Les principaux avantages d'une solution de Contract Management pour la fonction commerciale
Dans un environnement commercial compétitif, la gestion des contrats et des documents juridiques est cruciale pour maximiser l’efficacité opérationnelle, réduire les risques et accélérer les cycles de vente.
Une solution de Contract Lifecycle Management (CLM) peut offrir des avantages significatifs, en automatisant les processus et en assurant une meilleure visibilité sur vos engagements commerciaux. Découvrez les bénéfices clés d’un CLM pour les équipes commerciales.
1. Accélération et simplification des processus contractuels pour la vente
Dans les ventes, la rapidité est essentielle. Avec une solution CLM, vous pouvez créer, modifier et finaliser des contrats de vente, accords de confidentialité, et autres documents juridiques en un rien de temps grâce à des modèles personnalisés.
Cela permet de standardiser les contrats tout en garantissant que les termes juridiques et commerciaux sont uniformes et conformes aux politiques internes de tarification et de négociation. Les équipes commerciales peuvent ainsi se concentrer sur la conclusion des ventes plutôt que sur la gestion administrative.
2. Gestion centralisée pour une meilleure visibilité
Un CLM permet de centraliser tous vos contrats, offrant un accès facile et rapide à vos documents les plus importants. Cette centralisation est particulièrement utile pour suivre le statut de chaque contrat et respecter les échéances de vente et de renouvellement notamment. De plus, cette gestion permet de respecter les obligations contractuelles en termes de protection des données et de conformité légale, essentielles pour renforcer la confiance de vos clients..
3. Suivi des échéances et gestion des renouvellements
Garder une trace des échéances de contrats est un défi pour de nombreuses entreprises. Un CLM envoie des alertes automatiques pour les renouvellements, vous permettant de rester proactif dans la gestion de vos relations commerciales.
Cela garantit que les opportunités de renouvellement ne sont jamais manquées et permet de réévaluer les termes contractuels avant chaque échéance.
4. Réduction des risques et conformité juridique
Les erreurs dans les contrats peuvent entraîner des litiges coûteux. Avec une solution CLM, vos contrats sont conformes aux lois en vigueur et validés par votre équipe juridique, ce qui réduit les risques de non-conformité. Le suivi des modifications et des versions assure que chaque changement est correctement documenté, garantissant ainsi la transparence et la sécurité juridique.
5. Efficacité opérationnelle accrue
Les tâches administratives, comme la collecte des signatures et la validation des documents, peuvent ralentir vos ventes.
Un CLM automatise ces étapes en intégrant des outils de signature électronique, accélérant ainsi le processus de clôture des contrats.
Cela permet à vos équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la prospection et la conclusion d'accords plus stratégiques.
6. Conformité et intégration avec les outils CRM
Une solution CLM s'intègre aisément avec vos systèmes CRM et ERP existants, facilitant le transfert de données entre les départements.
En plus d'améliorer la collaboration interne, les informations contractuelles peuvent être utilisées pour analyser les performances commerciales, identifier des opportunités de vente croisée et prolonger la durée de vie des contrats clients grâce à des analyses prédictives basées sur les données contractuelles.
7. Contribution au clausier mutualisé pour la gestion des données et des référentiels
Les départements commerciaux collaborent avec le juridique sur la gouvernance des clauses financières et tarifaires. Via le module "guide de négociation" , la direction commerciale peut formaliser sa stratégie de vente et l'intégrer à la politique contractuelle.
Conclusion
L'implémentation d'une solution de CLM au sein de vos équipes commerciales optimise la gestion des contrats, accélère les processus de vente et améliore la conformité. En automatisant les tâches répétitives et en réduisant les risques, un CLM vous permet d’atteindre une productivité maximale tout en renforçant vos relations commerciales.
Persona !
Claire, 32 ans, Responsable Commerciale dans une SSII a une mission: digitaliser la fonction commerciale grâce à un CLM connecté à SalesForce
Depuis trois ans, Claire, 32 ans, occupe le poste de responsable commerciale au sein d’une SSII. Forte de son expérience dans la transformation numérique, elle est chargée d’optimiser la performance de la force de vente en digitalisant les processus commerciaux.
Après avoir brillamment piloté la mise en place de SalesForce pour gérer les relations clients, Claire s’attaque désormais à une nouvelle mission cruciale : l'intégration d'une solution de Contract Lifecycle Management (CLM) connectée à SalesForce pour automatiser et accélérer la génération des contrats.
Un enjeu clé : réduire les délais de passation des contrats
Pour Claire, l’un des principaux défis est de réduire drastiquement le temps consacré à la passation des accords de confidentialité (NDA) et à la création des contrats de prestations de services. Elle souhaite diminuer par cinq le temps nécessaire à ces tâches, et pour cela, elle mise sur une solution CLM capable de s’interconnecter parfaitement avec SalesForce.
L’objectif est que les données CRM soient automatiquement injectées dans le CLM via l’autocomplétion, ce qui simplifiera la génération de contrats tout en limitant les risques d’erreurs.
"Nous passons beaucoup trop de temps sur les NDA et les contrats. Mon objectif est simple : que mes équipes puissent générer rapidement des documents adaptés aux besoins de chaque client, tout en respectant nos processus internes et les réglementations", explique Claire.
Des contrats sur-mesure et conformes
Un autre enjeu de taille pour Claire est d’adapter les contrats en fonction des exigences spécifiques de chaque client. Grâce à la nouvelle solution CLM, elle souhaite pouvoir générer des contrats de prestations de services qui s’adaptent automatiquement aux besoins exprimés, tout en intégrant des annexes obligatoires.
Ces annexes concernent des points clés de la conformité, tels que le RGPD, l’intelligence artificielle (RIA) et la sécurité des systèmes d’information (SSI). La solution CLM permettra ainsi d’automatiser l’inclusion de ces annexes, garantissant la conformité légale de chaque contrat tout en facilitant le travail des équipes commerciales.
Un équilibre entre autonomie et gouvernance
Claire est convaincue que pour réussir la transformation numérique, il faut donner plus d’autonomie aux équipes commerciales. Elle souhaite que ses équipes puissent générer, personnaliser et négocier les contrats sans avoir à passer systématiquement par le service juridique.
Toutefois, elle reconnaît l'importance du rôle du service juridique dans la gouvernance des contrats et la gestion des modèles contractuels. "Je veux que le service juridique soit administrateur de la solution CLM, pour qu’il ait une vue d’ensemble sur les contrats signés et puisse intervenir lorsque nécessaire", précise-t-elle.
Ainsi, le service juridique pourra continuer à encadrer le cadre contractuel, tout en permettant aux équipes commerciales d’être plus réactives et efficaces dans la négociation des contrats.
Une exploitation des données contractuelles dans l'IAG de la SSII
Claire envisage également de tirer parti des dernières innovations technologiques de son entreprise. Elle souhaite que la solution CLM puisse alimenter le Retrieval-Augmented Generation (RAG) récemment déployé par la DSI. Cela permettrait à l’IA générative d’accéder aux données contractuelles existantes, offrant ainsi une visibilité accrue sur les engagements financiers et les termes des contrats en cours.
Cette fonctionnalité fournirait à la direction commerciale et juridique des insights précieux pour piloter au mieux les contrats et améliorer la gestion des risques.
Conclusion : Une digitalisation au service de la performance commerciale
Pour Claire, la digitalisation de la fonction commerciale passe par une interconnexion fluide entre SalesForce et le CLM. Grâce à l'automatisation et à une gestion optimisée des contrats, elle ambitionne de rendre son équipe plus autonome et de diminuer les délais de passation, tout en assurant une gouvernance rigoureuse et conforme avec le soutien du service juridique.
En exploitant les données contractuelles via l’IA générative, Claire est certaine que sa SSII pourra améliorer la performance commerciale, réduire les risques et renforcer la satisfaction des clients.
Un sales augmenté pour sa gestion contractuelle
Le top 3 des fonctionnalités MYLEGITECH les plus demandées par les commerciaux
Autocomplétion des documents à partir de la solution CRM
La génération de contrats commerciaux nécessite souvent la création de nouveaux à partir des données clients/ prospects du CRM. Afin de garantir des données à jour lors de leur génération, notre solution CLM se connecte à votre CRM ou permet d'intégrer vos référentiels tableurs directement dans la plateforme, facilitant ainsi l'autocomplétion des documents
Gestion collaborative des clauses finanxcières
Une gestion efficace de votre référentiel des offres de produits et de prestations de services nécessite une approche collaborative, impliquant toutes les parties concernées dans sa gouvernance : grille de tarifs, politique de ristourne, de remise, conformité Sapin 2 etc. Notre module clausier vous permet de générer des contrats et documents commerciaux toujours conformes à la politique commerciale de l'entreprise et aux réglementations en vigueur.
Publipostage/ Alerte sur les échéances
La gestion d'une relation commerciale implique de nombreuses échéances nécessitant des décisions et actions concrètes.
En convertissant les contrats commerciaux en données contractuelles, nous vous offrons des tableaux de bord et des alertes calendaires pour suivre tous les événements clés de la vie du contrat (date limite de dénonciation, date de mise à jour des barèmes de prix, date anniversaire etc.).
Lorsque vous devez passer des renouvellements en masse ou mettre à jour vos CGV, notre module publipostage vous permet de générer dynamiquement vos avenants contractuels à partir de votre base client.
Veille juridique! Quelques conséquences de clauses mal rédigées...
Clauses de non-conformité des produits
Affaire Société X… c/ M. Y… : Dans cette affaire, la Cour de cassation a jugé que la clause de non-conformité des produits devait être interprétée strictement. Le vendeur avait livré des produits qui ne correspondaient pas aux spécifications contractuelles. La Cour a confirmé que le vendeur était tenu de remplacer les produits non conformes ou de rembourser l'acheteur, soulignant l'importance de la précision dans la rédaction de telles clauses pour éviter les litiges.
Clauses de garantie
Affaire Société Z… c/ M. A… : La Cour de cassation a examiné une clause de garantie qui limitait la responsabilité du vendeur à une période de six mois après la livraison. L'acheteur a découvert un défaut majeur après cette période. La Cour a jugé que la clause de garantie était abusive et devait être écartée, car elle privait l'acheteur de son droit à une garantie légale contre les vices cachés, démontrant ainsi que les clauses de garantie doivent respecter les dispositions légales pour être valides.
Clauses de résiliation
Affaire Société B… c/ M. C… : Dans cette affaire, la clause de résiliation prévoyait que le vendeur pouvait résilier le contrat unilatéralement en cas de non-paiement par l'acheteur. La Cour de cassation a jugé que cette clause était valable, mais a précisé que le vendeur devait respecter un délai de préavis raisonnable pour permettre à l'acheteur de régulariser sa situation. Cette décision souligne l'importance de la rédaction claire et équilibrée des clauses de résiliation pour éviter les abus.
Clauses de paiement
Affaire Société D… c/ M. E… : La Cour de cassation a traité un litige concernant une clause de paiement qui imposait des pénalités de retard excessives à l'acheteur. La Cour a jugé que la clause était abusive et devait être modifiée pour respecter le principe de proportionnalité. Cette affaire illustre que les clauses de paiement doivent être rédigées de manière à ne pas imposer des conditions inéquitables aux parties.
