Maria PAÏS, Directrice ADV Nationale Geoxia a accepté de revenir sur le partenariat mis en place avec ImmoSign.
Pouvez-vous présenter Geoxia et votre activité ?
Implanté sur l’ensemble de la France, Geoxia commercialise et construit des maisons individuelles pour les particuliers sous 4 marques commerciales :
- Maisons Phenix
- Maison Familiale
- Maison Castor
- Maison Briot
Geoxia est l’enseigne juridique.
Une filiale du groupe, sous les marques Phénix Evolution et Evolutiv’Habitat, réalise des travaux d’extension, de rénovation, d’isolation et d’embellissement de l’habitat. Cette filiale intervient également pour le compte de compagnies d’assurance qui nous sollicitent pour effectuer les travaux de réparation suite à des sinistres, comme des dégâts des eaux mais aussi des sinistres plus lourds tels que des incendies ou des affaissements.
Quel est votre rôle au sein de Geoxia ?
J’ai en charge la Direction Administration des Ventes du groupe Geoxia sur la partie Maisons Individuelles. Mon service a en charge la gestion du dossier client, de l’établissement du contrat de construction jusqu’à la levée des conditions suspensives pour une transmission du dossier aux équipes techniques.
Le CCMI est donc mon domaine de prédilection.
Comment avez-vous connu ImmoSign ?
GEOXIA a été parmi les premiers CMIstes à faire signer électroniquement le contrat de construction à ses clients. Nous avions déjà mis en place une solution de signature électronique sur un territoire de Geoxia en 2017 puis un second en 2018. Nous avons voulu changer de solutions pour différentes raisons, notamment pour avoir un meilleur accompagnement ainsi qu’une solution plus souple.
Nous avons fait un appel d’offre pour trouver un partenaire. Un de vos confrères vous a recommandé et m’a transmis les coordonnées de Monsieur Anquetil que j’ai contacté afin que ImmoSign fasse parti de l’appel d’offre. C’est une bonne carte de visite car il est rare de se recommander entre confrères.
En conclusion, cela a été une bonne recommandation puisqu’aujourd’hui nous sommes partenaires.
Quels étaient vos objectifs et comment ImmoSign y a répondu ?
La signature électronique du CCMI
Notre objectif premier était la signature électronique du Contrat de Construction de Maison Individuelle. C’était vraiment notre premier besoin : la signature électronique du CCMI avec ses contraintes. Dès 2017, un cabinet d’avocats nous a accompagné pour gérer au mieux le sujet au vu des spécificités de la Loi de 1990 qui régit notre activité.
La capacité d’adapter la solution aux spécificités de la Loi 90
Le CCMI a des contraintes assez lourdes sur des aspects réglementaires. La plupart des solutions du marché nécessite des développements spécifiques pour répondre à ces contraintes. Par exemple, l’apposition de mentions manuscrites imposées par les textes. La solution nous permet de sécuriser notre relation contractuelle avec le client.
La découverte d’autres solutions digitales
Le domaine informatique est en constante évolution. On s’est dit que c’était l’occasion d’aller voir les outils plus performants, plus faciles d’accès, plus ergonomiques pour nos utilisateurs.
La Lettre Recommandée Électronique
Nous avons tout de suite adhéré à la solution car elle couplait la signature électronique à la Lettre Recommandée Électronique qualifiée. Cette fonctionnalité permet d’améliorer la performance de nos équipes. C’est un gain de temps de ne pas avoir à basculer sur une autre plateforme, de télécharger d’un côté les pièces puis de les recharger sur une autre application pour faire les envois… Ce couplage avec la Lettre Recommandée Électronique nous a tout de suite intéressés.
La signature électronique étendue aux autres documents
Avec ImmoSign, nous avons également la possibilité de signer électroniquement tout type de document :
- Le contrat de construction, dont le cadre est fortement réglementé (différents types de pièces, des mentions manuscrites puis l’envoi des documents en lettre recommandée électronique)
- Les documents d’un tiers tel que le CERFA pour la demande de permis de construire
Cette souplesse a été également un facteur important dans le choix de la solution ImmoSign.
L’accompagnement sur mesure ImmoSign
L’accompagnement était un élément important dans notre choix. Il passait par plusieurs aspects :
- Une solution adaptée aux impératifs de notre métier et de la Loi 90
- La capacité d’interfacer la solution avec nos autres outils digitaux
- La formation des équipes dans les agences
- Le suivi et le support téléphonique
Comment s’est passé le déploiement de la solution ImmoSign ?
L’implication des équipes dans le choix de la solution ImmoSign
Nous avons mis en concurrence ImmoSign avec 2-3 autres solutions. Puis nous avons organisé une démonstration auprès d’un échantillon d’opérationnels de Geoxia. Il était important que les premiers utilisateurs de la solution soient consultés. C’était également un moyen de s’assurer leur adhérence. Ce sont donc eux qui ont, au travers de leurs votes, choisi ImmoSign.
Le déploiement d’ImmoSign et la formation des salariés Geoxia
En juin, nous avons basculé sur la solution ImmoSign sur l’ensemble de nos agences. L’objectif était de déployer rapidement l’outil à l’ensemble de nos collaborateurs.
Il y a eu tout d’abord une phase de formation à l’utilisation de l’outil par les équipes d’ImmoSign. J’ai ensuite pris le relai et accompagné moi-même les équipes au quotidien avec l’appui de quelques référents en région pour répondre aux utilisateurs.
J’organise progressivement et par petits groupes des réunions d’information, d’explication et de test pour que tout le monde se sente complètement à l’aise avec la solution.
Un manuel d’utilisation de la plateforme a été rédigé pour aider à la prise en mains de l’outil et insister sur les points d’attention dans le process.
L’interfaçage de la plateforme ImmoSign avec les outils Geoxia
Dans le cadre de la transformation digitale de GEOXIA, un Espace Privé Clients a été lancé en juillet 2021. Notre client bénéficie d’un espace dédié où il peut suivre l’avancement de son dossier et notamment consulter les pièces de son dossier. Les contrats signés via la plateforme ImmoSign sont récupérés automatiquement depuis septembre dans notre GED puis déversés dans l’Espace Privé Clients. Cet espace est accessible pendant la durée des garanties du contrat, c’est-à-dire au moins 10 ans + 2 ans sur la phase administrative et construction.
Aujourd’hui où en êtes-vous dans le déploiement au sein de Geoxia ?
Tous les contrats sont signés de manière électronique. Nous incitons fortement nos équipes à utiliser la solution dans l’ensemble de la relation avec le client et sur tous les aspects administratifs.
Le Back-Office Administratif, le Service Appels de fonds, les Secrétaires Travaux et les Commerciaux utilisent la plateforme ImmoSign pour faire signer tout type de documents : avenants, plans de permis, appels de fonds…
Cela représente entre 250 et 300 utilisateurs.
Quels retours avez-vous de vos équipes aujourd’hui ?
Aujourd’hui les collaborateurs qui utilisent le plus l’application ont tous adhéré.
Je trouve que c’est un outil très simple d’utilisation. Quand on commence à l’utiliser, c’est difficile ensuite de s’en passer. Des collaboratrices m’ont dit « On ne voudrait jamais refaire marche arrière ».
Ça apporte une souplesse, une facilité dans le travail quotidien de nos équipes et même auprès de nos clients.
Imaginez le nombre de pages que les clients paraphaient et signaient lors d’un Contrat de Construction de Maison Individuelle, en version papier. On atteignait facilement 250 pages à signer par les clients (contrat, les plans, la notice descriptive des travaux, …)
La signature électronique, c’est un gain de temps : entre une heure et une heure et demie par contrat.
C’est un vrai plus pour les clients. Nous leur présentons leur contrat, en agence, sur grand écran. La lecture est plus agréable que sur papier où souvent c’est écrit petit. Il y a un vrai confort pour le client et pour nos équipes.
Si vous deviez résumer votre expérience ImmoSign, que diriez-vous ?
C’est un outil simple d’utilisation, qui nous permet d’être agile et réactif.
Agile car on peut signer tout type de document y compris le CCMI malgré ses contraintes juridiques.
Réactif parce qu’un document peut être créé, envoyé et signé dans la journée.
C’est un vrai plus tant pour Geoxia que pour nos clients. Pour Geoxia, c’est du temps gagné et donc de la productivité. Pour nos clients, c’est un confort de lecture, une expérience agréable et un gain de temps.
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