Rédiger vos contrats avec un traitement de texte : l’impact sur l’organisation de votre service
Rédaction, contrôle et validation, accès aux fichiers, lecture… L’impact du choix de l’outil de rédaction sur votre organisation et les tâches réalisées par votre service juridique devient tout de suite très concret.
Encadrer vos équipes dans la rédaction
La rédaction par des équipes opérationnelles non-juristes nécessite d’être encadrée. Vous ne pouvez pas contrôler tous les contrats rédigés avant leur envoi en signature. Pourtant une mauvaise rédaction implique un risque accru de contentieux.
En utilisant un logiciel de traitement de texte, vous fournissez à vos équipes le modèle de contrat incluant toutes les clauses obligatoires et hypothétiques. C’est ensuite aux opérationnels de remplir les différents champs et de préciser les clauses non applicables. Il est compliqué d’apporter des aides à la saisie dans ce document. De plus pour plus de sécurité, vous le verrouillez afin qu’aucune modification ne puisse être apportée au contenu des clauses et du contrat en dehors des informations attendues. La saisie devient compliquée pour vos équipes et augmente les risques d’erreurs. Nous les abordons plus en détail dans la deuxième partie de ce billet.
Choisir l’automatisation de la rédaction avec la solution MyLegiTech plutôt qu’avec un logiciel de traitement de texte représente un réel gain de temps. Imaginez si vous pouviez guider et assister chacun de vos collaborateurs dans la rédaction de chaque contrat ? C’est ce que permet MyLegiTech. C’est un Assistant juridique virtuel. Vos équipes sont guidées dans la rédaction grâce à un questionnaire ludique. Les questions sont posées dans un langage simple et compréhensible de tous. Des éléments d’informations complètent la saisie pour guider le choix de réponse le plus adapté au cas en présence. Vos équipes opérationnelles sont encadrées dans leur saisie. Elles sont plus autonomes. Le risque d’erreur est considérablement réduit.
Contrats-types et contrats sur-mesure, réduire le risque d’erreur
Lors de la rédaction d’un contrat, vos équipes opérationnelles qui finalisent les contrats (commerciaux, techniciens…) peuvent rencontrer 2 situations :
- Celles qui vont cadrer parfaitement avec les contrats-types
- Celles qui vont sortir du champ d’application des contrats-types et nécessiter une révision par votre service juridique.
En utilisant un contrat-type rédigé via un logiciel de traitement de texte, vous prenez le risque que les cas spécifiques ne soient pas bien identifiés par vos équipes opérationnelles. Elles risquent de “forcer” le contrat-type pour qu’il corresponde au cas en présence. Il en découle un risque juridique très fort.
Avec la rédaction intelligente MyLegiTech, notre assistant juridique virtuel s’assure grâce aux différentes questions posées que le cas en présence entre bien dans le champ d’application du contrat en cours de rédaction. Les questions s’adaptent aux réponses précédentes et guident ainsi votre collaborateur dans sa saisie.
Simplifier et sécuriser l’accès aux contrats
Rédiger ses contrats sur un traitement de texte implique de fournir à ses équipes l’accès au fichier original : un document comportant toutes les clauses hypothétiques et obligatoires. Cela implique de gérer son partage, son stockage et sa mise à jour. Nous avons identifié 3 risques majeurs :
- Le problème du versioning : l’utilisation d’une ancienne version d’un contrat
Un collaborateur peut avoir copié un contrat sur son ordinateur pour faciliter son utilisation en cas d’usage régulier. Le risque est important qu’il oublie de copier la nouvelle version mise à jour et qu’il utilise ainsi un contrat-type obsolète. - En cas de départ d’un salarié : la copie de la contrathèque sur un support de stockage amovible personnel
Un collaborateur sur le départ peut facilement copier l’ensemble de la bibliothèque de contrats sur un support externe ou amovible. C’est un risque important pour votre entreprise de voir ses ressources juridiques utilisées en externe, notamment par des concurrents. - La modification de l’original du contrat-type : un logiciel de traitement de texte ne vous permet pas de gérer qui modifie quoi. Vous devez donc veiller à conserver l’original en lieu sûr en cas de suppression ou de modification par erreur.
Avec MyLegiTech vous maîtrisez l’accès aux contrats par vos collaborateurs non-juristes. Vous avez l’assurance qu’ils accèdent à la bonne version du document : la dernière mise à jour est la seule accessible. Ils ne peuvent pas copier la contrathèque sur un support externe ou amovible ni modifier les contrats-types ou les supprimer.
L’impact sur la sécurité juridique de votre entreprise
Rédiger les contrats avec un logiciel de traitement de texte tel que Word ou Open Office Writer implique de laisser une certaine autonomie aux équipes dans le contenu. Si le contrôle n’est pas rigoureux, le risque juridique pour votre entreprise est réel.
Les risques sur les clauses de vos contrats
Dans un premier cas, vos équipes peuvent être frileuses à identifier les clauses hypothétiques et donc non applicables. Vos contrats deviennent difficiles à lire car noircis de clauses inadaptées. Mais surtout toutes les clauses inappropriées deviendront une ouverture à débat en cas de litige. Les parties adverses risquent de prétendre à l’applicabilité de clauses hypothétiques inappropriées à la situation s’il en va de leur intérêt.
Dans un second cas, lorsque des données doivent être complétées pour des clauses alternatives, un opérationnel non-juriste n’a pas conscience des tenants et aboutissants juridiques et peut facilement se dire « Qui peut le plus, peut le moins. Dans le doute, je remplis tout ! ». Dans ce cas vos contrats risquent d’inclure des clauses contradictoires.
L’assistant juridique virtuel de MyLegiTech permet de conserver uniquement les clauses nécessaires sur votre contrat final. Un questionnaire guide vos équipes opérationnelles lors de la rédaction. Selon leur réponse, le questionnaire s’affine et le contrat s’adapte automatiquement. Des informations viennent les aider à choisir la réponse la plus adaptée au cas en présence.
Votre contrat final est plus lisible car délesté de toutes les clauses inadaptées. Il est conforme à la situation juridique en présence.
Renseigner toutes les informations nécessaires
Selon la situation et le contrat, des informations peuvent être nécessaires et d’autres non. Par exemple, un contrat avec un prestataire de service professionnel ne nécessitera pas les mêmes informations et les mêmes clauses qu’un contrat avec un particulier. Un collaborateur non-juriste n’est pas toujours informé de ces subtilités et peut facilement oublier de renseigner ces informations.
Avec la solution MyLegiTech, vos collaborateurs sont guidés par des éléments visuels sur les informations attendues. Le questionnaire s’adapte aux réponses précédentes et au cas en présence. Vos contrats sont construits par nos équipes en collaboration avec vous. Le vocabulaire est adapté à vos usages, l’assistant juridique virtuel paramétré sur mesure pour chacun de vos contrats. Vous avez l’assurance que la sécurité juridique sera optimale.
L’interconnexion au cœur de la digitalisation de vos contrats
Un contrat digital suit un cycle de vie dont la rédaction n’est que la première étape. Sa signature, son envoi et son stockage peuvent également être digitalisés afin que la dématérialisation du processus contractuel soit complète. En utilisant un logiciel de traitement de texte pour rédiger vos contrats, vous abordez la première étape mais pour compléter le cycle de vie digital de votre document, vous devrez trouver d’autres outils et les interconnecter.
Avec MyLegiTech vous faites le choix d’une solution complète qui va vous permettre de dématérialiser tout le cycle de vie de vos contrats : rédaction assistée, signature électronique, envoi numérique par email ou en lettre recommandée électronique et aussi le stockage conforme au RGPD.
La signature électronique de vos contrats
Une fois le contrat rédigé, il peut être envoyé en signature électronique en un clic. La signature électronique proposée dans la solution MyLegiTech est conforme eIDAS et donc reconnue juridiquement.
Côté utilisateur elle se compose de 3 étapes :
- Le choix du ou des signataires,
- L’import du document (cette étape sera déjà réalisée si vous avez rédigé le document avec la rédaction intelligente). Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à la procédure en plus du contrat. La liasse des documents sera signée de manière globale.
- La personnalisation des emails de notification.
Côté client, la signature électronique peut se réaliser de 2 façons :
- A distance, dans ce cas votre signataire reçoit un email d’accès à la procédure. Après avoir lu les documents il pourra les signer à distance via la réception d’un SMS.
- En présentiel, dans ce cas vous organisez un rendez-vous de signature et lisez les documents avec votre signataire. Il appose sa signature sur une tablette biométrique avant de signer via la réception d’un SMS. L’utilisation de la tablette biométrique va renforcer la signature globale du document en intégrant les données biométriques liées à l’écriture au dossier de preuve. Cette tablette permet également de recueillir les mentions manuscrites et signatures spéciales nécessaires dans certaines situations.
L’envoi numérique
Dans certains cas il peut être justifié de transmettre le contrat par Lettre Recommandée Électronique notamment lorsqu’un délai de rétractation est imposé.
Avec MyLegiTech vous avez la possibilité dès la création de la procédure de signature de préparer un envoi par Lettre Recommandée Électronique. La procédure de recommandé sera créée dès que l’ensemble des parties aura signé le document. Vous n’aurez plus qu’à valider son envoi.
Lorsque le recommandé n’est pas nécessaire, la procédure de signature est envoyée automatiquement à l’ensemble des signataires par email.
En dehors de la création des contrats, la fonctionnalité d’envoi par Lettre Recommandée Électronique peut également être utilisée par exemple pour dénoncer un contrat ou envoyer des mises en demeure.
Le stockage conforme au RGPD
Dernier point essentiel pour votre activité : le stockage de vos contrats en cours de rédaction, signés et des dossiers de preuve de signature et d’envoi en lettre recommandée électronique.
La dématérialisation passe aussi par cette étape qui va permettre de faciliter l’accès au document mais aussi à l’information qu’il contient. Ainsi en cas de litige vous retrouvez facilement le contrat en question, et pouvez rechercher dans le contrat la clause litigieuse.
Le stockage proposé par MyLegiTech est conforme au Règlement Général de Protection des Données (RGPD). Nos serveurs sont basés en France et gérés par des sociétés françaises. De plus nous vous proposons d’installer un serveur dans vos locaux. Ainsi vous restez maître de vos données en toute circonstance.
Vous l’avez compris MyLegiTech est une solution digitale complète conçue pour accompagner les services juridiques. Elle va sécuriser votre activité et encadrer la saisie des contrats par vos équipes. Vous gagnez du temps de contrôle et réduisez le risque de litiges.
