Lors de la transformation numérique de votre agence, le registre des mandats en ligne devient rapidement un outil essentiel pour la dématérialisation de votre activité de Transaction ou de Gestion.
Optimisez votre activité immobilière
Le premier objectif de votre transition digitale est de réduire votre utilisation du papier. Si vos mandats sont rédigés puis signés électroniquement, pourquoi conserver un registre des mandats papier ? Prenez le virage du digital et dématérialisez votre registre des mandats Transaction ou votre registre des mandats Gestion.
Les registres électroniques des mandats ImmoSign vous permettent de gagner du temps lors de la saisie d’un nouveau mandat, lors de la consultation avec des systèmes de recherche, mais aussi lors de l’export en cas de contrôle : vous pouvez fournir un fichier PDF horodaté et certifié électroniquement.
Quelle que soit la situation, le registre des mandats en ligne ImmoSign est adapté et facile à utiliser.
- Si votre client préfère signer son mandat sur papier : vous pouvez prendre le numéro d’ordre et attacher une copie du mandat dès sa signature. Vous n’avez plus qu’à apposer manuellement le numéro d’ordre sur le mandat.
- Si votre client préfère signer son mandat électroniquement : la prise de numéro d’ordre et son apposition sont automatiques dès la signature du dernier mandant. C’est complètement transparent pour vous.
Sécurisez votre agence avec les registres des mandats en ligne ImmoSign
Dématérialiser les registres des mandats, c’est bien. Le faire avec une solution qui sécurise votre activité et vous permet d’être en conformité avec la loi, c’est mieux ! Les registres des mandats en ligne ImmoSign ont été conçus par notre équipe R&D sous la supervision de notre service juridique avec pour objectif le respect total des impératifs légaux.
Identification de l’auteur
Chaque registre des mandats en ligne ImmoSign est associé à une seule carte professionnelle (carte T ou carte G selon le type de registre des mandats).
L’utilisateur qui prend un numéro d’ordre est identifié sur la ligne concernée. Cette information n’est pas modifiable, même en cas de départ du salarié. Vous savez précisément qui a enregistré quel mandat.
Traçabilité des entrées dans le registre de mandats
La solution de registre de mandats en ligne ImmoSign garantit l’intégrité de chaque entrée et l’intégrité globale du registre. Chaque saisie est scellée et devient infalsifiable.
Aucune modification ne peut être apportée aux entrées du registre.
Chronologie des entrées du registre garantie
La temporalité est un critère juridique essentiel défini dans la Loi Hoguet : le numéro d’ordre doit être pris immédiatement après la signature par l’ensemble des mandants et apposé immédiatement après, afin que chaque mandant puisse repartir avec un exemplaire signé et numéroté.
La réservation d’un numéro d’ordre n’est donc pas une solution juridiquement fiable. C’est pourquoi la solution de registre des mandats en ligne ImmoSign prévoit que la prise de numéro d’ordre se fait automatiquement lors de la signature du dernier mandant. Le numéro est apposé aussitôt et toujours de manière automatique sur le mandat. Cette technologie conforme au règlement eIDAS garantit l’origine et l’intégrité du numéro d’ordre apposé. Et enfin chaque signataire reçoit un lien de téléchargement du mandat signé et numéroté dans sa version originale numérique.
Afin de garantir la chronologie des entrées, nous avons également mis en place une solution technique qui permet de garantir l’enchainement des entrées dans le registre. Aucune ligne ne peut être ajoutée manuellement.
Export sécurisé du registre des mandats en ligne
En cas de contrôle vous devez être en mesure de fournir votre registre des mandats. ImmoSign intègre un export sécurisé de votre registre des mandats en ligne. Le fichier PDF généré garantit par différentes preuves numériques l’authenticité des données affichées et la validité juridique du registre.
Rappel sur les registres des mandats
Le mandat immobilier est au cœur de votre activité. Sans mandat, vous n’avez pas de biens à proposer à la vente ou à la location ! Sa dématérialisation est donc un enjeu important pour votre activité.
De plus le mandat est un contrat très encadré juridiquement. Le respect de ce cadre légal est le garant de votre sécurité juridique et de la pérennité de votre activité.
Ainsi un des premiers impératifs d’une agence immobilière est de reporter chaque mandat signé dans un registre des mandats. Il en existe deux types :
- Les registres des mandats transaction,
- Les registres des mandats gestion.
La loi Hoguet et le cadre légal des registres de mandats
Le cadre légal des registres des mandats est défini par la Loi Hoguet de 1970. Elle comporte plusieurs impératifs :
- Vous devez renseigner le registre des mandats dès le premier mandat.
- Chaque registre des mandats immobiliers doit être associé à une seule carte professionnelle. De la même façon, chaque carte ne peut être associée qu’à un seul registre des mandats de même catégorie.
- Le registre des mandats Gestion est différent du registre des mandats Transaction.
- Plusieurs informations sont obligatoires telles que le numéro d’ordre, la date du mandat, le nom du ou des mandants ainsi que leur adresse. Selon le type de registre, transaction ou gestion, d’autres informations doivent également être saisies.
- La numérotation des mandats est primordiale. Tous les mandats doivent être numérotés.
- Vous devez porter au registre tous les mandats signés.
- La numérotation des mandats doit respecter l’ordre chronologique de leur signature.
- Vous ne pouvez pas modifier une entrée.
- À tout moment, vous devez être en mesure de mettre le registre des mandats à disposition des autorités de contrôle.
- Vous devez veiller à conserver le registre des mandats pendant 10 ans, tout comme les mandats.
Envie d’en savoir plus ?
Réservez votre démo
Votre consultant ImmoSign vous rappelle pour fixer un rendez-vous de présentation de la fonctionnalité des registres électroniques des mandats et de la solution ImmoSign.
