Nombreuses sont les entreprises menant une réflexion autour de l’efficacité de leur processus contractuel.
Et pour cause, le contract management est un processus stratégique pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, son secteur ou encore son chiffre d’affaires puisque le contrat est le véhicule de votre activité.
Dans cette quête constante d’optimisation pour une meilleure performance opérationnelle, de nouveaux besoins émergent et nombreux sont ceux à revenir très régulièrement dans les cahiers des charges de nos clients.
Quels sont les besoins les plus courants ? Comment y répondre ?
Voici quelques exemples de besoins qui vous permettront d’identifier les vôtres et d’entamer les démarches nécessaires pour optimiser votre processus contractuel.
Libérer du temps aux juristes <> Donner de l’autonomie aux clients internes
Les tâches chronophages représentent 92% du processus contractuel pour seulement 8% d’expertise métier.*
Libérer du temps aux juristes en donnant de l’autonomie aux clients internes dans le processus contractuel est un des objectifs phares des entreprises souhaitant implémenter un logiciel de Contract Management.
Mais comment libérer du temps aux juristes et donner de l’autonomie aux opérationnels sans perdre la valeur ajoutée du conseil apporté sur certains points spécifiques ?
En effet, que ce soit la lors de la création, de la négociation ou de la validation du contrat, le juriste intervient souvent pour prodiguer des conseils sur certaines clauses contractuelles et de manière générale pour donner un cadre au projet de contrat.
Ici l’enjeu est également de permettre à la Direction Juridique de mettre à disposition son offre de service contractuelle sans nécessairement perdre la main sur la viabilité du contrat.
Exemple de solutions :
Automatisation et sécurisation des modèles de documents
| Grâce à un éditeur no-code permettant d’automatiser ses modèles en toute autonomie. Les variables déterminées peuvent être complétées par des informations propres à chaque projet. Le reste du document, contenant par exemple des mentions obligatoires, est stabilisé et ne peut être modifié. |
Générateur de documents
| Mise à disposition de modèles de contrats complétés à partir d’un formulaire dynamique. Le formulaire est complété sur la gauche et le contrat s’autocomplète au fur et à mesure des réponses. Pour une expérience fluide, les variables se répétant à plusieurs reprises ne sont demandées qu’une fois sur le formulaire. |
Modèles documentés
| Mise à disposition de modèles de contrats documentés et enrichis de conseils. Ce type de documents est à la fois adapté pour vos clients internes mais aussi pour vos prestataires ou encore vos clients finaux. Cela permet d’y intégrer les questions, réponses et objectifs les plus courantes afin de supprimer quelques échanges récurrents et coûteux en temps. |
Pré-déterminer vos workflows de négociation
| Pré-déterminer en amont les collaborateurs compétents pour négocier sur certaines typologies de contrats ou de clauses contractuelles. |
| Avantages pour les équipes juridiques | Avantages pour les opérationnels |
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Créer une offre de service contractuelle clé en main pour les opérationnels Supprimer les 92% de tâches chronophages pour se concentrer sur l’expertise juridique* Faire intervenir les interlocuteurs compétents au bon moment Réduire le temps moyen par contrats Réduire les risques juridiques en sécurisant les modèles de documents |
Gain d’autonomie et responsabilisation des opérationnels « owners » de leurs contrats Réduire le délai du cycle de conversion des équipes commerciales Offrir une expérience contractuelle dématérialisée et fluide aux interlocuteurs externes |
*Source : Enquête Nationale 2020, Ecole Européenne de Contract Management I Journal du Contract Management
Sécuriser la rédaction contractuelle
Plusieurs acteurs au sein de l’entreprise peuvent avoir besoin de créer des contrats :
✅ les juristes pour créer la base contractuelle de l’entreprise, négocier divers contrats
✅ les acheteurs pour contractualiser avec des fournisseurs
✅ les commerciaux pour contractualiser avec des clients
✅ les RH pour signer les contrats de travail, etc…
En revanche, seules les équipes juridiques sont garantes de la validité juridique des documents contractuels.
Leur enjeu est de faire en sorte que les opérationnels utilisent les modèles de contrats valides et à bon escient.
▶️ Les modèles doivent être mis à jour en fonction des évolutions législatives.
▶️ Les clauses essentielles ou mentions obligatoires doivent être sécurisées.
▶️ L’accès au document doit se faire au niveau d’un espace commun dédié et non via un téléchargement local
| Bon à savoir : Au sujet de ce dernier point, une mauvaise pratique consisterait à ce que chaque opérationnel conserve sa version d’un contrat enregistrée en local sur son PC et la réutilise lors d’une négociation. Cette pratique met l’entreprise à risque d’un point de vue juridique. |
Exemples de solutions :
Automatisation et sécurisation des modèles de documents
| Grâce à un éditeur no-code permettant d’automatiser ses modèles en toute autonomie. Les variables déterminées peuvent être complétées par des informations propres à chaque projet. Le reste du document, contenant notamment des mentions obligatoires, est stabilisé et ne peut être modifié. |
Moteur de recherche et attributs du modèle
| La mise à jour des documents est simplifiée grâce au moteur de recherche. Lors de la création de votre document, l’attribut loi applicable vous permettra de retrouver en quelques clics les modèles de contrat concernés par une évolution législative ou réglementaire. |
Avantages :
✅ Création et modification de modèles de documents automatisés en toute autonomie
✅ Mise à disposition de documents à jour d’un point de vue réglementaire
✅ Mise à disposition de documents à jour d’un point de vue stratégique
✅ Réduction de l’exposition aux risques de non-conformité
| Bon à savoir : Il est essentiel que les équipes juridiques puissent mettre à jour ou ajouter de nouveaux modèles grâce à un outil d’édition ne demandant aucune connaissance technique particulière (outil “no-code”). Chez Seraphin.legal par exemple, nos clients ont le choix de faire coder leurs documents juridiques par les juristes codeurs de notre équipe pour faciliter l’usage tout en gardant la possibilité d’utiliser l’éditeur no-code pour automatiser leurs documents de manière autonome. |
Interconnexion avec les outils existants
Nombreuses sont les équipes juridiques reprochant aux éditeurs traditionnels de logiciels métiers juridiques de ne pas s’interconnecter aux outils tiers.
Et pour cause :
✅ Les contrats sont souvent enrichis de données opérationnelles bien souvent issus de CRM, d’outils de paiement, de comptabilité ou autres.
✅ Les contrats contiennent des données liées à l’activité et à la performance opérationnelle des équipes utiles aux reportings (Outils de Business Intelligence)
Ces interconnexions sont donc un gain de temps considérable permettant de compléter plus rapidement les documents mais aussi de ne pas à avoir à consolider manuellement les statistiques de performances contractuelles.
L’exemple de Leroy Merlin
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La plateforme de Contract Management développée par Seraphin.legal pour Leroy Merlin est connectée au système d’authentification et aux logiciels métiers de Leroy Merlin afin de conserver toutes les informations à jour en temps réel (informations des fournisseurs injectées dans différentes parties du contrat, notamment l’en-tête). Les administrateurs de la plateforme ont aussi accès à un module de reporting leur permettant d’analyser en temps réel la progression de la campagne de négociation et les performances des équipes. |
Solutions :
| Webhook | Il est possible de connecter votre logiciel de contract management avec d’autres outils utilisés en interne. Il suffit de déterminer des évènements (signature d’un contrat par ex.) pour déclencher une action (notification sur slack par ex.) |
| API | Capacité d’interopérabilité entre votre solution de Contract Management et vos autres logiciels métier. |
Exemples de cas d’usage de l’API sur Seraphin Contract Management
| En tant qu’utilisateur je veux pouvoir injecter automatiquement les informations d’un contact ou d’une entreprise stockées dans un CRM dans les champs vides d’un document que je vais générer |
| En tant qu’utilisateur je veux pouvoir injecter automatiquement les informations d’un accord (montant, durée) stockées dans un CRM dans les champs vides d’un document que je vais générer. Et inversement. |
| En tant qu’utilisateur je veux pouvoir mettre à jour le pipeline de mon CRM en fonction de l’avancement de la négociation d’un document dans la plateforme Seraphin Contract Management |
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En tant qu’administrateur je veux pouvoir connecter à un outil interne toutes les données d’utilisation de la plateforme ou bien les exporter au format csv:
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| En tant qu’utilisateur je veux pouvoir stocker un exemplaire du document signé dans un outil interne (CRM, etc.) |
| En tant qu’utilisateur je veux pouvoir retrouver en miroir les fichiers et documents d’un outil interne dans l’arborescence de dossiers de l’outil Seraphin Contract Management de manière synchronisée et inversement. |
| En tant qu’administrateur je peux intégrer un générateur de contrats sur une page web pour permettre à un utilisateur de le compléter |
Contrôler les engagements contractuels de l’entreprise
Parmi toutes les étapes du cycle de vie des contrats, l’étape de validation interne est essentielle pour s’assurer de la conformité des engagements et contreparties consentis par votre entreprise.
Souvent inscrites dans des documents de process, ces règles sont aussi parfois demandées à chaque nouvelle contractualisation ou mal assimilées par les collaborateurs alors même qu’il s’agit d’une étape bouclier pour préserver l’entreprise de tout risque avant le passage en signature.
Pour vous aider à garder le contrôle sur vos engagements, voici trois exemples de méthodes qui vous permettront de réduire les risques juridiques et financiers liés à la conformité de votre document.
Exemples de solutions :
✅ Créer un document de process statique
✅ Automatiser le workflow d’approbation interne via Zapier
✅ Automatiser le workflow d’approbation interne grâce à une solution dédiée
Proposer une expérience contractuelle fluide et collaborative
Dans le cadre de l’optimisation de leur offre de services, les Directions Juridiques proposent aux clients internes et aux partenaires contractuels une expérience de contractualisation adaptée au rythme et à l’urgence de certaines campagnes ou opérations.
Qu’est-ce qu’une expérience contractuelle fluide et collaborative ?
Commençons d’abord par définir ce que ça n’est pas :
❌ Des documents contractuels non sécurisés, dispersés dans des fichiers distincts
❌ Complexité à identifier le bon interlocuteur juridique pour un contrat ou une opération donnée
❌ Absence de suivi coordonnée et centralisé des négociations, perte d’information
❌ Perte d’une version d’un projet de contrat en négociation
❌ Coûts et délais postaux
❌ Archivage coûteux en terme de budget et pratique non aligné avec les objectifs de l’entreprise en termes de réduction du papier
❌ Suivi des échéances manuel en l’absence de tracking des données contractuelles clés
Une solution de Contract Management ou de gestion de contrat adapté au cycle de vie contractuel intervient justement dans ces différentes phases pour :
✅ Permettre la génération automatique de documents sur la base de modèles mis à disposition par l’équipe juridique
✅ Permettre aux interlocuteurs internes et externes de suivre des modifications d’un document contractuel avant sa mise en signature
✅ Intégrer la signature électronique des documents contractuels sans avoir à téléchttrearger et réintégrer le document sur une application tierce de signature
✅ Permettre un archivage des documents signés ainsi que des documents annexes, y incluant les échanges pré-contractuels.
Réduire ou supprimer l’usage du papier dans le processus contractuel
Même à l’ère du numérique, le papier persiste comme un outil indispensable en entreprise. Nombreux sont les bons de commande, factures, contrats et documents administratifs divers et variés survivant à la dématérialisation.
D’ailleurs, en France, un salarié sur deux estime ne pas pouvoir se passer de papier.
S’il est évidemment compliqué de passer au zéro papier dans certaines entreprises, le processus contractuel peut quant à lui être totalement dématérialisé.
| Inconvénient | Bon à savoir | Solution |
| Coût du papier |
Une société d’une centaine de personnes dépenserait entre 10 000 et 25 000 euros par an (coût fourniture papier)
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Il existe quelques solutions de Contract Management comme la notre qui vous permet de générer autant de contrats que vous le souhaitez, sans aucune limite d’enveloppes. |
| Archivage et sécurité |
Qu’ils soient stockés dans des salles spécifiques ou dans les tiroirs et rayonnages de chaque collaborateur, les documents papiers peuvent faire l’objet
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Sur Seraphin Contract Management, tous vos contrats sont archivés sur la plateforme. L’accès est sécurisé et les données chiffrées. |
| Accès à l’information |
71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leur contrats |
Les logiciels de gestion de contrats vous permettent aujourd’hui de créer votre contrathèque et de stocker vos documents de manière centralisée, de rechercher une information donnée via un moteur de recherche ou encore de déterminer les utilisateurs ayant accès aux documents.
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| Environnement (RSE) |
Un salarié consommerait en moyenne entre 70 à 85 kg de papier par an. Le papier représente 16% des déchets solides jetés en décharge |
Une politique contractuelle prônant la réduction ou la suppression du papier est un levier pour votre politique RSE. Votre entreprise pourra valoriser son impact positif sur la production de papier et donc sur la baisse de votre empreinte carbone. D’ailleurs le mode Saas implique également un hébergement chez l’éditeur, ce qui représente une économie en terme de frais d’hébergement.
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| Coût de la signature |
9,47€. C’est la réduction des coûts d’impression et de suivi par transaction selon l’étude Forrester menée pour Docusign. |
La signature électronique n’est pas complexe à implémenter. Elle s’intègre d’ailleurs directement à votre processus contractuel, quel que soit votre prestataire, si vous utilisez Seraphin Contract Management.
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Centraliser l’ensemble des informations et documents liés à la relation contractuelle
Selon une étude du Journal de Contract Management, 71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leurs contrats.
Cette absence de centralisation peut affecter le suivi de vos engagements et constitue une prise de risque financière ( 9% du chiffre d’affaire global de l’entreprise selon l’IACCM).
Les logiciels de Contract Management vous permettent aujourd’hui de créer votre contrathèque et de stocker vos documents de manière centralisée, de rechercher une information donnée via un moteur de recherche ou encore de déterminer les utilisateurs ayant accès aux documents.
Optimiser le suivi des échéances contractuelles
L’enjeu, ici, est de permettre aux parties prenantes de l’entreprise de pouvoir suivre simplement ces données clés, et d’anticiper des échéances importantes comme la fin du contrat, la fin d’un délai de préavis, le renouvellement tacite du contrat, etc.
Les données clés ne sont pas nécessairement des dates. Elles peuvent être aussi, par exemple, une clause spécifique du contrat à suivre car un changement de loi pourrait la rendre illégale.
Dans la plupart des entreprises, le suivi des échéances n’est pas assuré par l’équipe juridique mais par l’opérationnel, responsable de son contrat.
Les équipes juridiques sont sollicitées à la demande du client interne à l’issue du contrat.
Nombreux sont les juristes à nous avoir confié suivre leurs échéances à l’aide d’un tableau excel. Ce qui est une bonne pratique pour un faible volume de contrats peut se révéler être une usine à gaz dans une structure impliquant :
- Un volume contractuel dense
- Plusieurs collaborateurs internes impliqués dans la contractualisation
- Plusieurs collaborateurs ayant chacun leurs portefeuilles de contrats à gérer.
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Inconvénients d’une utilisation basique d’excel : Les informations sont inscrites manuellement |
Exemples de solutions :
Fiches contrats
| Chaque contrat généré sur la plateforme depuis un modèle ou importé sur la plateforme bénéficie d’une fiche récapitulative. Les rubriques importantes de cette fiche récapitulative sont en amont ou bien ajoutées manuellement par l’utilisateur. Elles ont pour particularité de pouvoir être suivi grâce à un système de rappel et notifications |
Menu rappel et notifications
| L’ensemble des échéances et rappels sont consultables dans un menu dédié “Rappels et notifications” et des notifications seront envoyées par e-mail aux utilisateurs concernés |
Fiches échéances
| Chaque fiche rappel est cliquable et permet d’afficher une fiche dédiée au rappel avec plusieurs actions possibles : prise de notes, partage du rappel avec d’autres utilisateurs, définition du degré d’importance du rappel, programmation de la date du rappel. Un rappel pour anticiper un délai de préavis plus long (rupture brutale des relations commerciales établies) pourra être programmé manuellement |
