La salle de signature électronique est la pièce qui permet de formaliser le contrat de location, le contrat de réservation ou le compromis de vente. Lieu d’accueil de la cérémonie de signature, elle porte l’identité de votre agence.
Une salle de signature électronique, c’est quoi ?
C’est la pièce où sont signés électroniquement les documents relatifs à la transaction ou à la location d’un bien immobilier :
- compromis de vente,
- contrat de réservation,
- CCMI (Contrat de Construction de Maison Individuelle),
- bail de location.
Les signataires, acquéreurs et vendeurs dans le cas d’une transaction immobilière, locataires et bailleurs dans le cas d’une gestion locative, s’y retrouvent pour partager une étape essentielle de leur vie. Ce moment reste en général gravé dans leur mémoire. La salle où il va se passer est un facteur-clé pour assurer l’image de votre agence.
Comment aménager la salle de signature ?
Déco contemporaine, moderne ou vintage, votre salle de signature électronique doit vous ressembler, être dans la continuité de votre agence immobilière ou de construction. Elle porte votre identité.
Vos clients, qu’ils soient acheteurs, vendeurs, locataires ou bailleurs, doivent s’y sentir bien. Vous devez donc porter un soin tout particulier à son aménagement :
- Boissons chaudes et fraîches
- Amuses-bouches sucrés ou salés
- Télévision grand écran ou écran de projection pour permettre la lecture simultanée des actes par l’ensemble des signataires. La lecture sera plus confortable pour l’ensemble des parties.
- Tablette de signature électronique IMMOSIGN avec son stylet
- Prises électriques et réseau pour raccorder votre PC en toute sécurité
- Chargeurs mobiles de secours pour pallier un défaut de batterie de l’un des signataires
- Wifi et code d’accès pour assurer la réception des emails
- PC pour accéder à votre application IMMOSIGN
Détail mais pas des moindres, assurez-vous que vos clients captent suffisamment le réseau téléphonique pour recevoir les SMS de confirmation de la signature électronique.
En ces temps de prévention du COVID-19, la salle de signature doit être équipée pour permettre la distanciation sociale et les gestes barrières. Prévoyez un temps après le départ des deux parties pour nettoyer et désinfecter la salle et ses équipements ainsi que le prévoit la législation. De la même façon, assurez-vous d’être en mesure de proposer les éléments de restauration (boissons et en-cas) en toute sécurité et en conformité avec les impératifs légaux.
Les signataires peuvent être nombreux, notamment dans le cas d’une transaction dans le cadre d’une succession ou d’un bail pour une colocation. Prévoyez une salle suffisamment grande pour accueillir l’ensemble des signataires.
La cérémonie de signature, un temps important
L’acquisition et la location d’un bien immobilier sont des moments marquants de la vie, presque des rituels de passage notamment pour des primo-accédants et des primo-locataires. On parle aujourd’hui de cérémonie de signature car ces actes sont codifiés et répondent à un certain nombre de critères légaux.
La signature électronique permet d’apporter la modernité et la sécurité d’un processus éprouvé. Elle vous permet de gagner du temps et de réduire votre consommation de papier. D’un point de vue image de votre agence, elle vous permet d’appuyer votre transition digitale et de vous ancrer dans les attentes techniques des nouvelles générations.
Grâce à votre tablette IMMOSIGN, les signataires présents pourront apposer leur signature manuscrite sur les documents en plus de leur signature électronique.
La signature électronique pour les professionnels de l’immobilier
Plus qu’une solution de signature électronique, IMMOSIGN vous accompagne dans votre transition digitale. Notre solution digitale IMMOSIGN intègre :
- Le matériel
- Le logiciel avec la signature électronique et les LRE (Lettres Recommandées Électroniques)
- La formation de vos collaborateurs
- Le conseil juridique et technique
- Une hotline dédiée
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