Les principaux avantages d'une solution de Contract Management pour la fonction achat
La gestion des contrats et, plus globalement, la génération et la gestion de la documentation juridique, est un enjeu central pour la fonction achat. Une solution de Contract Lifecycle Management (CLM) offre de nombreux avantages qui permettent de simplifier les processus, de réduire les risques et d'améliorer l'efficacité. Voici les principaux bénéfices pour les départements achats.
1. Automatisation et standardisation des processus contractuels en droit social
Les RH gèrent une grande diversité de contrats, incluant les contrats de travail, les accords de confidentialité, ou encore les accords de prestation pour les freelances. Une solution de CLM permet d'automatiser la création, la modification et le suivi de ces documents à l'aide de modèles préconfigurés qui peuvent intégrer les particularités légales de l’entreprise (convention collective, accord de branche, charte du télétravail, etc.). Elle peut également prendre en compte des éléments comme le référentiel des compétences ou la grille de rémunération. Cette automatisation réduit les erreurs humaines, garantit une uniformité des termes juridiques et accélère les processus de recrutement ou de gestion des prestataires externes.
2. Gestion centralisée des documents et contrat, accès et partage facilités
Un CLM centralise l'ensemble des contrats au même endroit, facilitant ainsi leur accès et leur gestion. Cela est particulièrement utile pour les RH, qui manipulent un volume important de documents sensibles. Une plateforme centralisée permet aux utilisateurs de retrouver rapidement un contrat, de vérifier son statut ou d'accéder à des informations essentielles, comme les dates d'échéance. Cette gestion centralisée est également cruciale pour assurer la conformité avec les réglementations relatives à la protection des données et à l'archivage des documents RH.
3. Suivi des échéances et gestion des renouvellements
L'une des principales difficultés pour les RH est de suivre les échéances des contrats, qu'il s'agisse de contrats à durée déterminée ou d'accords spécifiques. Une solution de CLM permet de recevoir des alertes automatiques avant la fin d'un contrat, facilitant ainsi le renouvellement en temps opportun ou la modification des conditions avant l'échéance.
4. Réduction des risques juridiques
Les RH gèrent une grande diversité de contrats, incluant les contrats de travail, les accords de confidentialité, ou encore les accords de prestation pour les freelances. Une solution de CLM permet d'automatiser la création, la modification et le suivi de ces documents à l'aide de modèles préconfigurés qui peuvent intégrer les particularités légales de l’entreprise (convention collective, accord de branche, charte du télétravail, etc.). Elle peut également prendre en compte des éléments comme le référentiel des compétences ou la grille de rémunération. Cette automatisation réduit les erreurs humaines, garantit une uniformité des termes juridiques et accélère les processus de recrutement ou de gestion des prestataires externes.
5. Amélioration de l'efficacité administrative
Un CLM centralise l'ensemble des contrats au même endroit, facilitant ainsi leur accès et leur gestion. Cela est particulièrement utile pour les RH, qui manipulent un volume important de documents sensibles. Une plateforme centralisée permet aux utilisateurs de retrouver rapidement un contrat, de vérifier son statut ou d'accéder à des informations essentielles, comme les dates d'échéance. Cette gestion centralisée est également cruciale pour assurer la conformité avec les réglementations relatives à la protection des données et à l'archivage des documents RH.
6. Conformité aux réglementations en vigueur
L'une des principales difficultés pour les RH est de suivre les échéances des contrats, qu'il s'agisse de contrats à durée déterminée ou d'accords spécifiques. Une solution de CLM permet de recevoir des alertes automatiques avant la fin d'un contrat, facilitant ainsi le renouvellement en temps opportun ou la modification des conditions avant l'échéance.
7. Collaboration facilitée et intégration aux systèmes RH
Les RH collaborent régulièrement avec d'autres départements comme le juridique et le finance. Un CLM favorise une collaboration fluide entre ces équipes via des interfaces intuitives qui centralisent les discussions, commentaires et modifications. En plus de cela, les contrats RH peuvent être convertis en données pour alimenter, via des API, des systèmes comme les SIRH ou ERP. De plus, dans le cadre de l'IA générative, les données contractuelles RH peuvent être exploitées dans des systèmes de Retrieval-Augmented Generation (RAG) pour être utilisées dans des modèles d'IA interne.
Conclusion
Une solution de CLM optimise considérablement les opérations RH en automatisant la gestion des contrats, en réduisant les risques juridiques et en facilitant la conformité aux obligations légales. Elle permet aux équipes RH d'améliorer leur productivité tout en garantissant une gestion plus fluide et sécurisée des relations contractuelles avec les employés et prestataires.
Persona !
Arnaud, Leader Achats
Âge : 40 ansEmploi : Leader Achats
Situation familiale : En couple, un enfant
Ville : Lille
Arnaud est le garant de la performance des achats directs au sein d'une grande entreprise de distribution de bricolage. Sa mission principale consiste à sécuriser et optimiser la contractualisation des achats avec les fournisseurs, tout en respectant des objectifs de productivité stricts. Chaque année, son équipe doit gérer environ 2 000 contrats fournisseurs, avec l'impératif d'obtenir des signatures avant des deadlines légales, sous peine de sanctions financières importantes. L'enjeu pour lui est stratégique : il doit concilier rapidité et sécurité dans un contexte où le non-respect des workflows internes ou l'utilisation de versions incorrectes des contrats peuvent compromettre la validité juridique des engagements.
Ses objectifs :
- Sécuriser le processus stratégique de contractualisation : Minimiser les risques juridiques en garantissant des contrats valides à chaque étape, grâce à des workflows respectés et une traçabilité claire des versions signées.
- Accroître la productivité des campagnes fournisseurs : Réduire les délais de signature et améliorer le taux de contrats finalisés avant les échéances légales, tout en atteignant l'objectif de 100 % de contrats signés.
- Visibilité pour les dirigeants : Donner aux décideurs une vision en temps réel de l’avancement des négociations et des signatures grâce à des tableaux de bord détaillés.
- Libérer les acheteurs des tâches chronophages : Déléguer les tâches répétitives et administratives (allers-retours par email, relances) à un outil automatisé, afin que les acheteurs se concentrent sur la négociation stratégique.
- Améliorer l'expérience contractuelle pour les fournisseurs : Fluidifier et accélérer le processus contractuel pour renforcer la satisfaction et la collaboration avec les partenaires externes.
Ses défis actuels :
- Perte de temps dans les échanges : Les acheteurs sont surchargés de tâches administratives comme les relances par email et téléphone, au détriment de leur mission principale.
- Manque de visibilité sur l'avancée des contrats : La gestion de la campagne annuelle est rendue difficile par un manque de suivi en temps réel, ce qui peut conduire à des retards et des erreurs dans la contractualisation.
- Non-respect des workflows : Certaines étapes de validation ne sont pas correctement suivies par les collaborateurs, ce qui peut rendre des contrats invalides sur le plan juridique.
- Mauvaise gestion des versions : Des erreurs comme la signature de mauvaises versions des contrats compromettent la sécurité juridique et la conformité.
Son besoin en solution CLM :
Arnaud cherche une solution de Contract Lifecycle Management (CLM) qui sécurisera et automatisera le processus de contractualisation. Cette solution doit offrir :- Un suivi en temps réel de l’état des négociations et des signatures.
- Un workflow structuré pour garantir la conformité et l’intégrité juridique des contrats.
- Une interface intuitive permettant de centraliser toutes les étapes du processus, du brouillon jusqu'à la signature électronique.
- Des fonctionnalités de collaboration permettant de réduire les allers-retours entre les différentes parties et de valider rapidement les contrats.
- Un tableau de bord de performance pour mesurer la progression des campagnes de signatures, et ainsi assurer le respect des deadlines.
En résumé, Arnaud a besoin d'une solution stratégique qui garantira à son entreprise une productivité maximale dans la gestion des contrats fournisseurs, tout en réduisant les risques et en libérant son équipe des tâches administratives.
Une DRH augmentée pour sa gestion contractuelle
Le top 3 des fonctionnalités MYLEGITECH les plus demandées par les RH
Autocomplétion des documents à partir du registre du personnel
La gestion RH nécessite souvent la création de nouveaux documents pour chaque salarié. Afin de garantir des données personnelles à jour lors de leur génération, notre solution CLM se connecte à votre SIRH ou permet d'intégrer votre registre du personnel directement dans la plateforme, facilitant ainsi l'autocomplétion des documents
Gestion collaborative du clausier RH
Une gestion efficace de votre clausier RH nécessite une approche collaborative, impliquant toutes les parties concernées dans sa gouvernance : grille de rémunération, sécurité, clauses sur les données personnelles, procédures d'attribution du matériel informatique, etc. Notre module clausier vous permet de générer des contrats et documents RH toujours conformes à la politique de l'entreprise et aux réglementations en vigueur.
Dashboard/ Alerte sur les échéances
La gestion d'un contrat RH implique de nombreuses échéances nécessitant des décisions et actions concrètes. En convertissant les contrats RH en données contractuelles, nous vous offrons des tableaux de bord et des alertes calendaires pour suivre tous les événements clés de la vie du contrat (fin de période d'essai, date anniversaire, durée du temps de travail, etc.).
Veille juridique! Quelques conséquences de clauses mal rédigées...
96-40.213 Cour de cassation - 1997-12-17
Clause de durée du contrat : Dans l'affaire M. X… c/ Société Arvieu, le contrat de travail indiquait que l'emploi était "permanent" mais mentionnait également une durée de "6 mois avec essai". Cette ambiguïté a conduit à un litige sur la nature du contrat (CDD ou CDI). Le conseil de prud'hommes a interprété les clauses et conclu que le contrat était à durée indéterminée, rejetant ainsi les demandes du salarié pour rupture abusive de CDD.
11-22.271 Cour de cassation - 2013-03-13
Dans l'affaire M. X… c/ Société L'Union France entretien, le salarié contestait l'application abusive d'une clause de mobilité, qui l'affectait sur des sites de plus en plus éloignés de son domicile. La Cour de cassation a jugé que l'abus invoqué par le salarié n'était pas manifeste, soulignant ainsi l'importance de la clarté et de la précision dans la rédaction des clauses de mobilité pour éviter des interprétations litigieuses.
13-13.506 Cour de cassation - 2014-04-30
Clause de rémunération : Dans l'affaire Mme X… c/ Société Seca Robert Paul, le contrat de travail mentionnait une prime annuelle de 2 000 euros "en décembre 2008, au prorata de la présence dans l'entreprise". La salariée a réclamé cette prime pour les années suivantes, arguant que la clause impliquait un versement annuel. La Cour de cassation a interprété la clause comme ambiguë et a donné raison à la salariée, soulignant la nécessité de rédiger des clauses de rémunération sans ambiguïté pour éviter des litiges sur leur interprétation.
96-40.213 Cour de cassation - 1997-12-17
Clause de période d'essai : Dans l'affaire M. X… c/ Société Saxa Benny, le contrat de travail indiquait une période d'essai de six mois, ce qui n'était pas conforme aux usages de la profession de plombier. Le salarié a contesté la rupture de son contrat pendant cette période, arguant que la clause était mal rédigée et non conforme. La Cour de cassation a confirmé que la période d'essai de six mois n'était pas justifiée, ce qui a conduit à la requalification du contrat en CDI.
