Vous n’avez jamais entendu parler de no-code dans la gestion des contrats ? Aucune raison de vous affoler, vous n’avez pas beaucoup de retard. Si le no-code a le vent en poupe et s’est démocratisé auprès des équipes commerciales, marketing ou encore produit dans le monde de la tech, il souffre encore d’un déficit de notoriété lorsqu’il s’agit de l’appliquer au langage contractuel.
Le no-code appliqué à la gestion des contrats est sans aucune hésitation une des avancées les plus utiles et prometteuse en matière d’optimisation des processus contractuels.
On vous explique très concrètement les avantages que vous pouvez en tirer.
Donner de l’autonomie dans la création de contrats sans perdre en sécurité juridique
Ne pas pouvoir avancer rapidement sur la conclusion d’un contrat et craindre la perte d’une opportunité en l’absence de retours réactifs du juridique.
Donner de l’autonomie aux équipes non juridiques dans la création de leurs contrats et prendre le risque de voir surgir des risques juridiques et financiers à la suite de la conclusion du contrat.
Il s’agit d’un sujet qui cristallise le plus de tensions au sein de certaines entreprises. D’un côté comme de l’autre, les frustrations et les craintes sont légitimes.
[su_note note_color= »#E4F1FE » radius= »7″] Vous n’êtes pas seul(e) :
52% des Directions Juridiques considèrent le service juridique efficace pour apporter de la valeur à l’entreprise.
Plus de 60% des responsables commerciaux estiment que les inefficacités en matière de contrats ralentissent la comptabilisation des revenus. Voire même que ces blocages opérationnels entrainent une perte d’opportunités pour 50% d’entre eux.[/su_note]
Pour équilibrer la balance, nombreuses sont les équipes juridiques à avoir fait le choix des contrats mis à disposition en libre service mais tout de même sécurisés grâce au no-code.
Le no-code dans la gestion de contrats n’est pas uniquement source de temps gagné, c’est aussi et surtout la garantie de contrats protégés.
Les équipes peuvent donc mettre à disposition aux différentes équipes concernées les ressources contractuelles qui leur sont utiles pour avancer dans leur activité sans craindre la modification de pans du contrat.
De leur côté, les équipes commerciales sont en mesure de débuter la contractualisation dans les meilleures conditions en suivant un workflow automatisé mis en place par l’équipe juridique.
Audrey Gillessen, Legal Manager d’Ornikar nous le confiait dans un épisode de Paroles de Juristes : il est essentiel de faire de responsabiliser les membres de votre équipe sur leurs contrats.
[su_note note_color= »#E4F1FE » radius= »7″] Comment ça marche ? : Prenons l’exemple de Marc. Marc est commercial au sein d’une célèbre enseigne de livraison et vient de décrocher un accord de principe d’un potentiel client.
Il souhaiterait envoyer l’intégralité de la documentation contractuelle pour sécuriser l’accord de son futur client.
Pas besoin d’attendre ni de solliciter qui que ce soit puisque Inès, en charge des contrats commerciaux au sein de l’entreprise, a mis à disposition de l’équipe commerciale tous les templates utiles en fonction des typologies de ventes.
Pour générer son contrat, il suffit à Marc de remplir un formulaire avec les informations de son client et celles liées à la prestation vendues (d’ailleurs, nul ne les connait mieux que celui qui les vend !). Marc peut voir son contrat se générer en temps réel. Marc ne pourra pas malencontreusement modifier une clause RGPD ou une clause limitative de responsabilité.
Une fois cette étape passée, Marc peut envoyer son contrat directement au client pour relecture, révision et signature en ligne.
A noter que si la politique contractuelle de l’entreprise implique que les contrats doivent être systématiquement validés ou validés à partir d’un certain montant ou d’autres conditions, la ou les personnes habilitées à valider les contrats seront immédiatement notifiées par email entre l’étape de création du contrat et l’étape de signature.
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Permettre au juridique d’innover, en toute autonomie
Depuis 2015 et l’essor des legaltechs, le monde juridique se pose régulièrement cette question : les juristes doivent-ils apprendre à coder ?
Chez Seraphin.legal, nous pensons que les juristes n’ont pas besoin d’apprendre à coder pour automatiser leurs contrats. Il est de notre responsabilité en tant qu’acteurs innovants évoluant sur le marché de la legaltech de mettre en oeuvre des interfaces graphiques simples permettant d’automatiser les contrats en no-code soit sans rédiger une seule ligne de code.
Si un de vos objectifs est de libérer du temps aux équipes juridiques en donnant de l’autonomie à vos clients internes, votre logiciel de gestion des contrats doit vous permettre d’automatiser vos contrats sans compétences techniques. C’est aussi cela qui vous permettra de bloquer des pans entier de vos contrats pour renforcer la sécurité juridique de vos engagements. Seuls les champs à éditer seront modifiables à partir d’un formulaire.
Au-delà de l’automatisation de vos contrats, le no-code appliqué à la gestion de contrats doit vous donner la possibilité de créer des workflows personnalisés.
L’objectif est de guider les équipes en charge de contractualiser avec un parcours prédéterminé.
- Libre à vous d’ajouter les étapes qui paraissent nécessaires à cette typologie de contrats
- Faites intervenir les bonnes personnes au sein de l’entreprise lorsqu’il s’agit de négocier, valider ou encore faire signer le contrat en fonction de sa nature, son montant ou d’autres critères.
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Comment ça marche ? Sur Seraphin.legal, notre éditeur no-code vous permet de créer des blocs, des variables et de paramétrer des conditions d’affichage pour constituer le formulaire de création du document.
Ainsi, cela permet transformer un document statique en document dynamique. |
Dispatcher la validation des contrats aux interlocuteurs compétents
Ne pas savoir à qui faire valider un contrat et perdre constamment du temps par chat, email ou en physique pour trouver le bon interlocuteur.
Se retrouver avec un contrat litigieux qui n’a pas été envoyé en validation au juridique par les équipes opérationnelles. Que vous soyez juriste, ou membre d’une équipe non juridique, vous vous reconnaîtrez peut être dans l’une de ces deux expériences.
L’approbation interne constitue un enjeu de taille et ce quel que soit le nombre de personnes au sein de votre entreprise, votre domaine d’activité ou encore le volume de production contractuelle.
Si les équipes juridiques participent à la rédaction et à la négociation du projet contractuel sur certains contrats et garantissent en amont le contrôle des risques juridiques, ça n’est pas nécessairement le cas pour tous les contrats signés par l’entreprise.
La complexité réside dans le fait de s’assurer de la conformité des engagements sur lesquels la Direction Juridique n’intervient pas.
[su_note note_color= »#E4F1FE » radius= »7″] Pourquoi l’équipe juridique ne peut pas toujours valider les contrats signés par l’entreprise ? :
Evidemment, s’ils le pouvaient vos collègues juristes le feraient.
Néanmoins, manque de temps et face à l’aspect chronophage de ce processus, la validation interne peut être un véritable goulot d’étranglement lorsqu’elle est faite de manière manuelle.
Tout l’avantage du no-code dans cette étape du cycle de vie du contrat est de supprimer toute la friction créée par la multiplicité de tâches manuelles. Allers-retours par mail, téléchargement de fichiers, recherche du bon interlocuteurs etc…
A l’opposé, l’automatisation de ce processus vous permet de concilier performance et conformité. Les tâches chronophages supprimées, vous gagnez donc en efficacité en réduisant le temps passé tout en sécurisant le passage en signature.[/su_note]
Supprimer les tâches chronophages
92% : c’est la part de tâches chronophages du processus contractuel
La preuve par l’exemple est la meilleure manière de démontrer la valeur ajoutée du no-code dans la gestion des contrats face à la multitude de tâches chronophages qui constituent ce processus.
Voici, concrètement, quelques tâches chronophages supprimées par le no-code.
| Tâches chronophages | Remplacées par |
|---|---|
| Récolter les informations importantes à savoir sur l’opération à contractualiser | Un formulaire dynamique (générateur de contrats) dans lequel la personne en charge du contrat peut saisir les informations |
| Compléter les champs variables de vos contrats en effaçant et en insérant des informations collectées par vos collègues | Un formulaire dynamique dans lequel la personne en charge du contrat peut saisir les informations |
| Télécharger le contrat en local et le partager par email ou par chat à la personne en charge | Le contrat est communiqué à la personne en charge de l’étape qui suit dès validation de la première étape |
| Rechercher la personne compétente pour négocier, valider ou signer le contrat | Les workflows contractuels sont déjà prédéterminés en fonction des critères déterminés par votre entreprise. Le contrat suit son cours et sera toujours envoyé à la bonne personne à chacune des étapes du cycle de vie du contrat. |
| Rechercher les informations liées à un contrat géré par un opérationnel pour constituer une fiche contrat | La fiche contrat est généré automatiquement à l’issue de sa création |
| Compiler manuellement tous les contrats et leurs informations dans un feuille de calcul de suivi des échéances et dans vos agendas | Les rappels sont programmés et affichés dans un calendrier de gestion des échéances pour vous permettre d’avoir une visibilité chronologique et par ordre de priorités. Toutes les informations du contrat sont adossées à chaque fiche échéance. |
| Passer 1h à 2h chaque semaine à effectuer un reporting contractuel. | Toutes les données collectées tout au long du cycle de vie d’un contrat sont utilisées pour vous permettre de piloter votre activité contractuel à travers un tableau de bord statistiques. Exportez ces données au format excel et gagnez 1 à 2h par semaine. |
Gagner en visibilité grâce aux données récoltées
Nous sommes un vendredi, il est 17h et vous devez comme chaque semaine prendre une à deux heures de votre temps pour effectuer votre reporting hebdomadaire sur l’activité contractuelle.
Un mal nécessaire pour avoir plus de visibilité sur l’état de votre processus contractuel, ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et en tirer des axes de progression ou de valorisation.
En revanche, réalisé manuellement, un reporting reste coûteux en temps et peu fiable.
- Les données contractuelles sont statiques et ne remontent pas automatiquement
- Les rapports détaillés sont construits manuellement (1 à 2h par semaine)
- Les équipes juridiques ne disposent pas d’indicateurs chiffrés pour appuyer leurs arguments, hypothèses et décisions
- L’entreprise n’a pas de visibilité sur l’état processus contractuel à un instant T
Une fois le no-code intégré dans votre gestion des contrats, les informations essentielles remontent désormais automatiquement dans votre tableau de bord statistiques à chaque fois que votre contrat franchit une étape.
Sans être un as d’excel et de ses fonctions, vous pouvez vos générer vos rapports en quelques clics et les personnaliser sélectionnant les critères qui intéressent les personnes qui vous liront.
