Relations Distributeurs-Fournisseurs – Dans le secteur de la grande distribution, les relations Distributeurs et Fournisseurs sont primordiales. Elles permettent aux enseignes de s’approvisionner pour répondre aux besoins de leurs clients et aux fournisseurs de vendre les produits qu’ils ont confectionnés.
Néanmoins, d’un point vue tant juridique qu’administratif, il s’agit d’un processus encore souvent fastidieux alors même que les campagnes de négociation ne doivent pas retarder le projet et répondre à des objectifs très précis.
Le risque ? Ecoper d’une pénalité de 375 000 € par contrat non conforme.
Voici 3 leviers utilisés par nos clients pour fluidifier les campagnes de négociations et relations Distributeurs et Fournisseurs.
Automatiser la rédaction de contrats
Les premières étapes du cycle contractuel, de la rédaction à la signature, sont un centre de coût (temps passé sur la rédaction, allers-retours par emails pour la négociation, envois papiers, recommandés, coursiers, frais de déplacement etc….).
Gérées manuellement, ces étapes peuvent ralentir vos négociations et augmenter votre coût par contrat.
| Quelques avantages de l’automatisation ✅ Les logiciels de gestion de contrats automatisent une grande partie du processus contractuel (jusqu’à 90%) et vous permettent de réduire d’un tiers le coût de vos contrats. ✅ L’automatisation du modèle de contrat vous permet de réduire les risques juridiques : le document est sécurisé, certaines parties ne peuvent pas être modifiées et donc les mentions obligatoires restent intactes.✅ Une plus grande autonomie pour les acheteurs car ils peuvent mesurer l’état d’avancement de chaque contrat en temps réel. Si le contrat est au stade de projet, bloqué par un désaccord, finalisé ou signé. Les équipes achats peuvent piloter l’avancement global de leur campagne contractuelle grâce à des indicateurs fiables. |
Concrètement, l’automatisation des documents juridiques vous permet de compléter vos contrats à partir d’un formulaire de génération de contrats mais aussi et surtout de sécuriser vos modèles de documents en protégeant certaines clauses essentielles de l’erreur humaine ! Ces clauses ne pourront être modifiées sans votre accord par exemple.
D’ailleurs, les champs du formulaire peuvent préremplis grâce à une interconnexion avec votre système d’information ou un fichier excel pour un gain de temps supplémentaire.
| Voici par exemple les documents que nous avons automatisés pour Leroy Merlin :✅ Contrat fixant les conditions de référencement✅ Conventions unique de distribution |
Bon à savoir : Vous pouvez automatiser vos contrats de manière autonome grâce à des éditeurs no-code ou encore via des prestataires comme Seraphin.legal proposant un service complémentaire d’automatisation de contrats.
Simplifier la communication entre acheteurs et fournisseurs
Simplifier les échanges entre Distributeurs et Fournisseurs est un pré-requis essentiel pour fluidifier la phase de négociation.
D’une part, les chefs de produits et les acheteurs passent encore trop de temps à transmettre les questions ou remarques des fournisseurs aux nombreuses parties prenantes côté distributeur : juristes, achats, logistique, finances, experts qualité…
D’autre part, les fournisseurs se disent souvent insatisfaits du délai de réponse de leurs interlocuteurs ou de la complexité des informations communiquées.
Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place
| Objectif | Solution | Outils |
| Ne pas concentrer les questions de premier niveau sur un seul interlocuteur | Insérer une aide contextuelle (bulle d’aide) au niveau des clauses du contrat | Seraphin.legal |
| Adosser le bon interlocuteur à contacter ainsi que ses coordonnées sur chacune des clauses |
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| Réduire le temps passé en signature | Automatiser l’envoi en signature dès validation du contrat par le fournisseur |
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| Avoir plus de visibilité sur les négociations en cours | Mettre en place une barre de progression pour suivre l’avancement des échanges et des étapes. | Seraphin.legal |
Mettre en place un tableau de bord de suivi pour acheteurs et fournisseurs
Pendant les campagnes de négociation contractuelle, les équipes sont soumises à une forte pression afin de respecter les limites de temps et les objectifs fixés.
Pour réussir une campagne, il est donc nécessaire d’avoir une vue globale sur l’avancée des négociations.
- Vue sur l’avancée d’un dossier fournisseur
Un indicateur de progression basé sur les différentes étapes du workflow apporte un éclairage sur l’activité en cours et peut notamment permettre d’identifier puis résoudre les points de blocage.
- Vue sur l’avancée globale de la campagne de négociation
Les utilisateurs de la plateforme ont accès à tableau de bord statistiques leur permettant d’analyser en temps réel la progression de la campagne de négociation et les performances des équipes.
Comment procéder pour créer une barre de progression ?
✅ Lister les étapes de votre workflow
✅ Déterminer un pourcentage de progression par étape en fonction de son importance ou encore de sa durée
| Etape | Pourcentage |
| Rédaction | 10% |
| Approbation interne | 10% |
| Négociation avec co-contractant | 20 |
| Réponse aux questions | 40% |
| Approbation interne | 10% |
| Signature | 10% |
Retour sur investissement et impact sur les relations Distributeurs Fournisseurs
A la question, quel est le retour sur investissement d’une solution de gestion de contrats, il est toujours complexe de se baser sur des simulateurs dont on ignore la source des chiffres ou de s’identifier aux chiffres d’une étude.
Voici des chiffres concrets et représentatifs fournis par notre client Leroy Merlin
Depuis la mise en place la solution de gestion de contrats en 2019, celle-ci a été sélectionnée dans le top 3 des solutions technologiques les plus utiles de l’entreprise. Preuve de son efficacité, la solution est en cours de déploiement au niveau mondial au sein du groupe.
