Vous vous êtes équipés d’une solution de gestion de contrats sur laquelle vous avez automatisé l’ensemble de votre documentation contractuelle.. Grâce au temps que vous avez gagné, vous êtes fermement convaincus de son utilité !
Félicitations à vous, c’est déjà un très bon point, vous êtes innovants, mais l’implémentation réussie d’une solution de CLM ne s’arrête pas là…
Reste à convaincre, les meilleurs partenaires de la Direction juridique, la Direction commerciale !
Nous vous confions les ingrédients secrets de la recette magique pour que les commerciaux vous regardent d’un œil nouveau et que vous deveniez leurs plus fidèles alliés.
C’est parti pour les étapes de la recette détaillée de « L’opération : les équipes commerciales ambassadrices d’une solution de gestion de contrats. »
Elle est à suivre scrupuleusement pour un succès garanti :
1ʳᵉ étape : le constat des pratiques existantes
Afin de commencer sur de bonnes bases, dressons un constat des pratiques existantes.
Ne nous mentez pas, nous le lisons dans votre regard. Vous avez validé, il y a quelque temps déjà, des modèles de contrats, depuis vous n’avez plus de nouvelles.
« Pas de nouvelles, bonnes nouvelles » dit l’adage, mais en matière juridique, c’est rarement le cas et nous préférons être informés régulièrement.
Vous soupçonnez vos meilleurs ennemis d’avoir enregistré le fameux modèle de contrat en Word, puis de l’avoir modifié discrètement, dès que vous aviez le dos tourné pour regagner votre place à l’autre extrémité de l’open space… Des ennemis s’assoient rarement côte à côte… Vous poussez la défiance à leur égard jusqu’à penser que le modèle de contrat modifié est enregistré sur les bureaux de leurs ordinateurs et non sur le réseau partagé.
Enfin, vous aviez rédigé avec entrain une procédure de validation de contrats, indiquant que certains contrats devaient être validés par la Direction juridique. Cette procédure laisse place à la pratique et peu de validations de contrats arrivent dans votre boîte de réception, malgré une actualisation régulière.
Voilà, vous nous avez avoué vos mauvaises pensées à leur égard, cela vous a soulagé… C’est une bonne chose, vous avez le cœur plus léger, mais le ressentiment n’a jamais fait évoluer favorablement une situation.
Enterrez la hache de guerre, c’est du passé, n’en parlons plus, passons maintenant à la phase de réconciliation.
2ᵉ étape : la présentation de la solution de CLM
Partez à la rencontre de vos équipes commerciales !
Réunissez-les lors d’une réunion en présentiel. Nous insistons sur ce point, car il est essentiel que vous alliez à la rencontre réelle des commerciaux.
Autre astuce bassement pratique, pensez à apporter des chouquettes, des croissants et du jus d’orange, les esprits sont plus apaisés le ventre plein.
Les viennoiseries entamées, vous avez déjà gagné des points de sympathie.
Le temps est à présent venu de leur présenter la solution de CLM. Faites-leur une démonstration de la solution de gestion de contrats. Montrez-leur rapidement les algorithmes que vous avez construits, oui, nous le savons, vous en êtes fiers comme des bars tabac, mais ne vous y attardez pas…
Parlez-leur en fonction de leurs besoins métiers, présentez-leur les fonctionnalités qui les intéressent eux :
- La génération de contrats depuis la plateforme en répondant à un simple questionnaire intuitif : Les différentes options proposées, les champs libres avec des indications, leur permettront de créer un contrat sur-mesure en fonction des spécificités du client.
- Le clausier permettant de rédiger de manière uniforme des modèles de clauses analogues à plusieurs contrats (désignation des contractants, prix, commissionnement), les mettre à jour instantanément sur plusieurs contrats, de façon automatique.
Les équipes commerciales pourront même participer à la co-rédaction de celles-ci en fonction de leurs enjeux commerciaux.
Les commerciaux pourront trier avec des filtres, les modèles de clauses afin de trouver facilement la clause qui convient à leurs contrats et ainsi gagner du temps.
- La possibilité de connexion avec leur CRM ou à leur base de données clients à partir d’un référentiel : les éléments relatifs à la dénomination sociale de l’entreprise ou du représentant légal sont complétés automatiquement
- La solution de signature électronique : le contrat généré à partir du questionnaire, les étapes de négociation et de validation passées, ils pourront signer le contrat avec des prestataires externes en restant sur la solution
- La génération de fiche de données permettant en un clin d’œil de répertorier les éléments principaux du contrat : nom du client, dates de début et de fin du contrat, prix de la prestation, etc.
Présentez-leur les avantages pratiques pour eux :
- La possibilité de mettre à jour des contrats encore plus simple que le fameux coup de fil de dernière minute avant la signature du contrat avec le client,
- La possibilité de générer un contrat, de le négocier et enfin de le signer en direct chez le client sous ses yeux ébahis et un brin émerveillé,
- L’envoi de l’exemplaire client directement et automatiquement afin d’assurer une fluidité dans la relation commerciale,
- La possibilité de rappel des échéances sur la solution ainsi qu’une possibilité de synchronisation avec leurs agendas.
Nous vous voyons, vous mourrez d’envie de leur dire, que la solution de CLM permet de les cadrer juridiquement, sans possibilité de modifier vos chers modèles et pour vous d’avoir un droit de regard sur les contrats signés.
In fine, entre nous, ça peut être le cas, mais abstenez-vous, ne rompez pas ce lien fragile que vous êtes en train de nouer avec vos meilleurs ennemis.
Lors de la présentation, ils n’auront peut-être aucune question, pas d’inquiétude, ce n’est pas de mauvais augure, c’est généralement lors du test de la solution que des interrogations apparaîtront.
Si au contraire, les interrogations ou les observations fusent, c’est un bon point, ils s’intéressent à la solution et souhaitent sans doute simplement comprendre le changement qui va intervenir au regard de leurs pratiques actuelles de rédaction des contrats et de conclusions d’affaires.
La présentation effectuée, les viennoiseries mangées, votre stress de la présentation retombé, la 2ᵉ étape est à présent terminée.
Passez à l’étape suivante, nous vous prévenons, c’est la plus délicate et la plus cruciale pour une réussite parfaite de la recette.
Rassurez-vous, nous sommes là pour vous guider pas à pas dans la conduite vers le succès de cette ultime étape.
3ᵉ étape : le test par les équipes commerciales de la solution de CLM
La présentation de la solution de CLM effectuée en grande pompe, vous pouvez désormais ouvrir les accès à la solution à vos équipes commerciales.
Apaisez vos craintes, vous pouvez paramétrer la solution, en fonction des habilitations, pour qu’ils puissent ou non modifier vos chers modèles, effectuer des révisions, commentaires ou simplement les compléter et les signer.
Le lien d’accès reçu, les équipes commerciales vont tester la solution et là, si vous voulez que la relation fonctionne entre vous, nous souhaitons vous aider, mais mettez-y du vôtre également …
Montrez-vous disponible pour répondre à leurs questions, inquiétudes ou demandes d’ajustements des modèles.
Durant cette phase qui peut durer quelques semaines, voire quelques mois selon le volume contractuel et les périodes de l’année, vos équipes commerciales auront régulièrement des demandes.
Par expérience, les interrogations seront multiples, elles pourront concerner l’utilisation pratique de la plateforme, la génération de contrats, la recherche des contrats signés, leurs classements, les éléments de la fiche données et bien d’autres éléments auxquels vous n’aviez pas pensé avec votre œil affuté et expert de juriste.
Soyez pédagogue, patients et ouverts d’esprits. Durant cette étape, les équipes commerciales vous feront certainement des remarques pertinentes sur la construction de vos algorithmes ou encore de vos fiches données.
Différents regards portés par différents métiers permettent une utilisation optimale de la solution adoptée par toutes et tous !
Acceptez donc de remettre en question vos pratiques, de modifier vos algorithmes, vos workflows ou encore les éléments à intégrer dans vos fiches données. Rassurez-vous, vous n’êtes pas obligé de prendre en compte l’ensemble de leurs remarques, faites preuve du discernement qui caractérise si bien le juriste.
Petit conseil testé et approuvé, si vous refusez leurs suggestions, expliquez-leur calmement les raisons de ce refus. Une justification adéquate présentée avec le sourire, voire une pointe d’humour et dans le calme est généralement très bien acceptée.
Nous ne pouvons vous indiquer précisément combien de temps va durer cette étape, mais pour ne pas la négliger, acceptez qu’elle prenne plus de temps que prévu.
Ne dit-on pas que les meilleurs cuisiniers sont ceux qui cuisinent à l’œil ? Pour une réalisation réussie de la recette « L’opération : les équipes commerciales ambassadrices d’une solution de gestion de contrats. », il en est de même…
Observez discrètement vos équipes commerciales à l’autre bout de l’open space ainsi que les signaux faibles. S’ils vous invitent désormais à boire un café le matin, ou vous sourient de bon matin dans l’ascenseur, sans trop nous avancer, nous pouvons vous prédire une réussite de la recette.
Ces 3 étapes franchies et particulièrement la dernière, vous aurez sans nul doute conquis les équipes commerciales.
Au fond, elles craignaient le changement et souhaitaient simplement être accompagnées pour mieux briller devant leurs clients et avec la solution de CLM Seraphin, vous y contribuez fortement.
À leurs yeux, vous n’êtes plus un juriste empêcheur de tourner en rond qui leur fait perdre du temps lors de l’apport ou le renouvellement d’affaires. Dorénavant, vous devenez le juriste business partners, leur meilleur allié capable de leur permettre de signer des contrats sans perte de temps face aux concurrents avec une expérience contractuelle client novatrice.
Quelque chose nous dit qu’au prochain afterwork professionnel, vous trinquerez, avec les équipes commerciales, à la paix et à l’harmonie retrouvées entre la Direction juridique et la Direction commerciale, deux Directions qu’a priori tout opposait…
Nous espérons qu’à ce moment-là, vous aurez une petite pensée pour nous, ne nous remerciez pas, nous sommes là pour vous !
Maintenant, c’est à vous de jouer, lancez-vous dans l’opération reconquête de la Direction commerciale ! Au besoin, nos équipes sont là pour vous accompagner lors de la présentation de la solution ainsi que pendant la phase de test afin de répondre à vos interrogations.
Partez confiant, d’autres l’ont fait avant vous et cela a fonctionné ! Nous attendons avec impatience vos retours d’expérience !
