Le registre électronique des mandats est un outil indispensable pour la digitalisation de ce processus contractuel propre à la Transaction ou à la Gestion. Nous avons identifié 2 principaux cas d’usage que nous vous détaillons étape par étape.
1er cas : Registre et signature électronique du mandat
Le premier cas d’usage que nous avons identifié concerne la digitalisation complète du mandat : signature et mobilisation du registre électronique Transaction ou Gestion. Son utilisation est simple et conforme avec les impératifs de la loi Hoguet.
La signature électronique et la prise du numéro d’ordre se passent en 3 étapes :
- Agent immobilier, vous préparez le mandat et la signature électronique :
Vous rédigez le mandat via l’application ImmoSign ou votre logiciel métier. Vous préparez ensuite la procédure de signature et complétez les informations du mandat qui seront reportées automatiquement dans le registre électronique dès la fin de signature par l’ensemble des parties.
A ce moment le registre électronique n’est pas encore mobilisé. Le numéro d’ordre n’est pas réservé conformément à la Loi Hoguet. - Vous et vos clients signez le mandat :
La signature électronique est réalisée dans le respect de la règlementation eIDAS. - L’application ImmoSign mobilise le registre électronique des mandats concerné par la Gestion ou la Transaction :
De manière transparente pour vous et vos clients, l’application prend le numéro d’ordre et enregistre le mandat au registre.
Le numéro d’ordre est apposé automatiquement sur le mandat. Le mandat numéroté est envoyé par email à l’ensemble des signataires.
2ème cas : Signature sur papier et registre des mandats
Le deuxième cas d’usage que nous avons identifié est la signature du mandat sur papier. Lorsque la signature électronique n’est pas possible, vous pouvez signer le mandat de manière classique, sur papier. Par exemple si vos signataires ne disposent pas d’un numéro et d’un email personnels et uniques permettant une identification certaine. Cette situation est complètement compatible avec l’utilisation du registre électronique des mandats ImmoSign Transaction ou Gestion. Il va répondre aux impératifs légaux et sécuriser votre prise de numéro d’ordre.
La signature sur papier et la prise du numéro d’ordre se passe en 3 étapes :
- Agent immobilier, vous préparez le mandat :
Vous le rédigez via l’application ImmoSign ou votre logiciel métier. Vous l’imprimez ensuite pour signature. - Vous et vos clients signez le mandat :
Vous devrez établir le mandat en autant d’exemplaires qu’il y a de parties de manière à être en conformité avec la Loi. - Vous mobilisez le registre électronique des mandats ImmoSign :
Une fois le mandat signé par l’ensemble des parties, vous prenez un numéro d’ordre en complétant les données du mandat dans le registre électronique.
C’est ensuite à vous, agent immobilier, de reporter le numéro de mandat sur l’ensemble des exemplaires.
Vous pourrez, dans un second temps, importer un scan du mandat sur l’enregistrement du registre afin de garder une trace électronique du document. Vous devrez conserver l’original au format papier selon les recommandations légales.
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