Depuis le début des années 2000, les Directions Juridiques se sont appropriées des outils de traitement de texte comme Microsoft Word, faute d’outils adaptés pour la gestion de contrats.
Prise en main compliquée, perte de temps, manque de fonctionnalités adaptées au cycle de vie des contrats … Aujourd’hui le constat est sans appel : Microsoft Word n’est plus suffisant pour une gestion efficace de vos contrats.
Nous vous livrons 4 raisons pour vous démontrer que Microsoft Word et gestion de contrats ne font pas bon ménage.
Microsoft Word n’est pas pensé et conçu pour la gestion de vos contrats
C’est un fait, Microsoft Word est un des meilleurs outils de traitement de texte mais n’est pas un outil dédié à la gestion du cycle de vie des contrats. D’ailleurs, son utilisation présente plusieurs limites vis-à-vis de vos besoins en matière de gestion de contrats. Par exemple sur Microsoft Word vous ne pouvez pas :
❌ Automatiser vos documents sans aucune compétence technique
❌ Générer vos documents à partir d’un formulaire
❌ Suivre lisiblement les modifications de votre contrat
❌ Restaurer l’intégralité des versions du document
❌ Signer électroniquement un document word
❌ Échanger de manière centralisée au sujet de vos contrats avec vos interlocuteurs
❌ Personnaliser les droits de chaque interlocuteur sur votre document
❌ Archiver l’intégralité de vos documents de manière sécurisée
Word n’est pas adapté à une prise en main simplifiée
La maîtrise de la suite office est aujourd’hui un pré-requis pour le recrutement de nouveaux collaborateurs.
Il est très probable que vous ayez déjà eu entre les mains un guide pratique tel que “Microsoft Word pour les nuls 2019” ou “Word en milieu juridique – Boîte à outils de rédaction” pour apprendre à maîtriser les fonctionnalités avancées de Microsoft Word.
Et pour cause, l’outil de traitement de texte n’a pas été conçu pour optimiser la production contractuelle.
D’ailleurs, les membres d’une équipe ne possèdent pas le même degré d’habileté lorsqu’il s’agit d’utiliser Word. Il s’agit d’un pré-requis au recrutement, mais nombreuses sont les entreprises proposant des formations à l’utilisation de Word.
Sur Microsoft Word, c’est souvent l’utilisateur qui s’adapte à l’outil. S’ajoute ainsi à la perte de temps, des coûts de formation qui s’ajoutent au budget de votre équipe.
À la différence, les logiciels de gestion de contrats sont conçus de sorte à vous offrir une expérience contractuelle fluide et à s’adapter à vos pratiques. Chaque fonctionnalité est testée et améliorée en fonction de vos besoins en gestion de contrats.
Toutes les fonctionnalités utiles à votre processus sont visibles, nul besoin de faire d’un guide pratique votre livre de chevet. La reprise de vos modèles existants et de vos contrats existants est simplifiée pour vous permettre de les automatiser en quelques clics sans compétences techniques.
Word ralentit la collaboration sur vos contrats
Si vous lisez cet article, vous avez nécessairement déjà expérimenté la révision de documents sur Word.
L’expérience peut être douloureuse. Prenons par exemple, les commentaires groupés. Plus il y’en à, plus il devient difficile de s’y retrouver. Cela ne vous permet pas d’avoir une compréhension claire et directe des propositions soumises ni des prochaines actions à effectuer et ralentit votre négociation.
Les nouvelles solutions de gestion de contrats s’adaptent quant à elles aux différentes pratiques, que vous travailliez en silos ou en collaboration. Vous pouvez partager le document avec chaque partie, suivre leur activité et discuter en temps réel avec les personnes connectées sur le document. Les apports de chacun sont tracés grâce au suivi des modifications et à l’enregistrement des versions que vous pouvez nommer et restaurer.
Signature électronique : Word ne vous permet pas de signer vos contrats
Ce n’est une surprise pour personne : Word n’est pas une solution de signature électronique. Si vous pouvez rédiger vos documents, l’étape de signature, elle, n’est pas intégrée.
Sur son support en ligne, Microsoft Word nous indique qu’il est possible d’insérer des signatures numérisées.
Ces signatures ne font pas l’objet d’un procédé fiable d’authentification et n’ont pas de valeur juridique.
Pour véritablement signer un document Word, vous devez donc télécharger le document au format adapté, puis imprimer le document pour l’envoyer en signature ou l’importer sur votre plateforme de signature électronique.
D’autres étapes supplémentaires qui vous font à nouveau perdre du temps avant la conclusion de votre accord.
Grâce aux logiciels de gestion de contrats intégrant la signature électronique sur leur application, vous ne perdez plus de temps en signature et accélérez votre cycle contractuel en envoyant directement les documents à votre cocontractant.
Pour toutes ces raisons, vous savez maintenant pourquoi Microsoft Word et gestion de contrats ne font pas nécessairement bon ménage.
