Facilitez la gestion de contrat avec une solution dédiée
En tant que professionnel des ressources humaines (RH), la gestion des contrats et, plus globalement, la génération et la gestion de la documentation juridique, est un enjeu central. Une solution de Contract Lifecycle Management (CLM) offre de nombreux avantages qui permettent de simplifier les processus, de réduire les risques et d'améliorer l'efficacité.
Automatisation et standardisation des processus contractuels en droit social
Les RH gèrent une grande diversité de contrats, incluant les contrats de travail, les accords de confidentialité, ou encore les accords de prestation pour les freelances. Une solution de CLM permet d'automatiser la création, la modification et le suivi de ces documents à l'aide de modèles préconfigurés qui peuvent intégrer les particularités légales de l’entreprise (convention collective, accord de branche, charte du télétravail, etc.). Elle peut également prendre en compte des éléments comme le référentiel des compétences ou la grille de rémunération. Cette automatisation réduit les erreurs humaines, garantit une uniformité des termes juridiques et accélère les processus de recrutement ou de gestion des prestataires externes.
Gestion centralisée des documents et contrat, accès et partage facilités
Un CLM centralise l'ensemble des contrats au même endroit, facilitant ainsi leur accès et leur gestion. Cela est particulièrement utile pour les RH, qui manipulent un volume important de documents sensibles. Une plateforme centralisée permet aux utilisateurs de retrouver rapidement un contrat, de vérifier son statut ou d'accéder à des informations essentielles, comme les dates d'échéance. Cette gestion centralisée est également cruciale pour assurer la conformité avec les réglementations relatives à la protection des données et à l'archivage des documents RH.
Suivi des échéances et gestion des renouvellements
L'une des principales difficultés pour les RH est de suivre les échéances des contrats, qu'il s'agisse de contrats à durée déterminée ou d'accords spécifiques. Une solution de CLM permet de recevoir des alertes automatiques avant la fin d'un contrat, facilitant ainsi le renouvellement en temps opportun ou la modification des conditions avant l'échéance.
Réduction des risques juridiques
Les RH gèrent une grande diversité de contrats, incluant les contrats de travail, les accords de confidentialité, ou encore les accords de prestation pour les freelances. Une solution de CLM permet d'automatiser la création, la modification et le suivi de ces documents à l'aide de modèles préconfigurés qui peuvent intégrer les particularités légales de l’entreprise (convention collective, accord de branche, charte du télétravail, etc.). Elle peut également prendre en compte des éléments comme le référentiel des compétences ou la grille de rémunération. Cette automatisation réduit les erreurs humaines, garantit une uniformité des termes juridiques et accélère les processus de recrutement ou de gestion des prestataires externes.
Amélioration de l'efficacité administrative
Un CLM centralise l'ensemble des contrats au même endroit, facilitant ainsi leur accès et leur gestion. Cela est particulièrement utile pour les RH, qui manipulent un volume important de documents sensibles. Une plateforme centralisée permet aux utilisateurs de retrouver rapidement un contrat, de vérifier son statut ou d'accéder à des informations essentielles, comme les dates d'échéance. Cette gestion centralisée est également cruciale pour assurer la conformité avec les réglementations relatives à la protection des données et à l'archivage des documents RH.
Conformité aux réglementations en vigueur
L'une des principales difficultés pour les RH est de suivre les échéances des contrats, qu'il s'agisse de contrats à durée déterminée ou d'accords spécifiques. Une solution de CLM permet de recevoir des alertes automatiques avant la fin d'un contrat, facilitant ainsi le renouvellement en temps opportun ou la modification des conditions avant l'échéance.
Collaboration facilitée et intégration aux systèmes RH
Les RH collaborent régulièrement avec d'autres départements comme le juridique et le finance. Un CLM favorise une collaboration fluide entre ces équipes via des interfaces intuitives qui centralisent les discussions, commentaires et modifications. En plus de cela, les contrats RH peuvent être convertis en données pour alimenter, via des API, des systèmes comme les SIRH ou ERP. De plus, dans le cadre de l'IA générative, les données contractuelles RH peuvent être exploitées dans des systèmes de Retrieval-Augmented Generation (RAG) pour être utilisées dans des modèles d'IA interne.
