Avec la LRE, repensez la gestion administrative de vos procédures et simplifiez votre rapport à la lettre recommandée classique !
Tel est l’objectif de cet article ! Aussi, que vous soyez expert ou novice dans les nouvelles technologies, la LRE (Lettre Recommandée Electronique) est faite pour vous ! Par conséquent, ces quelques lignes vous aideront à mieux appréhender cette dernière dans son ensemble.
Qu’est-ce qu’une lettre recommandée électronique ?
Une lettre recommandée électronique, connue aussi sous le nom de LRE, est un envoi recommandé électronique au regard de l’article L. 100 (article R. 53-1 à 53-3 du code des postes et des communications électroniques). La LRE se révèle par le décret n°2018-347 du 9 mai 2018 comme étant l’équivalent d’une lettre recommandée classique.
À l’égal des lettres dites manuscrites, la LRE reflète une procédure simple, efficace et sécurisée. Toutefois, il est nécessaire de respecter certains critères afin de garantir la sécurité de chacune des données confidentielles. En effet, la LRE est soumise à certaines normes juridiques afin de garantir sa valeur probante :
- La vérification des identités de l’expéditeur et du destinataire
- L’accord préalable à l’envoi du document par le destinataire
- La signature électronique du document au moyen d’une adresse email et d’un numéro de téléphone unique. Surtout afin d’assurer l’identification parfaite des parties
- Les preuves de dépôt, d’envoi et d’accusé de réception certifiées, dématérialisées, et sécurisées.
- La confirmation que la lettre a bien été remise ou non au destinataire doit être établie par le tiers achemineur.
Quelle utilisation pour une LRE ?
Conçue pour simplifier et améliorer le quotidien d’une transaction immobilière, la LRE peut-être utilisée dans de nombreux domaines. De plus, son recours peut naître dans le cadre de l’exercice d’un droit, afin d’établir une preuve contractuelle lors d’un éventuel litige.
Au sein d’une agence immobilière, la lettre en recommandé électronique est envoyée aux destinataires à la suite de la validation du contrat par la signature électronique. L’application IMMOSIGN vous permet de gérer tant les envois en recommandé électronique que le carnet de contacts relatifs à une procédure bien définie.
Quels sont les avantages d’une LRE ?
De nombreux professionnels s’entendent à dire qu’au cours des dernières années, la technologie a fondamentalement fait évoluer les mœurs de travail. Offrant de multiples bénéfices et avantages, la LRE fait partie de ces belles avancées technologiques et juridiques.
- SIMPLE ET RAPIDE ! Gagnez un temps quantifiable dès le premier envoi ! En d’autres termes, pas de déplacement au bureau de poste et ses files d’attente traditionnelles.
- TRAÇABILITÉ EN TEMPS RÉEL ! Suivez votre envoi à travers l’interface de suivi.
- ÉCONOMIES ! Faites de nombreuses économies sur l’affranchissement. De plus, bénéficiez d’un tarif fixe peu importe le nombre d’envois.
- SÉCURITÉ ! Bénéficiez de preuves de dépôt et de réception irréfutables. En conséquence, vous êtes protégés !
- ENVOI ! Optimisez l’envoi de gros fichiers, pour les syndics, par exemple.
Une lettre recommandée électronique a-t-elle une valeur légale ?
Une lettre en recommandé électronique a la même valeur juridique que la lettre en recommandé papier avec accusé de réception classique.
Cependant, les procédures contractuelles signées et envoyées électroniquement avec accusé réception sont encadrées par la loi. Elles doivent répondre à certaines normes juridiques.
L’absence d’une des conditions requises lors d’une procédure d’envoi est en proie à être sanctionnée par l’irrecevabilité du contrat.
Vous devez ainsi être en mesure de :
- Vérifier l’identité de l’expéditeur, le destinataire, et le Tiers achemineur.
- Garantir l’intégrité d’un document contractuel.
- Justifier d’un horodatage électronique qualifié indiquant la date et l’heure de l’envoi.
- Présenter l’accord préalable des destinataires. Les destinataires ont un délai de 15 jours à partir du lendemain de l’envoi de cette demande afin de l’accepter ou de la refuser. Au terme de ce délai, si l’accord n’a pas été précisé, le prestataire en avise l’expéditeur en mettant à sa disposition au plus tard le lendemain de l’expiration du délai de 15 jours, une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation horodatée.
- Respecter l’anonymat de l’expéditeur et du destinataire.
- Garantir la signature électronique d’un document au moyen de dispositif technologique.tel qu’un numéro de téléphone unique ainsi qu’une adresse email unique.
- Détenir des preuves de dépôt, d’envoi et d’accusé de réception certifiées, dématérialisées et sécurisées qui seront conservées pendant un an au minimum.
Cependant, la preuve de dépôt doit comporter des mentions obligatoires. Les voici :
- Le nom, le prénom (ou la raison sociale) ainsi que l’adresse email de l’expéditeur
- Le nom, le prénom (ou la raison sociale) ainsi que l’adresse email du destinataire
- Le numéro d’identification unique de l’envoi de la LRE par le prestataire
- La date et l’heure du dépôt, c’est l’horodatage électronique qualifié
- La signature électronique
Les garanties en 2020 : Ce qui ne changera pas !
- La LRE eIDAS permettra toujours 3 possibilités pour le destinataire :
- ignorer le courrier
- le refuser
- l’accepter
- L’identité de l’expéditeur ne sera pas indiquée au destinataire, tant que celui-ci n’aura pas accepté le courrier.
- Il sera toujours possible d’envoyer des recommandés par voie postale, en se rendant dans un bureau de poste.
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