La tenue d’un registre des mandats Transaction ou Gestion est strictement encadrée par la loi. Il en découle des enjeux juridiques importants pour vous et votre agence. Afin de vous apporter une solution conforme juridiquement et sécurisée, ImmoSign a conçu une fonctionnalité de registre électronique des mandats robuste et intuitive, basée sur un haut niveau de fiabilité.
Les registres des mandats dématérialisés ImmoSign
Ce sont les premiers registres électroniques des mandats du marché 100% conformes avec les impératifs de la Loi Hoguet. Ils viennent compléter l’ensemble de nos fonctionnalités dédiées à la digitalisation des processus contractuels des agents immobiliers.
Les registres des mandats dématérialisés ImmoSign concernent la Transaction et la Gestion. Ils s’interfacent avec les fonctionnalités historiques et contribuent à digitaliser l’ensemble du mandat de la rédaction à l’envoi en passant par la signature, la prise du numéro de mandat et l’enregistrement au registre électronique des mandats.
Il était essentiel que cette fonctionnalité de Registres des mandats dématérialisés réponde aux impératifs juridiques de 4 lois distinctes :
- La loi Hoguet sur le registre des mandats,
- Le Code civil sur l’utilisation du format électronique,
- Le règlement eIDAS sur la signature électronique,
- Le RGPD sur le traitement automatisé des données personnelles.
Fiabilité et conformité du registre des mandats dématérialisé ImmoSign
Un registre des mandats dématérialisé conforme doit notamment respecter le critère de temporalité :
- Immédiatement après la signature de toutes les parties, le mandat doit être enregistré au registre des mandats ;
- Immédiatement après l’enregistrement du mandat sur le registre, le numéro d’ordre doit être reporté sur le mandat ;
- Immédiatement après le report du numéro d’ordre, chaque partie doit être en mesure d’accéder à l’original signé et numéroté.
Pour vous proposer un registre des mandats dématérialisé 100% conforme à la loi, nous avons développé et mis en place des mécanismes technologiques inédits. Ils garantissent l’inviolabilité des données renseignées et une parfaite chronologie des numéros d’ordre apposés sur les mandats.
Identifier l’auteur du registre des mandats dématérialisé et de chaque entrée
Pour une utilisation plus aisée, les registres des mandats dématérialisés ImmoSign sont accessibles aux membres de votre équipe selon les droits d’accès que vous aurez préalablement définis. Ils peuvent donc être mobilisés par plusieurs membres de votre équipe en même temps.
Mais alors, comment garantir l’unicité du registre électronique des mandats ?
Pour répondre à cet impératif, chaque registre des mandats dématérialisé est associé à une seule carte professionnelle. En parallèle notre application assure la traçabilité des utilisateurs de votre agence effectuant des entrées.
Assurer l’intégrité des informations du registre des mandats dématérialisé
Notre fonctionnalité de registres électroniques Transaction et Gestion permet de garantir l’intégrité de chaque entrée mais aussi du registre dans son intégralité. En effet, chaque entrée est scellée et infalsifiable. De plus l’enchainement des entrées est également garanti et ainsi leur parfaite chronologie.
Garantir et maintenir une temporalité rigoureuse du registre électronique des mandats
Vous l’avez bien compris la temporalité dans l’enregistrement de vos mandats est au cœur des attentes des autorités et donc de la sécurité juridique de votre agence immobilière.
Lors de la mobilisation du registre et de l’apposition du numéro d’ordre, chaque nouvelle ligne se succède chronologiquement et un horodatage est réalisé. Nous pouvons ainsi vous garantir l’immédiateté de :
- L’enregistrement du mandat au registre effectué dès la signature par le dernier mandant et non lors de l’envoi du projet de mandat aux signataires.
- L’apposition du numéro d’ordre sur le mandat effectuée grâce à une technologie dédiée et conforme au règlement eIDAS. Elle intervient seulement après la signature définitive du mandat par les mandants et permet de garantir l’origine et l’intégrité du numéro d’ordre apposé.
- L’accès à l’original signé et numéroté par chaque mandant via un lien de téléchargement du mandat dans sa version originale numérique.
Exporter le registre des mandats dématérialisé en cas de contrôle
Les registres électroniques des mandats Transaction et Gestion ImmoSign peuvent être facilement exportés au format PDF. Encore une fois l’authenticité du registre dématérialisé est garantie par des technologies dédiées et conformes au règlement eIDAS.
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Le registre électronique des mandats, que dit la loi ?
Pour rappel, la loi autorise l’établissement sous forme électronique du registre des mandats dans le respect de certaines conditions.
Qu’il s’agisse du registre des mandats de Gestion ou du registre des mandats de Transaction, les articles 65 et 72 du décret d’application de la Loi Hoguet prévoient respectivement qu’ils peuvent être tenus sous forme électronique dans les conditions prescrites par les articles 1365 et suivants du Code civil.
De ces articles relatifs à la preuve électronique découlent plusieurs exigences telles que :
- L’identification de l’auteur ;
- L’intégrité des informations ;
- L’accessibilité du document original électronique.
Un registre des mandats dématérialisé est avant tout un registre. Il est donc indispensable, en plus des exigences propres au support électronique, de répondre aux exigences traditionnellement attendues d’un registre sur papier.
Au même titre que son pendant traditionnel, un registre des mandats dématérialisé doit être relié et côté sans discontinuité. Les mandats doivent donc y être mentionnés par ordre chronologique. En outre, le registre doit être conforme au modèle Transaction ou Gestion fixé en annexe de l’arrêté de 1972.
Comme nous l’avons vu la notion de temporalité est donc essentielle dans la tenue du registre des mandats.
En cas de manquement à l’une de ces exigences, telle qu’une rupture dans la chronologie des numéros d’ordre ou un défaut d’intégrité des informations inscrites dans le registre électronique, le professionnel de l’immobilier s’expose à la perte de son droit à commission, voire, à des sanctions pénales.
