Les risques contractuels : de la rédaction à l’exécution

# 1 Les dispositions contractuelles

Vous vous apprêtez à proposer un contrat à la signature ? Avant toute chose, sachez que les relations contractuelles sont strictement encadrées par la loi, aux articles 1101 à 1231-7 du Code civil. Aussi, les clauses prévues ont pour but de définir les droits et les obligations des cocontractants, c’est-à-dire votre partenaire d’affaires et vous-même. Néanmoins, le choix de mauvaises stipulations peut se révéler dangereux. Gare aux dispositions inadaptées !

La rédaction du contrat

Les clauses contractuelles fondent l’essence de tout contrat et tiennent lieu de loi aux parties. Autrement dit, vous devez en respecter les termes. En entreprise, il n’est pas rare que les opérationnels prennent en charge la rédaction d’avenants, voire de contrats. Malheureusement, ils ne disposent pas toujours des compétences nécessaires pour assurer la sécurité juridique de la société. Ainsi, cette dernière risque d’en être lourdement affectée.

Lorsque les opérationnels utilisent des modèles de contrats qu’ils adaptent par leurs propres moyens, il en découle un certain nombre de risques. En voici quelques illustrations :

• Les clauses contradictoires. Comme leur nom l’indique, il s’agit de stipulations contraires au sein même du contrat. Nombreuses sont les entreprises qui font usage de modèles types à personnaliser. Selon la situation rencontrée, l’opérationnel peut avoir à sélectionner une clause parmi plusieurs propositions. Bien entendu, il lui appartient de supprimer la ou les dispositions inutiles. Quid de la situation où l’opérationnel oublie d’effectuer la manipulation, ou n’a pas compris qu’il devait opérer un choix ? Si tel est le cas, l’entreprise fait face à un véritable risque juridique.
• Les clauses obscures, imprécises ou ambiguës. Dans la pratique, le risque contractuel provient de l’usage des modèles de contrats par les opérationnels, sans intervention du juriste. Prenons un exemple. Un opérationnel copie-colle une clause d’un contrat A vers un contrat B, sans en comprendre l’utilisation. Cette méconnaissance peut rendre la disposition obscure, imprécise ou ambiguë. En cas de litige, les juges du fond sont invités à interpréter de telles stipulations.
• Les clauses contraires à la loi. Plus haut, nous avons rappelé que les contrats constituent la loi des parties. Cependant, nous devons préciser « dans le respect de la loi ». Si vos opérationnels rédigent, par méconnaissance ou maladresse, une disposition contraire à l’ordre public, la clause concernée sera considérée comme nulle aux yeux de la justice, et donc dépourvue de toute valeur juridique. De plus, en cas de litige, le droit français permet au juge de prononcer la nullité absolue ou partielle du contrat, ce qui implique une restitution en équivalent si l’on ne peut en restituer l’objet ou l’annulation d’une partie du contrat. De même, une clause contractuelle peut également être réputée non écrite.
• Les clauses abusives. Comme précisé à l’article 1171 du Code civil, les clauses abusives sont celles qui ont pour objet ou pour effet de créer un déséquilibre significatif entre les droits et les obligations des parties. Illicites, celles-ci sont réputées non écrites, c’est-à-dire que leurs dispositions sont privées d’effet. Or, les opérationnels, par souci de protéger l’entreprise pour laquelle ils travaillent, peuvent involontairement commettre un excès de zèle et prévoir des clauses abusives.
• Le mauvais choix d’une clause. Parfois, une erreur de jugement ou de compréhension de la demande client, ou des renseignements devant être apportés par l’opérationnel dans le modèle de contrat, engendre un choix inadapté d’une ou plusieurs stipulations contractuelles.

Le mauvais remplissage des informations du cocontractant

Autre risque inhérent à la gestion du processus contractuel, les informations erronées de votre partenaire d’affaires. Selon votre activité, vous pouvez conclure des contrats avec des professionnels ou, encore, des particuliers. Qu’il s’agisse d’une relation B2B ou B2C, les erreurs de remplissage s’avèrent fréquentes en matière contractuelle. À ce titre, vous pouvez rencontrer l’une des situations suivantes :

• les professionnels survolent le document et remplissent rapidement les champs ;
• les non-professionnels commettent des erreurs d’inattention ou d’incompréhension.

Pour l’entreprise, le mauvais remplissage des informations constitue à lui seul un risque économique. En effet, si le processus de conclusion du contrat connaît quelques perturbations, il est fort probable que la date de signature du contrat soit repoussée.

Pour parfaire la conformité de vos conventions, dotez-vous d’une solution de rédaction intelligente. Cette fonctionnalité numérique vous permettra de réduire les erreurs de saisie et de personnaliser le contrat à la situation. En effet, ces modèles vous seront très utiles : ils participent à l’encadrement de l’activité rédactionnelle de vos équipes.

# 2 Les risques contractuels et l’accès au contrat

On ne peut pas le nier, les risques contractuels sont nombreux. Par ailleurs, la plupart des services juridiques font état d’un talon d’Achille commun : l’accès au contrat. Avant toute chose, précisons notre pensée. Lorsque nous parlons d’accès au contrat, nous faisons référence aux différents acteurs qui peuvent le :

• consulter ;
• modifier ;
• valider.

Bien souvent, l’implication d’un grand nombre d’acteurs multiplie les risques de la pratique contractuelle. Autrement dit, mieux vaut limiter l’accès aux seules personnes concernées par le dossier.

Quels problèmes peuvent découler d’un accès illimité ou moyennement limité au contrat ?

• Le risque d’erreur humaine. Plus le nombre d’acteurs impliqués dans le processus contractuel est important, plus le risque d’erreur humaine est décuplé. Prenons un exemple : vous réalisez un contrat de location immobilière. Une erreur relative au calcul de la surface habitable du logement s’y glisse. Cette dernière engendre un risque à la fois juridique et financier. Selon la situation, cela peut aboutir à un allongement du processus contractuel. Si l’erreur n’est pas décelée avant la signature, le locataire peut en outre vous assigner devant le tribunal.
• Le risque de modification du contrat. Si vous autorisez l’accès et la modification du contrat à une multiplicité d’acteurs, vous leur permettez de remanier le contenu contractuel. Malheureusement, il suffit d’une défaillance au niveau de la communication interne pour dénaturer l’écrit. Ainsi, si les modifications réalisées sont décelées par votre équipe juridique ou refusées par votre client, vous devez effectuer les ajustements nécessaires. En d’autres termes, cela engendre à nouveau un risque économique, porté par la perte de temps afférente.
• Le risque d’utilisation de vos ressources internes. Le niveau de sécurité de vos processus contractuels s’avère plutôt faible ? Vous avez pris l’habitude de rédiger vos contrats avec un logiciel de traitement de texte, comme Google Docs et Word ? Soyez vigilant. Cette pratique, peu sécurisée, crée un risque d’utilisation et/ou de transmission de vos ressources à la concurrence.

En matière contractuelle, l’important est de bâtir un process qui ne laisse aucune place au doute. Pour garantir la sécurité de votre entreprise, utilisez un outil destiné à maîtriser et gérer l’accès à votre bibliothèque de contrats.

# 3 La signature du contrat 

La signature du contrat, voilà l’étape cruciale du processus contractuel ! Elle constitue le point de départ de la relation d’affaires. Néanmoins, il faut le dire, il n’est pas rare que cette étape entrave le bon déroulement des opérations. À ce titre, vous pouvez rencontrer l’une des situations suivantes :

• votre client ne signe pas le contrat dans les délais convenus ;
• vous éprouvez de grandes difficultés à récupérer l’original du contrat ;
• votre équipe n’a pas été mise au courant de l’apposition de la signature du cocontractant sur le contrat ;
• le contrat a été signé par une personne qui n’y était pas habilitée ;
• etc.

Le processus de signature constitue l’élément fondateur de toute relation contractuelle. Ainsi, vous devez y prêter une attention particulière. Pour l’entreprise, cette étape comporte de nombreux enjeux, dont celui de sa croissance. Si votre client ne signe pas le contrat dans les délais convenus, vous devrez faire face à un retard dans l’exécution de vos obligations respectives. À cela s’ajoute un risque de désistement, si cela est toutefois permis d’un point de vue légal.

Pour garantir l’intégrité de vos contrats signés, ayez le réflexe MyLegiTech. En vertu des dispositions prévues à l’article 1367 du Code civil, notre outil garantit la digitalisation du processus de signature électronique de vos documents. Une fois le contrat signé par l’une des parties, vous recevez une notification qui vous informe en temps réel de l’évolution de la signature du contrat. De même, notre solution renforce votre sécurité juridique, notamment en matière probatoire.

# 4 L’archivage du contrat 

Aujourd’hui, l’archivage des contrats doit répondre à un impératif légal, celui du RGPD. Aucune entreprise ne peut se soustraire aux dispositions édictées par ce règlement européen. Toutes, en revanche, doivent se prémunir contre les défaillances, notamment les pertes de contrat.

La conformité RGPD

Toute organisation doit intégrer les prescriptions RGPD, telles que la sécurisation des données personnelles et du système de stockage, à leur process existant. Vous souhaitez en savoir plus à ce sujet ? Découvrez notre article sur la conformité RGPD du stockage de données !

Si des manquements au règlement européen sont constatés, la CNIL est susceptible de prononcer une ou plusieurs sanctions allant du rappel à l’ordre à l’amende administrative de 4 % du chiffre d’affaires mondial de l’entreprise.

La perte d’un contrat

Outre l’aspect légal, l’archivage est d’une importance capitale dans le cadre de la gestion des risques en entreprise. Prenons l’exemple de la perte d’un contrat.

• Exemple n° 1 : l’assignation en justice. Vous êtes en conflit avec votre partenaire d’affaires. Ce dernier décide de porter le litige devant les tribunaux. Pour l’heure, vous devez transmettre de multiples pièces justificatives à votre conseil. Cependant, personne ne retrouve le contrat. Vous allez mobiliser vos effectifs en interne pour retrouver ce document au sein des locaux d’archives ou, encore, sur vos serveurs. La conséquence ? Cela crée une perte financière pour l’entreprise (mobilisation des équipes, paiement des frais d’avocats), à laquelle s’ajoute un nouveau risque : celui de l’issue du procès.
• Exemple n° 2 : la demande client. Votre client demande la rédaction d’un avenant à son contrat de bail commercial. Cependant, il vous est difficile de retrouver le document. En plus de la perte de temps engendrée (risque financier), l’image du bailleur pourrait s’en trouver dégradée.

Grâce à la solution de rédaction intelligente MyLegiTech, vous évitez ce type de désagrément. Depuis le contrat numérique, le juriste peut rechercher la clause concernée. Ensuite, il ne lui reste plus qu’à effectuer la modification demandée. Il en résulte un précieux gain de temps pour vos équipes.

# 5 Le suivi de l’exécution du contrat

La gestion contractuelle ne s’arrête pas au processus de signature. En effet, l’exécution du contrat constitue également une étape fondamentale. Il s’agit du moment à partir duquel le contrat entre en vigueur. Pour veiller à la bonne exécution des contrats, l’équipe juridique doit réaliser un suivi scrupuleux.

À l’heure où les affaires s’internationalisent, les entreprises portent un grand intérêt à leur attractivité économique. Cette volonté passe par la fluidification des contrats. Dans cet esprit, les risques contractuels doivent bien évidemment être maîtrisés. Désormais, vous avez toutes les cartes en main pour identifier les points de défaillance de la gestion des contrats et, ainsi, repenser vos process. Pour maximiser la sécurité juridique de l’entreprise, digitalisez l’ensemble de vos relations contractuelles ! Avec MyLegiTech, soyez accompagné dans votre projet de transition numérique. Le petit plus ? Nous formons vos équipes à l’utilisation de notre outil, dans vos locaux.