Vous en avez marre du flux considérable de paperasse à cause du nombre croissant de documents contractuels en format papier ? La signature de contrats et autres documents s’avère être une activité des plus chronophage pour vous ou votre service ?
Rassurez-vous, une solution existe : la signature électronique. Elle vous permet de valider vos documents en utilisant des formats numériques connus comme le PDF ou Word.
Signature électronique : Définition
La signature électronique est une technologie permettant de signer un document en ligne en quelques minutes tout en fournissant une valeur probante. Contrairement à la signature numérique ou encore à la signature scannée, la signature électronique permet de rapporter la preuve du consentement du signataire.
La signature électronique entre dans un cadre juridique précis en Europe via le règlement eIDAS et en France avec sa retranscription dans les articles 1366 et 1367 du code civil.
Signature électronique : quels sont les mécanismes qui permettent de rapporter la preuve du consentement ?
Voici les mécanismes permettant de rapporter la preuve du consentement :
✅ L’intégrité du document est garantie : le document ne peut faire l’objet d’aucune modification, altération entre sa signature et sa consultation.
✅ L’identité du signature est garantie par l’authentification : l’identité des signataires est vérifiée via différentes options d’identification (adresse email, code d’accès, appel téléphonique, sms, vérification de pièce d’identité etc..)
Quelles sont les caractéristiques de la signature électronique ?
✅ Authentique : l’identité du signataire est vérifiée par un procédé d’authentification
✅ Infalsifiable : l’authentification ne permet pas d’usurpation d’identité
✅ Non réutilisable : contrairement à la signature numérique ou scannée, la signature électronique d’un document lui est propre et ne peut pas être réutilisée sur un autre document
✅ Inaltérable : son intégrité est garantie par un procédé technique empêchant les modifications sur document signé
✅ Irrévocable : une fois signé, sa fiabilité est présumée jusqu’à preuve du contrat comme pour la signature manuscrite
Quel est le bon terme à utiliser entre signature numérique, scannée, digitale et signature électronique ?
Les trois termes sont très souvent employés comme synonymes. Pourtant la signature numérique ou la signature scannée n’ont pas a même force probante que la signature électronique.
Si vous évoquez la signature vous permettant de garantir l’intégrité d’un document, d’authentifier son auteur et de rapporter la preuve de son consentement, le terme à privilégier est celui utilisé dans la réglementation européenne et le code civil à savoir “signature électronique”.
Quels sont les 3 types de signatures électroniques ?
On distingue 3 types de signature électronique : la signature simple, avancée et qualifiée.
Les trois disposent d’une valeur probatoire. La signature avancée se différencie par des critères de vérification d’identité. La signature qualifiée implique l’émission d’un certificat numérique qualifié émis par un tiers de confiance qualifié (QTSP).
Comment créer une signature électronique ?
La création d’une signature électronique implique la souscription à une licence de solution de signature électronique ou l’utilisation de ce type de solutions par vos cocontractants.
Ces solutions sont aussi directement intégrées avec les outils de gestion de contrats comme Seraphin.legal.
Comment signer un document word avec une signature électronique ?
Il vous suffit d’insérer votre document Word ou PDF dans votre outil de signature en ligne ou votre solution de gestion de contrats et de remplir les informations qui vous sont demandées au sujet des signataires (nom, prénom, coordonnées etc..).
Comment archiver un document signé électroniquement ?
Votre document PDF signé électroniquement est automatiquement archivé sur votre espace personnel. Certains outils de signature électronique comme Yousign conservent un dossier de preuve pendant 10 ans pour leurs clients après résiliation de leurs licences.
Sur Seraphin.legal, une fois signé, votre document contractuel est automatiquement archivé dans votre dossier, sans aucune action supplémentaire de votre part, et lié à une fiche récapitulative avec les informations les plus importantes de votre contrat.
Quels sont les avantages de la signature en ligne ?
La signature électronique permet de centraliser tous les flux
Tous vos flux contractuels rassemblés dans un seul et même endroit, c’est possible !
Vous n’avez plus besoin d’utiliser une multitude d’outils pour chacune des étapes de la contractualisation. Plus besoin non plus d’importer, exporter votre contrat manuellement dans une solution de signature électronique.
La centralisation des flux vous permet un meilleur suivi des actions autour de vos contrats et de vos données contractuelles. Des ressources bienvenues pour vérifier la conformité de vos engagements ou auditer votre parc contractuel.
71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leurs contrats (source : Journal du Contract Management).
Cette absence de centralisation peut affecter le suivi des engagements contractuels et constitue une prise de risque à la fois juridique et financière.
Sur un logiciel de gestion de contrats comme Seraphin.legal, vos contrats sont signés et archivés dans un seul et même endroit, sans action supplémentaire.
La signature électronique permet de réduire son cycle de conversion
Un contrat à signer au plus vite à l’autre bout de la France ou de l’Europe peut prendre plusieurs jours à arriver par courrier.
Cette pratique est aussi sujette aux aléas tels que les grèves, la perte ou l’endommagement de courriers. Cela retarde donc la conclusion de l’accord, le projet et donc l’encaissement potentiel du chiffre d’affaires.
Sur Seraphin.legal, une fois le projet de contrat validé et le workflow/parcours de signature défini, le document est envoyé en signature auprès des interlocuteurs habilités à signer (qu’il s’agisse d’un dirigeant ou d’un délégataire de pouvoir).
La signature électronique permet d’automatiser vos workflows
Et si la signature d’un contrat pouvait déclencher automatiquement la création d’une facture, la préparation d’une commande ou encore l’envoi d’un e-mail ?
Sur Seraphin.legal, vous pouvez synchroniser votre processus contractuel à vos applications métiers et déclencher des actions spécifiques à chaque événement sur votre contrat.
Outils de signature en ligne : comment choisir ?
Il est parfois compliqué de s’y retrouver parmi les nombreuses solutions de signature électronique sur le marché.
Quelles sont leurs différences ? Sont-elles toutes certifiées ? Sont-elles toutes reconnues en France ? Correspondent-elles réellement à vos besoins ? Nombreuses sont les entreprises à demander conseil à notre équipe à ce sujet pour trouver l’outil le plus adapté à leurs besoins.
Quels sont les critères à prendre en compte au moment de choisir votre outil de signature électronique ?
La solution de signature électronique doit être capable de :
✅ Vérifier l’identité des signataires via différentes options d’identification (adresse email, code d’accès, appel téléphonique, sms, vérification de pièce d’identité etc..) ;
✅ Recueillir le consentement du signataire sur l’accord ;
✅ Lier chaque signature à son signataire et au contrat signé ;
✅ Utiliser la technologie Public Key Infrastructure (PKI) pour protéger les documents.
Quelques exemples de solutions de signature électronique :
- Yousign : Caen, France.
- Docusign : San Francisco, Etats-Unis.
- Universign : Paris, France.
- Signaturit : Barcelone, Espagne.
- HelloSign : Filiale de Dropbox, San Francisco, Etats-Unis.
- Lex Persona : Troyes, France.
- Adobe Sign : San José, Etats-Unis.
Bon à savoir : Seraphin.legal s’interface avec toutes les solutions de signature électronique.
Nos clients sont libres du choix de la solution qui leur convient le plus. Nos clients peuvent choisir l’outil qui correspond le plus à leurs besoins et leur budget, sans aucune contrainte.
