Les principaux avantages d'une solution de Contract Management pour la fonction DAF
La gestion des contrats et, plus globalement, le pilotage et l'exploitation des données contractuelles est un enjeu central pour le DAF. La réalité des engagements financiers se situe dans les contrats , la fonction DAF doit être en capacité d'accéder à ces informations et de les agréger.
1.Réduction des coûts et des délais de traitement
Un CLM permet d’automatiser les processus liés à la création, la négociation et la validation des contrats, réduisant ainsi le recours à des interventions manuelles coûteuses.
Cela se traduit par des économies sur les frais juridiques et une accélération des cycles de négociation, contribuant ainsi à la rentabilité des projets et à une meilleure maîtrise des délais de mise en œuvre des contrats financiers
2. Amélioration de la visibilité et du contrôle
Une solution CLM offre une vue d'ensemble sur l'ensemble des engagements contractuels, ce qui facilite le suivi des échéances, des conditions de paiement et des obligations légales. Cette visibilité est essentielle pour anticiper les besoins en trésorerie et pour mieux gérer les flux de revenus et de dépenses. Un tableau de bord centralisé permet aussi de prévenir les risques d'erreurs, d’omissions ou de non-conformité.
3. Réduction des risques financiers
Grâce à l’automatisation des processus et au suivi des obligations contractuelles, un CLM permet de limiter les risques financiers liés aux erreurs ou à la mauvaise gestion des contrats. Les alertes automatiques sur les renouvellements et les échéances clés réduisent le risque de pénalités, de litiges ou de ruptures de services qui pourraient impacter le budget de l'entreprise.
4. Conformité renforcée
Le DAF est souvent garant de la conformité aux normes fiscales et légales. Un CLM aide à s'assurer que tous les contrats respectent les exigences réglementaires, en intégrant des alertes et des fonctionnalités de mise à jour en fonction des nouvelles législations, limitant ainsi l'exposition à des amendes ou sanctions.
5. Optimisation des revenus
Les contrats sont la clé des relations avec les clients et les fournisseurs. Un suivi rigoureux des conditions commerciales, des prix et des marges via un CLM permet de maximiser la rentabilité de chaque accord, tout en assurant une bonne gestion des ressources et des flux financiers.
6. Collaboration facilitée et intégration aux SI Financier
Le département financier collabore régulièrement avec les autres services, comme le juridique et les achats. Une solution de Contract Lifecycle Management (CLM) facilite cette collaboration inter-départementale en offrant une interface intuitive qui centralise les discussions, commentaires et modifications des contrats. Mais l’un des atouts majeurs d’un CLM réside dans son interopérabilité avec les systèmes financiers, notamment les ERP.
Conclusion
En adoptant une solution de gestion du cycle de vie des contrats, la direction financière bénéficie d'une automatisation des tâches répétitives, d'une meilleure maîtrise des risques et d'une optimisation des coûts, contribuant ainsi directement à l'amélioration des performances globales de l'entreprise.
Persona !
Julien Fritz – DAF en Scale-up Fintech
Âge : 35 ans
Emploi : CFO (Directeur Administratif et Financier)
Situation familiale : Marié, pas d’enfants
Ville : Paris
Contexte professionnel :
Julien Fritz est diplômé d’une grande école de commerce, avec un parcours initial au sein de grands groupes, où il a acquis une solide expérience dans des environnements corporate structurés.
Il est actuellement CFO dans une fintech française en pleine hypercroissance, membre du Next40, où il est arrivé il y a un an pour relever de nouveaux défis.
La fintech vient de finaliser une importante levée de fonds, et Julien a eu la responsabilité de structurer l'entreprise sur les plans financier, administratif, et juridique. L'entreprise se porte très bien, et Julien apprécie d'avoir un rôle clé dans la structuration post-levée de fonds. En tant que CFO, il supervise également une équipe juridique de trois juristes, qui lui sont directement rattachés.
Objectifs et motivations :
Julien est orienté vers l'efficacité et la performance. Il souhaite professionnaliser et structurer l'ensemble des processus contractuels de l'entreprise pour gagner en agilité et sécuriser l’activité.
Ses principaux défis incluent la gestion des risques contractuels et la conformité réglementaire, notamment en matière de contrôle de l'ACPR (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution), ce qui est crucial pour une fintech.
Julien cherche activement des solutions permettant de :
-Automatiser la gestion des contrats et donner plus de transparence aux différents départements impliqués (notamment l'équipe juridique et les équipes commerciales).
-Améliorer la collaboration inter-services sur les sujets contractuels en responsabilisant davantage les collaborateurs et en réduisant le cycle de conversion des contrats commerciaux, souvent ralenti par des blocages juridiques.
-Garantir une conformité sans faille en étant notifié de toutes les échéances contractuelles importantes pour éviter les reconductions tacites ou des pénalités.
-Accélérer le reporting contractuel avec une solution capable de fournir des données fiables et en temps réel, aussi bien pour le suivi des contrats que pour la gestion des risques associés.
Il sait que l'équipe juridique actuelle n'a pas les ressources humaines ni les outils nécessaires pour faire face à la croissance rapide de l’entreprise. Par ailleurs, les juristes ne sont pas “data-driven” et ne peuvent lui fournir un reporting régulier et précis sur la "santé" contractuelle de l'entreprise, ce qui complique la prise de décision.
Frustrations :
Visibilité limitée : Julien manque de transparence sur l'état actuel des contrats, ce qui lui demande de réaliser des audits chronophages.
Lenteur des cycles de conversion commerciaux : Les délais des contrats dépassent souvent deux mois, ce qui freine la croissance de l'entreprise.
Insécurité face à la réglementation : Il craint que l'entreprise ne soit pas totalement prête en cas de contrôle ACPR, car il n'a pas l'intégralité des données à portée de main.
Solutions recherchées :
Julien espère trouver rapidement une solution complète de gestion contractuelle (Contract Management System) qui s'intègre parfaitement à l'ERP de l'entreprise. Ce type de solution permettrait de :
Suivre l’activité contractuelle en temps réel via un tableau de bord (dashboard) offrant des indicateurs clés sur les contrats.
Gérer les risques contractuels de manière proactive, en anticipant les échéances et en mettant en place des alertes pour les échéances importantes.
Optimiser les processus pour réduire les cycles de conversion commerciale en automatisant certaines tâches juridiques récurrentes.
Structurer le service juridique avec des outils basés sur des données fiables, permettant de piloter la performance du service et démontrer une maîtrise des risques.
Problématiques rencontrées :
Reporting insuffisant : L'absence de données fiables limite sa capacité à prendre des décisions éclairées.
Manque de ressources humaines dans l'équipe juridique pour faire face à l'augmentation du volume des contrats.
Risque de non-conformité : Julien sait qu'un audit ACPR serait difficile à gérer avec les outils actuels.
Citations clés :
"J'espère trouver rapidement une solution complète qui me permette de suivre l'activité contractuelle et qui s'intègre avec mon ERP."
"La majorité des cycles de conversion commerciaux dépassent deux mois à cause de blocages côté juridique."
Enjeux futurs :
Pour Julien, il est impératif de mettre en place des outils qui lui permettront de maîtriser les risques contractuels tout en optimisant la rentabilité du service juridique. Une solution de gestion des contrats data-driven faciliterait la structuration de l’équipe juridique, tout en soutenant la croissance rapide de l’entreprise. Il est également focalisé sur la rentabilité et cherche à démontrer un retour sur investissement tangible en mettant en place ces solutions.
Julien est donc en quête d'une solution qui lui permettra de piloter son entreprise avec des données fiables et de garantir la conformité légale en toute circonstance.
Une DAF augmenté poursa gestion contractuelle
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Contrathèque
Notamment pour les DAF-CFO qui ne dispose pas de services juridiques en interne. La plupart souhaite obtenir une contrathèque prête à l'emploi pour disposer d'un outil de gestion juridique et sécuriser le contenu des contrats
Reporting financier à partir des données contractuelles présentes dans les contrats signés
Une gestion efficace des contrats implique pour le DAF de pouvoir suivre l’activité contractuelle en temps réel via un tableau de bord (dashboard) offrant des indicateurs clés sur les contrats et disposer d'une possiibilité de réaliser des extractions de type tableur à partir de requête précise . Il s'agit aussi de pouvoir exploiter les données contractuelles générées par le CLM dans le SI Financier afin de disposer de données fiables et contenus dans la version finale des contrats signés
Réduction des coûts/ Alerte sur les échéances
La gestion des contrats implique de nombreuses échéances nécessitant des décisions et actions concrètes. En convertissant les contrats en données contractuelles, nous vous offrons des tableaux de bord et des alertes calendaires pour suivre tous les événements clés de la vie du contrat . Cela optimise notamment le décisionnel sur les renouvellements des contrats fournisseurs et permet de générer des économies et ne pas se retrouver à subir un renouvellement tacite par exemple.
