Gestion des actes et des contrats administratifs avec Publica IA
Près de 2 ans après la réédition de notre ouvrage prospectif sur les enjeux de la transformation de la fonction juridique dans les collectivités, nous sommes heureux et fiers de lancer la première solution dédiée à la génération des actes et des contrats dans les collectivités!
Comment innover dans la gestion administrative et juridique des collectivités?
Comment constituer une actothèque de référence pour assister les collectivités dans la rédaction de leurs actes et optimiser la conformité des engagements?
C’était toute la question traitée en théorie dans notre ouvrage collectif ‘’Legaltech et digitalisation des collectivités territoriales”
Avec la maturité des solutions CLM, la généralisation de l’Open Data des collectivités, l’avènement de l’IA générative et la vision portée par certains avocats publicites innovants , il était temps d’innover en pratique!
Notre méthode?
Associer les collectivités dès la conception de ce service innovant avec une phase de co-design animé par notre partenaire Numerian opérateur public de services numériques ( plus de 300 collectivités territoriales membres).
Restait à trouver des partenaires audacieux et qui partagent la volonté de transformer durablement la gestion de nos collectivités: c’est désormais le cas avec la constitution de notre consortium Publica IA!
Pour porter cette innovation dans la durée, les premiers partenaires de notre consortium Publica IA sont la startup-up normande Delibia et le cabinet Publica Avocats.
Delibia collecte et traite les données publiées en Open Data par les collectivités territoriales afin notamment d’utiliser l’IA Générative dans l’aide la décision. Delibia apportera son savoir-faire en matière d’IA appliquée à la sphère publique.
Publica Avocats met à la disposition du consortium la base de données internes du cabinet et une expertise juridique acquise depuis plus de 20 ans comme partenaire de confiance des collectivités.
Côté MyLegiTech , nous apporterons notre technologie CLM pour constituer un clausier de référence administré par nos avocats et juristes publicistes partenaires et analyser ainsi la conformité des actes générés par l’IA.
Nous apportons également notre expertise particulière en matière de gestion des projets immobiliers, en particulier sur les procédures de permis de construire, les autorisations d’aménagement , les conventions d’occupation du domaine public ou de gestion des baux.
Au delà de mettre l'innovation legaltech et l’IA au service de la génération et de la sécurisation des actes administratifs des collectivités territoriales , le ROI du projet vise également l’ensemble des acteurs publics de la chaîne de production et d’évaluation de la légalité des actes, que nous associons à notre démarche d’innovation collaborative:
les services de la préfecture dans le cadre du contrôle de la légalité le juge administratif dans le cadre de sa saisine éventuelle sur la conformité des actes
Dans une démarche inédite, notre méthode fédère les atouts d’un générateur d’actes, une fédération des usages des agents territoriaux et la sécurisation humaine de l’IA apportée par des avocats et juristes spécialisés.
Story Time
Geneviève, agent administratif de catégorie B, travaillait depuis plusieurs années dans la petite commune de Sainte-Maure, nichée dans l’Aube. Elle aimait son travail au sein de la mairie, où elle gérait divers dossiers administratifs avec soin et rigueur.
Mais un jour, alors qu’elle préparait un contrat de bail entre la commune et une nouvelle boucherie qui venait de s’installer en centre-ville, un oubli allait chambouler son quotidien. Geneviève avait toujours été minutieuse.
Pourtant, ce jour-là, pressée par le temps et sollicitée de toutes parts, elle avait omis une clause cruciale dans le contrat de bail. Il s’agissait d’une clause liée aux conditions d’entretien des locaux, qui spécifiait la responsabilité de la boucherie pour maintenir l’espace en état, y compris en ce qui concerne les éventuels dégâts liés à l’usage des installations frigorifiques.
Une clause standard, certes, mais essentielle, surtout pour une activité comme celle d’une boucherie où les risques d’usure et de dommages étaient plus élevés.
Quelques mois plus tard, les ennuis commencèrent. Un jour, lors d’une forte canicule, l’un des réfrigérateurs de la boucherie tomba en panne, provoquant une fuite importante. L’eau s’infiltra dans le sol, causant des dégâts à la structure du bâtiment municipal.
Le propriétaire de la boucherie, un homme affable mais ferme, considérait que la réparation relevait de la responsabilité de la commune, puisqu’il n’avait rien signé qui stipulait le contraire. La boucherie refusait donc de payer les frais de remise en état.
Lorsque le problème remonta à Geneviève, elle sentit son estomac se nouer. En relisant le contrat, elle réalisa l’ampleur de son oubli. La clause d’entretien manquait bel et bien.
Le dossier fut transféré au service juridique de la communauté de communes, et ce fut là que les choses se compliquèrent. Les avocats de la commune , saisit par le service juridique de la communauté de communes, expliquèrent qu’en l’absence de cette clause, la commune pourrait être tenue responsable des réparations, même si, en pratique, elles auraient dû incomber à la boucherie. Il s’agissait d’un oubli lourd de conséquences financières pour Sainte-Maure.
Geneviève se sentait accablée. Elle savait que cet oubli pourrait coûter cher à la commune, qui ne disposait pas d’un budget suffisant pour absorber ces coûts imprévus.
Elle se rendit dans le bureau de la secrétaire générale pour s’excuser et proposer une solution. Ensemble, elles cherchèrent un moyen d'éviter que la situation ne dégénère en litige judiciaire.
Elles décidèrent d’organiser une réunion avec le propriétaire de la boucherie et de tenter une négociation à l’amiable. Geneviève, bien que stressée, participa à cette rencontre, accompagnée du maire et de l’avocat de la communauté de commune.
Grâce à son implication et à sa connaissance des rouages administratifs, elle réussit à faire valoir que la clause manquante était une erreur involontaire et que la commune souhaitait trouver une solution juste pour les deux parties.
Après de longues discussions, un accord fut trouvé : la commune partagerait les frais de réparation avec la boucherie, à condition que le contrat de bail soit immédiatement révisé pour inclure la fameuse clause oubliée. Cette solution permit d’éviter un long procès coûteux et de préserver les bonnes relations avec le commerçant local.
Geneviève, soulagée, avait appris une leçon précieuse. Désormais, elle redoublerait de vigilance dans ses tâches administratives, prenant soin de vérifier chaque contrat dans ses moindres détails.
L’erreur avait été lourde de conséquences, mais elle lui avait aussi permis de grandir professionnellement. Plus jamais elle ne laisserait un contrat sortir sans une relecture approfondie. Et dans la petite commune de Sainte-Maure, on savait désormais à quel point une simple clause pouvait avoir des répercussions juridiques importantes.
Jurisprudence
Exemple de décision rendue à propos des contrats relatifs à des baux commerciaux gérés par une commune, à prendre en compte dans le clausier.
Exemple de décision rendue à propos des contrats automobiles, à prendre en compte dans le clausier.
CA Colmar, 04-03-2022, n° 20/00187, Infirmation
Cette décision traite d'un bail commercial conclu sans respecter le formalisme requis. Bien que le preneur soit un particulier, la commune avait l'intention de conclure un bail commercial, comme en témoigne la durée du bail et les termes utilisés. De plus, le bail a été tacitement reconduit, ce qui implique le respect d'un préavis de six mois pour donner congé.
Similitudes avec l'affaire d'origine : Dans les deux cas, il y a une ambiguïté quant à la nature du bail (commercial ou civil) et la question de la tacite reconduction se pose. De plus, le non-respect des formalités légales peut avoir des conséquences sur la validité du contrat.
CA Nîmes, 04-07-2019, n° 17/03961
Cette décision porte sur une clause d'acceptation des lieux en l'état dans un bail commercial. La Cour de cassation a estimé que cette clause ne dispense pas le bailleur de son obligation de délivrance du bien en bon état d'usage et de réparations. En l'espèce, le système de climatisation ne fonctionnait pas, et le preneur n'en avait pas été informé lors de la conclusion du bail.
Similitudes avec l'affaire d'origine : Dans les deux affaires, il y a un problème lié à l'état des lieux et à la responsabilité du bailleur concernant les réparations. La question de l'information du preneur sur l'état des équipements est également soulevée.
CA Aix-en-Provence, 12-05-2016, n° 14/19577, Infirmation partielle
Cette décision concerne un bail emphytéotique dans lequel la commune avait la charge de l'entretien et de la maintenance des bâtiments. Cependant, la société propriétaire de l'ouvrage pouvait toujours réclamer la réparation des préjudices dus au non-respect des obligations contractuelles relatives au contrat de promotion immobilière.
Similitudes avec l'affaire d'origine : Dans les deux cas, il y a un problème lié à l'entretien et à la maintenance des locaux. La question de la responsabilité du bailleur (commune) et du preneur (boucherie) concernant les réparations est soulevée.
Synthèse
les trois cas présentent des similitudes avec l'affaire d'origine, notamment en ce qui concerne la nature du bail, la responsabilité du bailleur et du preneur concernant les réparations, et l'importance de l'information du preneur sur l'état des équipements. Il convient donc d'analyser attentivement ces jurisprudences pour déterminer les principes et les précédents juridiques applicables à l'affaire de Geneviève.