Les principaux avantages d'une solution de Contract Management pour la fonction RH
La gestion des contrats et, plus globalement, la génération et la gestion de la documentation juridique, est un enjeu central pour les ressources humaines (RH). Une solution de Contract Lifecycle Management (CLM) offre de nombreux avantages qui permettent de simplifier les processus, de réduire les risques et d'améliorer l'efficacité. Voici les principaux bénéfices pour les départements RH.
1. Automatisation et standardisation des processus contractuels en droit social
Les RH gèrent une grande diversité de contrats, incluant les contrats de travail, les accords de confidentialité, ou encore les accords de prestation pour les freelances. Une solution de CLM permet d'automatiser la création, la modification et le suivi de ces documents à l'aide de modèles préconfigurés qui peuvent intégrer les particularités légales de l’entreprise (convention collective, accord de branche, charte du télétravail, etc.). Elle peut également prendre en compte des éléments comme le référentiel des compétences ou la grille de rémunération. Cette automatisation réduit les erreurs humaines, garantit une uniformité des termes juridiques et accélère les processus de recrutement ou de gestion des prestataires externes.
2. Gestion centralisée des documents et contrat, accès et partage facilités
Un CLM centralise l'ensemble des contrats au même endroit, facilitant ainsi leur accès et leur gestion. Cela est particulièrement utile pour les RH, qui manipulent un volume important de documents sensibles. Une plateforme centralisée permet aux utilisateurs de retrouver rapidement un contrat, de vérifier son statut ou d'accéder à des informations essentielles, comme les dates d'échéance. Cette gestion centralisée est également cruciale pour assurer la conformité avec les réglementations relatives à la protection des données et à l'archivage des documents RH.
3. Suivi des échéances et gestion des renouvellements
L'une des principales difficultés pour les RH est de suivre les échéances des contrats, qu'il s'agisse de contrats à durée déterminée ou d'accords spécifiques. Une solution de CLM permet de recevoir des alertes automatiques avant la fin d'un contrat, facilitant ainsi le renouvellement en temps opportun ou la modification des conditions avant l'échéance.
4. Réduction des risques juridiques
Les RH gèrent une grande diversité de contrats, incluant les contrats de travail, les accords de confidentialité, ou encore les accords de prestation pour les freelances. Une solution de CLM permet d'automatiser la création, la modification et le suivi de ces documents à l'aide de modèles préconfigurés qui peuvent intégrer les particularités légales de l’entreprise (convention collective, accord de branche, charte du télétravail, etc.). Elle peut également prendre en compte des éléments comme le référentiel des compétences ou la grille de rémunération. Cette automatisation réduit les erreurs humaines, garantit une uniformité des termes juridiques et accélère les processus de recrutement ou de gestion des prestataires externes.
5. Amélioration de l'efficacité administrative
Un CLM centralise l'ensemble des contrats au même endroit, facilitant ainsi leur accès et leur gestion. Cela est particulièrement utile pour les RH, qui manipulent un volume important de documents sensibles. Une plateforme centralisée permet aux utilisateurs de retrouver rapidement un contrat, de vérifier son statut ou d'accéder à des informations essentielles, comme les dates d'échéance. Cette gestion centralisée est également cruciale pour assurer la conformité avec les réglementations relatives à la protection des données et à l'archivage des documents RH.
6. Conformité aux réglementations en vigueur
L'une des principales difficultés pour les RH est de suivre les échéances des contrats, qu'il s'agisse de contrats à durée déterminée ou d'accords spécifiques. Une solution de CLM permet de recevoir des alertes automatiques avant la fin d'un contrat, facilitant ainsi le renouvellement en temps opportun ou la modification des conditions avant l'échéance.
7. Collaboration facilitée et intégration aux systèmes RH
Les RH collaborent régulièrement avec d'autres départements comme le juridique et le finance. Un CLM favorise une collaboration fluide entre ces équipes via des interfaces intuitives qui centralisent les discussions, commentaires et modifications. En plus de cela, les contrats RH peuvent être convertis en données pour alimenter, via des API, des systèmes comme les SIRH ou ERP. De plus, dans le cadre de l'IA générative, les données contractuelles RH peuvent être exploitées dans des systèmes de Retrieval-Augmented Generation (RAG) pour être utilisées dans des modèles d'IA interne.
Conclusion
Une solution de CLM optimise considérablement les opérations RH en automatisant la gestion des contrats, en réduisant les risques juridiques et en facilitant la conformité aux obligations légales. Elle permet aux équipes RH d'améliorer leur productivité tout en garantissant une gestion plus fluide et sécurisée des relations contractuelles avec les employés et prestataires.
Persona !
Caroline est Responsable des Ressources Humaines dans une ETI située à Dijon. Elle n'a pas de formation juridique. Cela fait 2 ans qu'elle occupe ce poste, au sein d’une entreprise qui entame actuellement une transformation digitale importante. Carole a été désignée pour piloter la refonte des processus RH et l'intégration des outils numériques. Bien qu'elle soit enthousiaste à l'idée de moderniser les pratiques RH, elle se sent dépassée par la complexité des solutions technologiques disponibles sur le marché.
Elle n'a pas d'équipe technique à disposition pour l’accompagner dans la rédaction d’un cahier des charges ou la sélection des outils les plus adaptés, et s'inquiète de la charge de travail supplémentaire que cela représente. Néanmoins, Emilie aime relever les défis et souhaite s’investir pleinement dans ce projet. Elle envisage d'organiser des ateliers et des formations pour son équipe afin de s’assurer de la bonne adoption des nouveaux outils. Son objectif à long terme est de renforcer l'efficacité des RH tout en contribuant à l’amélioration de la performance globale de l’entreprise.
Objectifs:
- Améliorer et moderniser les processus RH : Automatiser les tâches répétitives pour libérer du temps et se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des talents ou la gestion des compétences.
- Accroître la visibilité des activités RH : Obtenir des données précises sur la gestion des talents et les processus de recrutement pour mieux communiquer avec la direction générale.
- Renforcer la sécurité des données RH : Garantir la conformité des processus RH avec les réglementations en vigueur, notamment le RGPD.
- Favoriser l’autonomie des managers : Mettre en place des outils self-service permettant aux managers de gérer plus facilement les aspects RH opérationnels (suivi des performances, gestion des congés, etc.).
- Améliorer l'image du service RH : Faire des RH un service perçu comme facilitateur plutôt que comme une fonction administrative lourde.
Digitalisation des RH
- Gestion des talents et des compétences
- Innovation RH
- Automatisation des processus RH
- Bien-être au travail et engagement des collaborateurs
Challenges actuels:
- RH sollicités mais sous-dotés en outils et en personnel : L’équipe RH est régulièrement sollicitée pour des tâches administratives chronophages, laissant peu de temps pour des projets stratégiques comme le développement des talents ou l’amélioration de l’expérience employé.
- Manque de données chiffrées : Emilie éprouve des difficultés à extraire des données fiables sur l’activité RH pour pouvoir les présenter à la direction générale et démontrer l’impact de son service.
- Améliorer la communication interne : Il y a un manque de communication et de compréhension entre les RH et les managers opérationnels. Emilie souhaite donner plus de visibilité sur les activités RH et montrer que son équipe est un acteur clé de la performance de l’entreprise.
- Simplifier les processus tout en garantissant la conformité : Caroline doit jongler entre l'efficacité des processus RH et la nécessité de rester conforme aux nombreuses réglementations, notamment en matière de protection des données et de droit du travail.
Une DRH augmentée poursa gestion contractuelle
Le top 3 des fonctionnalités MYLEGITECH les plus demandées par les RH
Autocomplétion des documents à partir du registre du personnel
La gestion RH nécessite souvent la création de nouveaux documents pour chaque salarié. Afin de garantir des données personnelles à jour lors de leur génération, notre solution CLM se connecte à votre SIRH ou permet d'intégrer votre registre du personnel directement dans la plateforme, facilitant ainsi l'autocomplétion des documents
Gestion collaborative du clausier RH
Une gestion efficace de votre clausier RH nécessite une approche collaborative, impliquant toutes les parties concernées dans sa gouvernance : grille de rémunération, sécurité, clauses sur les données personnelles, procédures d'attribution du matériel informatique, etc. Notre module clausier vous permet de générer des contrats et documents RH toujours conformes à la politique de l'entreprise et aux réglementations en vigueur.
Dashboard/ Alerte sur les échéances
La gestion d'un contrat RH implique de nombreuses échéances nécessitant des décisions et actions concrètes. En convertissant les contrats RH en données contractuelles, nous vous offrons des tableaux de bord et des alertes calendaires pour suivre tous les événements clés de la vie du contrat (fin de période d'essai, date anniversaire, durée du temps de travail, etc.).
Veille juridique! Quelques conséquences de clauses mal rédigées...
96-40.213 Cour de cassation - 1997-12-17
Clause de durée du contrat : Dans l'affaire M. X… c/ Société Arvieu, le contrat de travail indiquait que l'emploi était "permanent" mais mentionnait également une durée de "6 mois avec essai". Cette ambiguïté a conduit à un litige sur la nature du contrat (CDD ou CDI). Le conseil de prud'hommes a interprété les clauses et conclu que le contrat était à durée indéterminée, rejetant ainsi les demandes du salarié pour rupture abusive de CDD.
11-22.271 Cour de cassation - 2013-03-13
Dans l'affaire M. X… c/ Société L'Union France entretien, le salarié contestait l'application abusive d'une clause de mobilité, qui l'affectait sur des sites de plus en plus éloignés de son domicile. La Cour de cassation a jugé que l'abus invoqué par le salarié n'était pas manifeste, soulignant ainsi l'importance de la clarté et de la précision dans la rédaction des clauses de mobilité pour éviter des interprétations litigieuses.
13-13.506 Cour de cassation - 2014-04-30
Clause de rémunération : Dans l'affaire Mme X… c/ Société Seca Robert Paul, le contrat de travail mentionnait une prime annuelle de 2 000 euros "en décembre 2008, au prorata de la présence dans l'entreprise". La salariée a réclamé cette prime pour les années suivantes, arguant que la clause impliquait un versement annuel. La Cour de cassation a interprété la clause comme ambiguë et a donné raison à la salariée, soulignant la nécessité de rédiger des clauses de rémunération sans ambiguïté pour éviter des litiges sur leur interprétation.
96-40.213 Cour de cassation - 1997-12-17
Clause de période d'essai : Dans l'affaire M. X… c/ Société Saxa Benny, le contrat de travail indiquait une période d'essai de six mois, ce qui n'était pas conforme aux usages de la profession de plombier. Le salarié a contesté la rupture de son contrat pendant cette période, arguant que la clause était mal rédigée et non conforme. La Cour de cassation a confirmé que la période d'essai de six mois n'était pas justifiée, ce qui a conduit à la requalification du contrat en CDI.
