Un service juridique augmenté, c’est quoi ?
Le juriste augmenté est un professionnel qui renforce son activité par la maitrise des outils digitaux tout en veillant à préserver des liens humains au sein de l’univers numérique dans lequel il exerce. Lila Daoui, Affiches parisiennes
Un service juridique augmenté se compose donc de juristes qui s’appuient sur un ensemble de compétences digitales et d’outils numériques pour optimiser leur activité. MyLegiTech en tant que LegalTech est là pour vous accompagner, développer vos compétences numériques et pallier une carence éventuelle.
De plus l’humain ne doit pas être mis de côté. La formation et l’accompagnement de votre service juridique et de vos collaborateurs sont donc 2 éléments essentiels.
Les objectifs du service juridique augmenté
Décider de digitaliser le service juridique et de monter en compétences ses salariés est un choix judicieux pour pérenniser l’activité du service et de l’entreprise.
Un logiciel simple, intuitif et une solution qui intègre la formation et l’accompagnement sont des facteurs essentiels pour la réussite de votre projet de digitalisation du service juridique.
Dégager du temps pour des projets importants pour l’entreprise
La mission d’un service juridique se compose souvent de tâches chronophages et dont la valeur ajoutée n’est pas en adéquation avec le temps passé : contrôle des contrats signés par les collaborateurs de l’entreprise, réponse aux questions répétitives des opérationnels, recherche des pièces contractuelles dans le cadre des litiges…
Digitaliser l’activité du service juridique va permettre de réduire le temps passé sur ces tâches et donc de dégager du temps pour les projets importants pour l’entreprise.
Améliorer l’image du service juridique dans l’entreprise
Le service juridique souffre souvent, à tort, d’une image de service qui coûte mais ne rapporte pas. En digitalisant l’outil de rédaction des contrats par vos collaborateurs non juristes vous contribuerez à donner une image de modernité à votre service et à la fonction juridique.
Le juriste ne doit pas être celui qui passe son temps dans le service Archives à chercher des contrats. Le juriste augmenté c’est celui qui trouve rapidement l’information pertinente et peut ainsi agir sans précipitation.
Réduire les risques de litige
Pour éviter les litiges, le service juridique doit former et contrôler les équipes opérationnelles qui rédigent les contrats. C’est indispensable pour s’assurer que les contrats signés sont conformes d’un point de vue juridique et légal.
Les opérationnels qui saisissent les contrats subissent une forte pression psychologique face au risque d’erreur. Le service juridique augmenté va permettre de diminuer cette pression et de sécuriser les équipes.
Sécuriser les contrats et l’activité de l’entreprise
En digitalisant la rédaction, la signature et l’envoi des contrats, le service juridique augmenté va réduire le risque d’erreur et ainsi sécuriser les contrats et donc l’activité de l’entreprise.
De quels avantages vous et votre entreprise pouvez-vous bénéficier en intégrant un service juridique augmenté ?
Vous optimisez votre mission de conseil
Avec MyLegiTech, vous gagnez en efficacité
Notre outil est un Assistant juridique virtuel. Il va vous permettre de virtuellement placer un juriste derrière chaque opérateur. Et oui ! vous ne rêvez pas !
90 à 95 % des contrats sont rédigés par des opérationnels. Digitaliser leur rédaction va vous permettre de :
- Améliorer la sécurité juridique en réduisant le risque d’erreur : gain de temps pour vous avec moins de contentieux à gérer
- Mieux encadrer vos opérationnels non-juristes dans la rédaction des contrats et ainsi réduire le temps que vous consacrez à leur formation et leur suivi
- Relayer et accentuer les contrôles juridiques sans surcharger votre service
- Consacrer plus de temps pour les 5 à 10% de contrats restants qui sont spécifiques et comportent souvent de forts enjeux nécessitant l’intervention du juriste.
Le maître mot : l’adaptabilité
L’Assistant juridique virtuel inclut une fonctionnalité de rédaction intelligente.
Un questionnaire est proposé à vos équipes opérationnelles. Il est rédigé en “langage juridique clair” avec un vocabulaire le moins juridique possible pour être compréhensible de tous.
Si vous souhaitez intégrer vos propres contrats sur-mesure, le questionnaire et le système d’info de l’utilisateur sont créés en collaboration avec vous. Le vocabulaire est adapté à votre entreprise.
Sur-mesure ou générique, vos équipes opérationnelles n’ont qu’à renseigner les informations et répondre aux questions, le contrat se génère et s’adapte sous leurs yeux. Il ne comporte que les clauses nécessaires. Toutes les clauses hypothétiques sont masquées.
Vous optimisez la mission de gestion des contentieux
Améliorer la sécurité juridique dès la rédaction
L’Assistant juridique virtuel propose un parcours encadré de rédaction du contrat par vos équipes opérationnelles. Au fur et à mesure de la rédaction, les questions s’adaptent aux réponses précédentes.
Le contrat final ne comporte que les clauses nécessaires. Il est parfaitement adapté à la situation juridique du cas en présence. Il est plus facile à lire par vos clients.
Vous simplifiez les procédures pour vos équipes, la création de contrat est plus intuitive.
Optimiser l’accès à l’information des contrats signés
Le format PDF des contrats signés leur apporte plusieurs avantages. Facilement localisables, ils sont stockés sur un serveur dédié et vous accédez à tout moment à l’original numérique. Si besoin vous pouvez les transférer par courriel aux huissiers de justice, aux avocats…
La signature électronique est conforme au règlement eIDAS. La date de signature est reconnue comme sûre grâce à l’horodatage des signatures.
Le contenu du contrat est facilement exploitable. En effet Le format PDF vous permet de rechercher aisément une clause du contrat. En cas de litige, vous trouvez plus rapidement l’information.
La rapidité des notifications officielles
L’application MyLegiTech intègre l’envoi numérique et notamment la Lettre Recommandée Électronique (LRE). Elle est très utile pour notifier officiellement et rapidement vos clients, fournisseurs ou sous-traitants par exemple dans le cas de mise en demeure.
Vous optimisez la mission de veille et d’information
La mise à jour instantanée des contrats
Une mise à jour réglementaire ? Une clause à ajouter ? Dès la mise en ligne du contrat, vous avez l’assurance que toutes vos équipes ont accès à la dernière version. Fini les contrôles de mise à jour ! C’est instantané !
L’information au stade du questionnaire
Tout au long de la rédaction, vos équipes opérationnelles accèdent à des informations juridiques pertinentes sur la règlementation ou sur les pratiques de l’entreprise (dans le cadre des modèles sur-mesure). En effet ces points informatifs sont intégrés dans le questionnaire afin de guider vos utilisateurs pas à pas et ainsi réduire le risque d’erreur.
Comment intégrer un service juridique augmenté dans votre entreprise ?
De prime abord vous pouvez penser que cela va demander énormément de temps et d’énergie. Mais c’est là que MyLegiTech intervient.
Notre solution est une solution complète : elle intègre l’application, l’assistant juridique virtuel mais aussi le matériel (tablette, serveur…) et surtout l’humain avec la formation de vos collaborateurs, l’accompagnement de notre équipe Support Technique et de notre service Juridique.
Notre objectif est d’alléger votre charge de travail chronophage sans valeur ajoutée en vous accompagnant : automatisation de vos contrats, installation et paramétrage de l’application et du matériel et formation de vos équipes.
Vous n’avez plus qu’à vous concentrer sur l’essentiel ! MyLegiTech est là pour vous.
