Besoin de signer un document Word ? Il existe plusieurs manière d’ajouter une signature pour conclure et authentifier votre contrat directement sur Word, via une solution de signature électronique ou encore sur votre logiciel de gestion de contrats.
Est-ce possible de signer un document Word ?
Oui ! Il est tout à fait possible d’ajouter une signature manuscrite ou électronique sur Word.
Une fois votre contrat négocié et validé sur un document en format Word, vous pouvez opter pour une des trois options suivantes :
✅ Ajouter une signature manuscrite sur Word : une fois votre document imprimé, une boite de signature apparait sur votre document. Il est possible de configurer cette signature en ajoutant des informations sur le signataire (Nom, poste, adresse-email, instructions)
✅ Ajouter une signature numérique sur Word : pour ce faire, il vous faut au préalable obtenir un certificat numérique auprès d’un partenaire Microsoft Office
✅ Ajouter une signature électronique : il vous suffit de télécharger votre document sur l’outil de votre choix (Yousign, Docusign, Universign etc…) et de désigner les signataires par leur adresse email et numéro de téléphone.
Puis-je créer mon contrat et le signer dans un seul et même endroit ?
Si vous utilisez un logiciel de gestion de contrats comme Seraphin.legal, vous pouvez importer vos contrats externes en format word proposés par vos cocontractants pour les négocier, valider ou encore pour les signer. Une fois signés, vos documents seront automatiquement archivés dans votre contrathèque et téléchargeables en format Word.
Quelle différence entre la signature électronique et la signature numérique ?
D’un point de vue juridique, le terme utilisé dans la législation est « signature électronique« . D’un point de vue technique, le terme numérique vient désigner la technologie de la signature basée sur la cryptographie.
En savoir plus sur la valeur légale de la signature électronique : Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?
Comment insérer une signature manuscrite dans un document Word ?
La fonctionnalité de signature manuscrite Word permet d’apposer sur votre document une image de votre signature.
Insérer une signature en ligne :
- Cliquez sur Insertion > Images > Insérer une image à partir de cet appareil
- Redimensionner votre image de signature à la bonne taille
- Choisissez l’option « Enregistrer en tant qu’image » par un clic droit sur votre signature
- Votre image est prête à être réutilisée pour ajouter une signature sur word
Quelle est la valeur légale de cette signature manuscrite Word ?
Une signature manuscrite (scannée et intégrée à un document) n’a aucune valeur légale.
✅ La signature peut être manuscrite si un contrat se présente sous format papier
✅ La signature doit être électronique si le contrat se présente sous format numérique
Ainsi, un document imprimé et signé de façon manuscrite puis scanné, ou un document numérique auquel est ajouté une image de signature manuscrite n’est pas considéré comme un original mais une copie. Il est nécessaire de le signer via une solution de signature électronique pour qu’il puisse être valide. Signer un document word avec une signature manuscrite scannée n’a donc aucune valeur juridique.
Comment insérer une signature électronique dans un document Word ?
Insérer une signature électronique Word
Avant de signer document Word, vous devez au préalable obtenir un certificat de signature. Ce certificat vous permettra de prouver votre identité en tant que signataire.
Le certificat de signature est fourni par un tiers de confiance reconnu, l’autorité de certification. Valables pendant un an, ces certificats doivent être renouvelés chaque année.
Une fois le certificat obtenu, il vous est possible d’ajouter des lignes de signature numérique sur vos documents en indiquant les informations relatives au signataire (email, nom, prénom, poste) mais aussi des indications (consignes spécifiques).
Dès lors, le signataire aura la possibilité de :
✅ Taper une signature
✅ ou insérer une image de signature manuscrite
✅ ou d’insérer une signature manuscrite via la fonctionnalité d’écriture manuscrite
Insérer une signature électronique via un logiciel de signature électronique
Utiliser une solution de signature électronique consiste à signer directement son document sur l’application du tiers de confiance.
En quelques étapes, signer un document word via la signature numérique implique de :
✅ Télécharger le document sur la plateforme
✅ Remplir de renseigner les informations relatives au(x) signataire(s) :Prénom Nom
- Adresse email
- Numéro de téléphone
✅ Paramétrer l’ordre de signature (en série ou en parallèle).
✅ Paramétrer le document à signer en choisissant l’emplacement des paraphes, de la signature et d’autres champs d’informations facultatifs (poste, société, prénom, nom etc….)
✅ Envoyer la demande de signature
[su_note note_color= »#E4F1FE » radius= »7″]Il existe trois types de signatures électroniques renvoyant à trois niveaux de sécurité différents : Simple, Avancée et Qualifiée.[/su_note]
✅ Une fois le document envoyé, les signataires désignés reçoivent un lien de connexion par email et sont invités à examiner, parapher et signer le document.
✅ Enfin, chaque signataire reçoit une copie du document signé et le certificat électronique par email.
Insérer une signature électronique via une solution de gestion de contrats
La signature de documents intervient principalement pour des documents à portée contractuelle : contrat, devis, bon de commande etc…
Une fois votre contrat créé, négocié, validé, les logiciels de gestion de contrats comme Seraphin.legal vous permettent d’envoyer votre document en signature directement sur la même plateforme.
➡ Si vous êtes équipés d’une solution de signature électronique, il vous suffit de l’intégrer avec votre logiciel de gestion de contrats.
➡ Si vous ne disposez pas d’une solution de signature électronique, et que vous souhaitez dématérialiser la signature de vos contrats, devis, bon de commande (etc…) il est recommandé d’opter pour une solution tout en un, intégrant la signature électronique. Celle vous permettra d’optimiser l’ensemble de votre processus contractuel.
Voici quelques exemples de fonctionnalités :
✅ Génération automatisée de contrats
✅ Négociation collaborative avec vos cocontractants
✅ Workflows de validation interne
✅ Signature électronique
✅ Suivi des échéances contractuelles
✅ Tableau de bord statistiques
Les avantages de la signature électronique sur un logiciel de gestion de contrats
Centraliser tous les flux
Tous vos flux contractuels rassemblés dans un seul et même endroit, c’est possible !
Vous n’avez plus besoin d’utiliser une multitude d’outils pour chacune des étapes de la contractualisation. Plus besoin non plus d’importer, exporter votre contrat manuellement dans une solution de signature électronique.
Cette centralisation des flux vous permet un meilleur suivi des actions autour de vos contrats et de vos données contractuelles. Des ressources bienvenues pour vérifier la conformité de vos engagements ou auditer votre parc contractuel.
Archiver automatiquement vos contrats
71% des entreprises ne parviennent pas à localiser au moins 10% de leurs contrats (source : Journal du Contract Management).
Cette absence de centralisation peut affecter le suivi des engagements contractuels et constitue une prise de risque à la fois juridique et financière.
Sur un logiciel de gestion de contrats comme Seraphin.legal, vos contrats sont signés et archivés dans un seul et même endroit, sans action supplémentaire.
Réduire son cycle de conversion
Un NDA à signer au plus vite à l’autre bout de la France ou de l’Europe peut prendre plusieurs jours à arriver. Cette pratique est aussi sujette aux aléas tels que les grèves, la perte ou l’endommagement de courriers. Cela retarde donc la conclusion de l’accord, le projet et donc l’encaissement potentiel du chiffre d’affaires. Sur Seraphin.legal, une fois le projet de contrat validé cela déclenche automatiquement l’envoi en signature auprès des interlocuteurs habilités à signer (qu’il s’agisse d’un dirigeant ou un d’un délégataire de pouvoir).
Automatiser vos workflows
Et si la signature d’un contrat pouvait déclencher automatiquement la création d’une facture, la préparation d’une commande ou encore le référencement d’un produit ?
Sur Seraphin.legal, vous pouvez synchroniser votre processus contractuel à vos applications métiers et déclencher des actions spécifiques à chaque événement sur votre contrat.
