Parmi toutes les étapes du cycle de vie des contrats, le workflow de validation interne est essentiel pour s’assurer de la conformité des engagements et contreparties consentis par votre entreprise. Souvent inscrites dans des documents de process, ces règles sont aussi parfois demandées à chaque nouvelle contractualisation ou mal assimilées par les collaborateurs alors même qu’il s’agit d’une étape préventive pour préserver l’entreprise de tout risque avant le passage en signature.
Comment optimiser ce workflow de validation interne ? Quels sont les avantages d’une validation automatisée ? Quelles sont les méthodes utilisées avec ou sans logiciel dédié pour sécuriser cette étape clé ?
Nous répondons à toutes ces questions pour vous aider à reprendre le contrôle sur cette étape primordiale.
Validation contractuelle : une étape clé de votre processus contractuel
Les procédures de validation interne constituent un enjeu de taille et ce quel que soit le nombre de personnes au sein de votre entreprise, votre domaine d’activité ou encore le volume de production contractuelle.
Sur certains contrats, les équipes juridiques participent à la rédaction et à la négociation du projet contractuel. Elles garantissent donc en amont le contrôle des risques juridiques.
En revanche, il est plus difficile de s’assurer de la conformité de l’intégralité des contrats sur lesquels la Direction Juridique n’intervient pas.
Dans ce cas de figure, les modèles de documents juridiques sont souvent mis à disposition des opérationnels à travers des contrathèques et les équipes juridiques ne peuvent garantir en amont le contrôle des risques juridiques.
Ainsi pour assurer la conformité des contrats, les entreprises mettent en place des processus de validation interne. Ces workflows de validation expliqués à l’oral ou à l’écrit impliquent une bonne compréhension des enjeux juridiques.
Voici quelques exemples de retours d’expérience recueillis auprès de Directions Juridiques :
✅ Les workflows de validation internes sont complexes ✅ Les workflows de validation internes ne sont pas consolidées à l’écrit ✅ Les workflows de validation manuelles sont chronophages ✅ Oublis involontaires des équipes, choix du mauvais interlocuteur ✅ Manque de temps et de ressources des équipes juridiques
|
Avantages d’un workflow de validation contractuelle automatisé
Faites gagner du temps à vos équipes
Les tâches d’approbation sont souvent chronophages et inadaptées à un rythme de contractualisation fluide permettant d’atteindre les objectifs de l’entreprise.
Les allers-retours par mails et les relances auprès des collaborateurs constituent une perte de temps pour les juristes, contract managers, acheteurs ou tout autre collaborateur partie prenante de la contractualisation.
Quelles différences entre la validation manuelle et automatisée ?
➡️ Workflow de validation manuel : l’initiateur du contrat envoi par email un contrat pour validation.
- Envoi par email
- Revue par les validateurs
- Modifications, suggestions
- Renvoi par email à l’initiateur
Ce circuit se renouvelle manuellement jusqu’à ce que le projet de contrat soit validé par les interlocuteurs compétents.
➡️ Workflow de validation automatisée : il s’agit d’un procédé automatisant la suite de tâches effectuées dans le cadre du processus d’approbation manuelle. Que ce soit à travers d’un logiciel dédié comme Seraphin.legal ou à travers d’interconnexions à travers vos différents outils grâce à Zapier par exemple.
A l’opposé, l’automatisation de ce processus vous permet de concilier performance et conformité. Les tâches chronophages supprimées, vous gagnez donc en efficacité en réduisant le temps passé tout en sécurisant le passage en signature.
Voici un comparatif des deux processus en terme de nombres d’actions et de tâches :
| Tâches | Processus d’approbation manuel | Processus d’approbation automatisé |
| Envoi du document par l’initiateur du contrat | 1/ Téléchargement du contra 2/ Recherche des interlocuteurs compétents 3/Rédaction de l’email | 1/ Une fois le projet de contrat généré ou négocié, l’initiateur valide le projet de contrat. Les validateurs sont notifiés par email mais aussi directement sur le logiciel. Les validateurs compétents sont déjà déterminés en fonction des typologies de contrat, par montant ou tout autre critère de votre choix. |
| Revue par les validateurs | 4/Ouverture d’un email 5/Téléchargement d’un fichier 6/ Modifications et suggestions | 2/ Les validateurs apportent leurs modifications et suggestions au sein de la plateforme. |
| Renvoi par email à l’initiateur | 7/ Téléchargement du fichier révisé 8/ Envoi par email à l’initiateur | 3/ Le validateur clique sur le bouton “Valider” une fois la relecture effectuée. Que le contrat soit révisé ou directement validé, l’initiateur du contrat reçoit une notification par email, sans action supplémentaire de la part des validateurs. Le contrat est ainsi prêt à passer en signature. |
| Nombre de tâches | 8 | 3 |
Sécurisez les informations clés par les bons interlocuteurs
En l’absence de processus d’approbation clairs ou automatisés, il est compliqué de favoriser un cadre propice pour vérifier et sécuriser les engagements de votre entreprise.
✅ Qui sont les interlocuteurs compétents pour valider une typologie de contrats donnés ?
✅ Quelles sont les informations à faire valider et par quelles équipes ?
✅ Les interlocuteurs compétents pour approuver un contrat sont-ils déterminés en fonction des montants,des activités, typologies de contrat ?
La première étape consiste justement à mettre en place des règles de validation écrites, claires et accessibles à tous dans un document de process.
Une fois ces règles établies, il est essentiel de pouvoir s’assurer de leur bonne application. Pour ce faire, il est possible de les automatiser afin de ne plus laisser de place à l’interprétation, à l’oubli ou à l’erreur involontaire.
Avec une plateforme dédiée, vous pouvez notamment déterminer les règles applicables pour approuver un document en fonction de vos critères : typologie de contrats, montant, domaine d’activité etc…
Les validateurs compétents seront donc automatiquement notifiés une fois le contrat passé en validation.
Assurez la traçabilité de l’information
Assurer la traçabilité de l’information peut se révéler être un enfer lorsque les échanges d’emails externes ou internes s’accumulent.
Rechercher tous les emails relatifs à un contrat, consolider les avis de chacun, s’assurer que tous les échanges ont bien été pris en compte etc… Toutes ces tâches chronophages vous coûtent en temps, en fluidité mais aussi en transparence interne car il est complexe de permettre à tous les collaborateurs d’un projet d’avoir accès au même niveau d’information dans ce contexte.
Au-delà des bienfaits en termes de productivité, l’automatisation de vos workflows contractuels permet de centraliser l’ensemble de l’activité autour d’un contrat.
Un collaborateur interne rejoignant la boucle en cours de route pourra ainsi retrouver tous les antécédents utiles via un fil d’activité consolidé.
