant au fichier.
Exemples d’informations suivies :
◾ Statut
◾ Signature
◾ Echéances
◾ Clauses
◾ Montant
◾ Pénalités
◾ Auteur
◾ Date de renouvellement [/su_note]
Logiciel contrathèque
Il n’y a aucune différence entre un logiciel contrathèque et un logiciel de gestion de contrats. Même si le terme le plus adéquat est logiciel de gestion de contrats puisque la contrathèque en est une fonctionnalité.
[su_note note_color= »#E4F1FE » radius= »7″] Qu’est-ce qui les différencie ?
Finalité : Excel est une feuille de calcul permettant de réaliser de nombreuses choses avec un peu de créativité. Mais excel n’a pas été pensé et conçu pour créer une contrathèque digitale.
Complexité : Une contratèque digitale dispose d’une interface graphique simple permettant de réaliser un certain nombre d’actions sans connaître sur le bout des doigts des fonctions comme pour excel.
Suivi des données: La contrathèque numérique exploite l’intégralité des données de votre contrat pour mieux les analyser. Vous n’avez plus besoin de saisir manuellement ou fusionner des fichiers excel pour retrouver les informations qui vous intéressent.[/su_note]
Utiliser une contrathèque digitale pour systématiser l’archivage centralisé des contrats
L’archivage est la fonction première et primaire d’une bibliothèque de contrats. Une fois signé, une contrathèque digitale digne de ce nom doit pouvoir automatiquement archiver la version signée.
Pourtant, l’analyse des pratiques existantes en matières de gestion de contrats au sein des entreprises permet de mettre en avant de nombreuses difficultés à ce niveau.
- Gestion des archives contractuelles en silo (archivage papier, archivage local sur les ordinateurs des collaborateurs, etc…)
- Difficulté à rechercher des informations en fonction de critères liés au contrat (clause, montant, objet, cocontractant, date de signature etc…)
- Dispersion des données contractuelles dans différents outils et différents serveurs
- Manque de visibilité sur les échanges contractuels pré et post signature du contrat lorsqu’il s’agit de documenter un contentieux
Des modes de stockage particulièrement risqués face à des données aussi sensibles que celles de nos contrats.
Vous le savez, un contrat pose les règles du jeu et fait figure de référence dans les relations que vous entretenez avec votre cocontractant. Un contrat n’est pas un bout de papier qu’on range au fond d’un tiroir mais une mine d’informations stratégiques à exploiter post signature du contrat.
Emmanuelle Tannay, Contract Manager, nous en parlait il y a quelques mois dans l’épisode que nous lui avons consacré sur Paroles de Juristes
Utiliser une contrathèque digitale pour sécuriser la création de contrats
Face à la croissance de votre entreprise et la multiplication des opportunités à concrétiser à travers un contrat, l’étape de création de contrats peut être perçue comme un goulot d’étranglement.
Ne s’agissant pas du seul champ d’action du juriste ou de l’équipe juridique, en fonction de leur charge de travail, le délai de création d’un contrat peut prendre plus de temps qu’il ne faut. C’est pourquoi il est essentiel de responsabiliser les équipes dans la création de certains types de contrats.
Audrey Gillessen, Head of Legal au sein d’Ornikar nous le confiait dans un épisode de Paroles de Juristes
Conclure les contrats sans mettre le juridique dans la boucle pour ne manquer aucune opportunité. Ne pas laisser les commerciaux créer leurs propres contrats peur de voir survenir des risques juridiques. D’un côté comme de l’autre, les craintes sont légitimes et le sujet peut cristalliser des tensions en entreprise
C’est à ce moment qu’une contrathèque digitale prend tout son sens pour sécuriser la création de contrats.
Une contrathèque digitale vous permettra de donner la main à vos clients internes dans la création de leurs contrats en complétant un formulaire. Au-delà du gain de temps évident, ce système vous permettra de paramétrer les champs à personnaliser et même les clauses spécifiques à afficher en fonction des réponses apportées.
[su_note note_color= »#E4F1FE » radius= »7″] Comment ça marche ?
Sur Seraphin.legal, notre éditeur no-code vous permet de créer des blocs, des variables et de paramétrer des conditions d’affichage pour constituer le formulaire de création du document.
Les blocs représentent un bloc de questions
Les variables représentent les champs à personnaliser sur votre document.
Les conditions d’affichage quant à elle vous permettront de faire apparaître un bloc de texte en fonction des réponses de l’utilisateur.
Ainsi, cela permet transformer un document statique en document dynamique. [/su_note]
Utiliser une contrathèque digitale pour simplifier la recherche d’informations
Vous aussi vous recevez des messages de Jean-Michel dans l’urgence ? Vous êtes vous-même à la place de Jean-Michel et vous voudriez réellement pouvoir accéder à toutes ces données en moins de 5 minutes ?
Vos contrats regorgent d’informations stratégiques souvent demandées par vos équipes et vos clients internes.
Pourtant, les données des contrats sont historiquement dispersées voire même totalement inexploitables dans certaines entreprises.
- Les contrats sont stockés dans des classeurs ou des boites d’archives
- Les contrats sont scannés et enregistrés dans des fichiers numériques
- Les contrats sont enregistrés en local sur les ordinateurs des collaborateurs
Au-delà de la dispersion géographique des fichiers, un document scanné ou en format papier rend complexe l’exploitation de ses données.
C’est pourquoi ce qui ne devrait pas vous prendre plus de 5min vous prend la matinée.
Nous sommes tous d’accord pour dire que l’exploitation de l’information contractuelle est rendue particulièrement difficile dans ce contexte.
Une contrathèque numérique doit être votre seule source de vérité lorsqu’il s’agit de piloter vos contrats. Elle vous permettra d’effectuer des requêtes personnalisées grâce à un moteur de recherche puissant et d’apporter des réponses exhaustives sans y passer la journée.
| Sans contrathèque digitale | Avec une contrathèque digitale | |
|---|---|---|
| Retrouver les contrats correspondant à une liste de critères | Une heure, une matinée, voire une journée | En 2min, en choisissant ses critères dans la barre de recherche |
| Obtenir un résumé de contrat pour le comprendre en un coup d’oeil | Des fiches contrats, des tableaux de suivi ne comportant pas les mêmes informations d’un collaborateur à l’autre, ou d’une équipe à l’autre. | Les fiches contrats sont automatiquement générées une fois le contrat créé. |
| Dérouler le fil d’activité d’une série de contrats négociés avec un certains cocontractants (audit trail) | Impossible face à la multitude d’outils. Il faut fusionner les informations enregistrés via l’outil de traitement de texte, la messagerie électronique et la solution de signature électronique. | Il est possible d’exporter le fil d’activité sur tout le cycle de vie du contrat en un clic. |
| Faire des recherches sur un document scanné | Impossible de faire des recherches précises sur des mots-clés, des typologies de clauses, des montants contenues dans le contrat. Il faut au préalable lister les caractéristiques de chacun des contrats en métadonnées pour pouvoir les exploiter. | Grâce à l’OCR, reconnaissance de caractères permet d’exploiter les données contenues dans vos contrats scannés. |
