Améliorer et sécuriser la saisie des contrats par les opérationnels

En quoi la saisie des contrats par les opérationnels peut-elle nuire à la sécurité juridique de l’entreprise ?

En pratique, les opérationnels sont régulièrement confrontés à la matière contractuelle. Cependant, leur expertise s’avère bien souvent limitée. Quelles erreurs courantes sont commises ? Comment y remédier ?

Le remplissage des champs contractuels

Lors de la gestion du processus contractuel, il existe un risque lié au remplissage des champs contractuels par les opérationnels ou par vos partenaires commerciaux. En pratique, il s’agit d’erreurs d’inattention ou de compréhension.

Néanmoins, ce risque peut facilement être éliminé. Comment ? Grâce au questionnaire intuitif mis en place par la solution innovante MyLegiTech. Si les champs obligatoires n’ont pas été remplis, l’opérationnel ne peut pas générer le document contractuel. De plus, le formulaire s’adapte en temps réel. Seules les clauses obligatoires et nécessaires figurent sur le document final.

La présence de clauses contradictoires

Dans leur pratique quotidienne, les opérationnels sont amenés à saisir des contrats. Pour ce faire, l’entreprise peut leur fournir des modèles standardisés qu’ils ont la possibilité de personnaliser en fonction de la situation rencontrée. À ce titre, l’opérationnel peut avoir à choisir parmi plusieurs propositions de clauses et, ainsi, à éliminer celles qui sont inutiles.

Que se passe-t-il s’il oublie de les supprimer ou ne comprend pas qu’il doit faire un choix parmi les différentes propositions ? Dans ces deux situations, le contrat présente des stipulations contradictoires, lesquelles font courir un véritable risque juridique à l’entreprise.

Pour pallier ce risque, MyLegiTech supprime les clauses hypothétiques. Autrement dit, l’opérationnel n’a rien à faire. En fonction des réponses apportées au questionnaire, l’outil supprime les clauses inutiles.

La compréhension des dispositions contractuelles

C’est un fait, les opérationnels disposent, en matière contractuelle, de compétences plus limitées que celles des équipes juridiques. Pourtant, ces professionnels œuvrent parfois en toute autonomie. Le problème ? Une incompréhension peut aboutir à une stipulation inadaptée.

• Exemple. Par confusion, l’opérationnel sélectionne une clause de non-sollicitation de clientèle en lieu et place d’une clause de non-concurrence.

Pour favoriser la clarté du contrat, MyLegiTech emploie la méthode du Legal Design au sein de son panel de contrats intelligents, tant au niveau du questionnaire que de l’acte en lui-même. Ainsi, les opérationnels, tout comme vos clients, peuvent s’appuyer sur un « langage juridique clair » ainsi que des repères visuels pour mieux appréhender les dispositions contractuelles.

La réglementation en vigueur

La réglementation en vigueur n’est pas l’affaire des opérationnels, mais bien celle des professionnels du droit. Pour eux, le problème réside dans le risque d’erreur lié aux évolutions législatives et réglementaires.

• Exemple. L’opérationnel rédige un contrat d’agent commercial. Toutefois, il ignore que la clause de non-concurrence ne peut excéder 2 ans à compter du terme du contrat. Ainsi, la stipulation contractuelle prévoit à tort une durée de 4 années.

Comment faire en sorte que les opérationnels puissent négocier et conclure les contrats, en toute sécurité ? L’équipe MyLegiTech s’est interrogée, puis a convenu de la mise en place d’une nouvelle fonctionnalité : les alertes juridiques.

Lorsque les collaborateurs opérationnels remplissent le questionnaire, un ou plusieurs blocs visuels apparaissent. Ceux-ci sont destinés à l’informer sur la réglementation en vigueur et ne peuvent être fermés.

• Exemple. Lors de la saisie d’un mandat de vente, une alerte s’affiche sur le questionnaire MyLegiTech. À cette occasion, l’opérationnel pourra s’informer sur les différences entre le mandat exclusif, le mandat semi-exclusif, le mandat co-exclusif et le mandat non exclusif.

La version du document utilisée

Vous arrive-t-il de rédiger vos contrats avec un logiciel de traitement de texte ? En plus d’être peu sécurisée, cette pratique met en évidence un risque d’erreur fréquente : l’utilisation de la mauvaise version du contrat.

Lorsqu’un opérationnel s’aperçoit qu’il a réalisé des modifications sur l’ancienne version du document contractuel, il perd un temps précieux. Cela peut constituer à la fois une entrave au bon déroulement du processus contractuel et un risque pour l’entreprise si le contrat est transmis pour signature.

L’outil de rédaction intelligente MyLegiTech règle définitivement ce problème. Pour éviter les saisies erronées, vos documents sont mis à jour en temps réel.

L’usage de la langue française

Qui n’a jamais aperçu une faute de français ou de frappe dans un contrat ? En apparence, cela peut paraître anodin. Toutefois, il peut arriver que les termes de l’engagement soient dénaturés.

• Exemple. Un opérationnel négocie un contrat. Lors de la phase de saisie, une disposition contractuelle n’a pas été correctement retranscrite : une négation a été omise. Ainsi, la clause devient « l’entreprise sera tenue responsable des conséquences d’un éventuel retard de livraison » au lieu de « l’entreprise ne sera pas tenue des conséquences d’un éventuel retard de livraison ». Si votre cocontractant et vous avez signé le contrat en ces termes, vous êtes tenu de respecter cet engagement, notamment en cas de survenance d’un litige.

Ce risque peut être annihilé, grâce à l’innovation MyLegiTech. Nos modèles types ont été soumis à plusieurs relectures et sont exempts d’erreurs de frappe, grammaticales ou, encore, d’orthographe.

Bon à savoir : MyLegiTech est spécialisé dans la gestion des contrats répétitifs et/ou qui ne nécessitent pas l’intervention d’un juriste. Rédigez, concluez et stockez vos accords de confidentialité, vos autorisations de droit à l’image, vos délégations de pouvoir et bien d’autres contrats, en toute sécurité.

Pourquoi améliorer la saisie des contrats par les opérationnels, avec MyLegiTech ?

Vous l’avez compris, la saisie des contrats par les opérationnels requiert une certaine vigilance. La solution MyLegiTech améliore non seulement cet aspect du processus contractuel, mais également la gestion globale de l’entreprise.

Pourquoi l’usage de la solution intelligente MyLegiTech est-il plébiscité par les directions juridiques ?

• La maîtrise des risques contractuels. Digitaliser ses relations contractuelles n’est pas un effet de mode ou, encore, une fantaisie. Il s’agit de la mise en place d’un process en faveur de la sécurité juridique de votre entreprise. La clarté de vos documents contractuels est garantie.
• Atténuer le risque de litige. MyLegiTech vous accompagne dans la consolidation de votre stratégie juridique. À ce titre, l’outil contribue à diminuer le risque de litige. Vous désirez en savoir plus ? Découvrez 4 atouts de la rédaction intelligente MyLegiTech !
• La crédibilité et l’image de l’entreprise. La pratique contractuelle se doit d’être professionnelle. Vos partenaires commerciaux, vos clients et vos prospects y seront sensibles. Que penseriez-vous d’un bail commercial rempli de fautes de frappe ou, encore, de dispositions contradictoires ?
• La simplification des missions des opérationnels. L’emploi de la rédaction intelligente diminue considérablement le risque d’erreur. Ainsi, les opérationnels abordent la matière contractuelle avec davantage de sérénité !
• L’allégement de la charge de travail de l’équipe juridique. Le contrôle des documents contractuels s’avère parfois chronophage. Avec la solution MyLegiTech, cette charge s’avère drastiquement diminuée. De même, les juristes n’ont pas besoin de se former au codage des contrats via l’outil MyLegiTech. Notre équipe de juristes se charge de l’automatisation !
• Le gain de temps sur le suivi et la formation des opérationnels. En effet, l’entreprise mobilise moins de ressources en interne. L’avantage MyLegiTech ? Nous formons votre équipe à l’utilisation de l’outil, dans vos locaux.
• La gestion de la sécurité de l’entreprise. L’outil MyLegiTech protège la propriété intellectuelle de vos ressources internes. En effet, il limite le risque de diffusion à la concurrence. Depuis notre application, vos collaborateurs ne sont pas en mesure de copier-coller toutes les clauses d’un contrat ou de les transférer sur un disque externe, par exemple.

Pour garantir la conformité des contrats et diminuer le risque d’erreur, avez-vous songé à miser sur le service juridique augmenté ? En effet, la transition numérique a vocation à optimiser vos process internes. Dans cet esprit, les applications et logiciels de rédaction intelligente visent à accompagner et sécuriser la pratique des collaborateurs opérationnels. Envie d’en savoir plus ? Découvrez les 4 étapes du cycle de vie des documents digitalisés, avec MyLegiTech !