Cahier des charges x Direction juridique – Selon une étude Lexqi x AFJE (2018), 76% des directions juridiques ont déjà initié ou envisagent d’initier à horizon 2020 un projet de transformation des méthodes de travail en s’appuyant sur des solutions numériques.
Pour initier de tels projets, la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel est une étape primordiale pour énoncer vos besoins et piloter votre projet. Qu’il soit rédigé par vous-même, votre service achat ou un cabinet de conseil, le cahier des charges doit refléter vos besoins, le périmètre du projet, l’équipe impliquée, les solutions envisagées ou encore le calendrier.
Voici quelques bonnes pratiques pour rédiger un cahier des charges pour cadrer votre projet ainsi qu’un modèle adapté aux projets d’optimisation de process en Direction Juridique.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Le cahier des charges est le document de référence qui permet d’organiser votre projet.
Il vous permet en tant que maître d’ouvrage de faire savoir à votre maître d’oeuvre ce que vous attendez de lui.
Il est nécessairement écrit et structuré en différentes parties définissant précisément le contexte du projet, vos objectifs, vos besoins, vos exigences ou encore votre budget et le calendrier de réalisation.
En plus de vous permettre de mener un projet de transformation digitale pour rendre votre direction juridique efficace, il vous protège en tant que maître d’ouvrage et votre prestataire en tant que maître d’oeuvre.
En effet, le maître d’ouvrage cadre son projet et est assuré que la livraison correspondra à ses attentes. De son côté, le maître d’oeuvre est guidé par ce document cadre et ne peut se voir reprocher une quelconque livraison défaillante si son livrable est conforme au cahier des charges aux besoins de votre direction juridique.
Bon à savoir : Le cahier des charges a une valeur juridique même s’il ne constitue pas un document juridique en tant que tel. Il regroupe les obligations techniques du contrat de réalisation.
Qui doit rédiger le cahier des charges de la direction juridique ?
Le cahier des charges doit en principe être rédigé par le maître d’ouvrage, soit par vous et votre équipe.
Plusieurs consultants ou cabinets de conseil proposent cette mission dans le cadre de leur prestation de conseil.
Voici un exemple de déroulement d’une mission de ce type :
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Certains prestataires comme Seraphin.legal proposent quant à eux de le rédiger pour vous et avec vous de A à Z pour vos projets en matière de Contract Management et Knowledge Management.
L’équipe, comprenant entre autres un(e) chef(fe) de projet dédié(e) à votre prestation, vous accompagne pour :
✅ Définir les contours de votre projet
✅ Identifier les objectifs à atteindre
✅ Lister les fonctionnalités attendues
✅ Déterminer le calendrier
✅ Evaluer les coûts et les délais de développement.
Bon à savoir : Cette prestation est gratuite et n’implique pas de frais supplémentaire.
Que contient le cahier des charges de la direction juridique ?
Vous préférez commencer par réaliser votre cahier des charges en interne ? Nous vous avons dressé les éléments incontournables à faire figurer dans votre document pour vous assurer que votre cahier des charges est bien réalisé en bonne et due forme.
Contexte
Cette première étape vise à rédiger quelques lignes pour énoncer les problématiques rencontrées. Il s’agit du fondement de la demande.
Aussi importante que la partie technique, cette partie permet de donner du sens au développement du projet et permet de faciliter la compréhension des besoins de votre direction juridique.
Cette étape n’est pas à sous-estimer ! Plus votre problématique sera claire et bien fondée, plus votre cahier des charges sera pris au sérieux si vous le présentez pour débloquer un budget.
| Exemple : “Nous rencontrons des difficultés à répondre aux demandes d’informations juridiques de nos opérationnels. Notre équipe composée de 5 juristes n’est pas suffisante face à la demande croissante, notamment en période de crise. Cette contrainte rallonge les délais de réponse et empêche de réagir dans l’urgence.
De plus, nous sommes régulièrement sollicités pour répondre à des problématiques simples et récurrentes. Le temps consacré à ces sollicitations est consommateur de temps au détriment des opérations les plus complexes. Chiffres clés :
[…] “ |
Objectifs
Une fois le contexte et les problématiques rencontrées exprimées, il est essentiel de déterminer vos attentes et le résultat escompté.
Si vous disposez des données nécessaires, il est également recommandé de quantifier vos objectifs.
» Nous voulons améliorer notre satisfaction client et nous libérer du temps pour nous consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée. Aujourd’hui le taux de satisfaction est de 60%, nous visons les 80% un an après la mise en place du nouvel outil « .
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Equipe
Un projet est souvent porté par une équipe orchestré par un(e) chef(fe) de projet.
Dans cette partie, attribuez un rôle à chacun de vos collaborateurs.
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Exemple de rôles :
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Attention ⚠️ : Ne laissez pas de côté votre équipe de juristes ! Plus vous incluez vos futurs utilisateurs dans votre projet, plus ils seront engagés dans l’utilisation du livrable et vous aideront même à l’optimiser grâce à leur expertise métier. Creusez dans l’organigramme de votre direction juridique, vous y trouverez des partenaires inestimés.
| Nom – Prénom | Rôle projet | Société | E-mail de contact |
| Nom et prénom | Rôle | Seraphin.legal | contact@seraphin.legal |
| Nom prénom | Rôle | Seraphin.legal | contact@seraphin.legal |
| Nom prénom | Rôle | Entreprise | |
| Nom prénom | Rôle | Entreprise |
Description fonctionnelle des besoins
La description fonctionnelle peut apparaître comme la partie la plus complexe à rédiger.
Ne vous inquiétez pas, cette partie appelle plus à la logique et à votre connaissance de vos besoins plutôt qu’à des compétences techniques.
Dans cette partie, vous devez expliquer en quelques lignes ce que doit faire votre application ou autre livrable de votre projet.
| Fonction : Support juridique automatisé (legal bot)
Sous-fonctionnalité :
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| Objectif |
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| Description | “Le legal bot propose un jeu de questions-réponses prédéfinies selon une arborescence de type « arbre décisionnel ». Cet arbre a été conçu par notre équipe et a été intégré à la plateforme par Seraphin Assistant.
Un récapitulatif des échanges questions-réponses est présenté à côté de l’Assistant. Le clic sur l’une des étapes permet de revenir à cette étape dans l’Assistant et de modifier sa réponse. […]” |
| Contraintes / règles de gestion | “Le service n’est accessible que par les opérationnels et les juristes. Les arbres décisionnels peuvent être modifiés uniquement par leurs administrateurs. […]” |
| Niveau de priorité | Priorité haute
Priorité moyenne Priorité basse |
Budget
Disposez-vous d’un budget pour réaliser votre projet ? Si oui, intégrez-le directement dans votre cahier des charges et mettant en avant toutes les ressources à disposition.
Si pour l’instant vous ne disposez pas d’un budget, ce n’est pas une raison pour minimiser cette partie !
Selon une étude DayOne, 80% des directions juridiques ne disposent pas d’un budget pour la transformation de leur direction juridique.
Lorsqu’on entreprend un projet d’amélioration de la satisfaction client interne par exemple, le budget n’est pas uniquement évoqué sous le prisme des dépenses nécessaires pour structurer un service juridique.
Au contraire, évoquer le budget de votre département juridique peut être un réel point fort de votre proposition puisqu’un gain de ressources externes et de temps peut être généré.
Vous pouvez donc faire de votre besoin de structurer votre service en direction juridique efficace un vrai atout d’optimisation de budget, tout en créant de la valeur pour les juristes d’entreprise et les opérationnels.
| Coût | Gains |
| Poste x
Montant en euros |
Avantage x
Montant estimé de l’économie en euros |
Calendrier
Rien de mieux qu’un rétroplanning pour vous organiser et avoir une vue claire sur le suivi de votre projet.
N’hésitez pas à fixer des étapes pour les phases les plus complexes avec des livrables intermédiaires.
| Semaine 1 | Semaine 2 | Semaine 3 | Semaine 4 | Semaine 5 | Semaine 6 |
| [Phase] Livrable | [Phase]
Livrable |
[Phase]
Livrable |
[Phase]
Livrable |
[Phase]
Livrable |
[Phase]
Livrable |
| [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] |
| [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] |
| [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] | [Tâche] |
