Vous aimeriez digitaliser vos contrats immobiliers. Mais comment faire ? Quelles sont les étapes ?
Faites l’inventaire des documents signés
Combien de documents signez-vous par mois, par an ?
De quels documents s’agit-il ? Compromis ? Baux ? Mandats ? CCMI ? Contrat VEFA ?
Ces contrats comprennent-ils des clauses particulières nécessitant une signature spéciale ou une mention manuscrite ?
Cette étape est essentielle. C’est un véritable audit que vous allez mener. Il vous permettra de projeter votre future utilisation de la signature électronique.
Attention, n’oubliez pas vos objectifs de croissance ! Votre consommation aujourd’hui sera-t-elle la même demain ? Quelle croissance prévoyez-vous ? La solution correspondra-t-elle toujours à vos besoins ? Pourra-t-elle évoluer avec vous ?
N’oubliez pas l’inventaire des recommandés
Maintenant que vous y voyez plus clair sur les documents signés, il est temps de passer à la deuxième partie de votre audit : quels sont les documents envoyés en recommandé électronique ?
Grâce à l’inventaire de l’étape 1, vous avez une première estimation des envois en recommandé (Compromis, VEFA, CCMI…). Vous n’avez plus qu’à y ajouter les documents envoyés en recommandé sans signature préalable (Convocation à une AG ou à une réception dans le cas d’une construction par exemple).
Vous aurez ainsi une estimation au plus juste de votre consommation de recommandés et de votre budget annuel.
Comparez les solutions pour digitaliser vos contrats immobiliers
Plusieurs points de comparaison vont vous permettre de choisir l’outil le plus adapté à vos besoins :
Quel sera votre degré d’autonomie ?
Quel type de contrat pouvez-vous faire signer ? Pourrez-vous importer et faire signer des documents extérieurs à l’application ? Convaincu, vous souhaiterez par exemple développer son utilisation sur des contrats avec des prestataires externes ou pour la gestion RH. La solution le permettra-t-elle ?
Pourrez-vous envoyer en recommandé des contrats spécifiques signés sur papier par exemple ? Pourrez-vous envoyer des documents qui n’auront pas été signés électroniquement au préalable ?
Quel est le coût de la solution ?
Comment fonctionne-t-elle : avec des packs, des crédits, selon une facturation à l’utilisation ? Quel budget devez-vous prévoir ? Comparez les différentes solutions en termes de fonctionnalités et de coût.
Quid de la formation de vos équipes ?
Un outil c’est bien, s’il est expliqué c’est mieux ! Cette étape doit être impérativement envisagée dès le début du projet. Imaginez-vous dans deux mois, lorsque votre équipe vous posera (encore !) la même question sur l’utilisation pour la Xème fois de la journée, peut-être que vous vous direz qu’une demi-journée de formation n’aurait pas été du luxe !
« Allô ? Allô ? J’ai un problème ! »
Au début d’un projet, on n’aime pas penser « besoin d’assitance » ou « paramétrage ». C’est pourquoi vous devez prendre en compte l’accompagnement et le suivi du prestataire. Une hotline joignable par téléphone, un consultant dédié et à votre écoute… Ces éléments vous aideront à rester serein tout au long de votre transition digitale.
Et le stockage ?
Vous êtes fan des solutions de cloud, et on vous comprend ! Tout est stocké, sauvegardé et à portée de mains. Mais pensez à lire les petites lignes du contrat ou des conditions générales de vente.
Vos documents sont accessibles sur la plateforme du prestataire. Avez-vous besoin de récupérer vos documents automatiquement sur vos serveurs, dans votre GED, dans votre application métier ? Le prestataire propose-t-il une solution d’import ?
Que deviennent vos documents en cas de résiliation ? Assurez-vous d’avoir toujours un accès facile à vos contrats même en cas de rupture anticipée.
Pensez également à valider l’aspect RGPD : où sont stockés vos documents ? en France ? en Europe ? aux USA ? Un stockage en France ou en Europe vous garantit que les données personnelles de vos clients et de leurs clients seront traitées en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données.
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Plus qu’une application de signature et de recommandé électronique, ImmoSign est une solution complète de gestion numérique des contrats immobiliers.
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